مدير مكتب

الشركة:

تعد شركة يورولاند آي آر شركة برمجيات كخدمة (SaaS) تقدم حلول علاقات المستثمرين المبنية على أفضل الممارسات وحلول الذكاء الاصطناعي المصممة خصيصًا للشركات المدرجة في البورصة. باستخدام أحدث تقنيات المالية المتطورة وخبرة الصناعة، نقدم حلول علاقات المستثمرين لشركات مثل إعمار، بنك الفجيرة، مجموعة سنومي، وأرامكو، حلول علاقات المستثمرين التي تمكن من إنشاء مواقع علاقات مستثمرين حائزة على جوائز وتساعد عملائنا على سرد قصصهم رقميًا والتفاعل مع المستثمرين.

المسؤوليات الرئيسية

الإدارة وإدارة المكتب

• الإشراف على الإدارة اليومية للمكتب.
• إدارة مستلزمات المكتب.
• الحفاظ على سجلات الشركة والعقود والوثائق القانونية منظمة.
• تنسيق المتطلبات الإدارية مع الإدارة.

إدارة الموارد البشرية

• الحفاظ على ملفات الموظفين والوثائق المتعلقة بالموارد البشرية.
• تقديم مدخلات الرواتب للإدارة أو الاستشاريين الخارجيين.
• التعامل مع طلبات تأشيرات الموظفين وتجديدها وإلغائها عبر البوابات المعنية.

تجديدات الشركة وإدارة البوابات

• إدارة تجديدات الشركة وتقديم الامتثال (رخصة التجارة، التأسيس، والمتطلبات القانونية).
• التواصل مع السلطات في المناطق الحرة ومقدمي الخدمات.
• ضمان الامتثال في الوقت المناسب بالمواعيد النهائية التنظيمية (باستثناء وزارة الموارد البشرية والتوطين وإدارة الجنسية والإقامة).

دعم الحسابات والمستحقات

• إعداد وإصدار وإرسال فواتير العملاء.
• متابعة المستحقات المعلقة والحفاظ على سجلات الفواتير.
• التنسيق مع قسم المالية أو المحاسبين الخارجيين حسب الحاجة.

المؤهلات والخبرة

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو التجارة أو مجال ذي صلة.
• 3-5 سنوات من الخبرة في الإمارات العربية المتحدة في دور إداري / تنفيذي مكتبي.
• يفضل وجود خبرة في التعامل مع البوابات الخاصة بالشركات، ومعالجة التأشيرات، وتجديدها.
• معرفة أساسية بالفواتير والمستحقات.
• تعتبر خبرة إدارة المناطق الحرة وDMCC ميزة.

المهارات والكفاءات

• القدرة على العمل بشكل مستقل مع مهارات تنظيمية قوية ومتابعة.
• فهم العمليات الإدارية ومتطلبات الامتثال في الإمارات العربية المتحدة.
• إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (إكسل، وورد، أوتلوك).
• مهارات تواصل باللغة الإنجليزية واضحة (اللغة العربية ميزة إضافية).
• دقة في التفاصيل مع تركيز قوي على المواعيد النهائية.