مدير المكتب ومنسق الإدارة

مدير المكتب ومنسق الإدارة مسؤول عن الإشراف على العمليات الإدارية اليومية لمكتب ميرايا في دبي مع تقديم الدعم على مستوى التنفيذي للمدير التنفيذي وتنسيق الأنشطة الإدارية والموارد البشرية. يضمن الدور كفاءة العمليات المكتبية، والأنظمة الإدارية المناسبة، وتنسيق عمليات التوظيف، واللوجستيات المكتبية، وترتيبات السفر، وإدارة الاجتماعات التنفيذية. يعمل هذا المنصب كنقطة تنسيق مركزية بين الإدارة والموظفين والموارد البشرية والموردين الخارجيين.

المسؤوليات إدارة المكتب إدارة العمليات اليومية للمكتب لضمان سلاسة سير العمل الإداري. الحفاظ على أنظمة المكتب والعمليات والتوثيق. ضمان صيانة مرافق المكتب والمعدات بشكل صحيح. إدارة المشتريات ومخزون اللوازم المكتبية. التنسيق مع المالية بشأن النفقات والمشتريات المتعلقة بالمكتب. الدعم التنفيذي إدارة جدول مواعيد المدير التنفيذي، والمواعيد، وجداول الاجتماعات. تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية للمدير التنفيذي. إعداد جداول الأعمال والاجتماعات والتوثيق والمتابعات. إدارة الاتصالات والمراسلات السرية. مساعدة المدير التنفيذي في التنسيق الإداري مع الأقسام. تنسيق الموارد البشرية دعم الموارد البشرية في تنسيق التوظيف وجدولة المقابلات. المساعدة في عمليات التوظيف الإدارية للموظفين الجدد. الحفاظ على الوثائق الإدارية للموارد البشرية وسجلات الموظفين عند الحاجة. تنسيق الاتصال بين الموارد البشرية والموظفين في الأمور الإدارية. السفر واللوجستيات ترتيب السفر التجاري بما في ذلك الرحلات الجوية، والفنادق، والتأشيرات، والنقل. تنسيق جداول السفر للمدير التنفيذي والتنفيذيين الزائرين. الحفاظ على الوثائق المتعلقة بالسفر وتنسيق سجلات نفقات السفر. تنسيق الاجتماعات والفعاليات تنظيم الاجتماعات التنفيذية والاجتماعات الداخلية للمكتب. إعداد غرف الاجتماعات والمواد المطلوبة. تسجيل محاضر الاجتماعات عند الحاجة. تنسيق الفعاليات الداخلية للمكتب والأنشطة الإدارية.