مسؤول مكتب أمامي

تبحث شركة Pipeline and Tank Constructions SPC عن مسؤول مكتب أمامي لإدارة منطقة الاستقبال وتقديم الدعم الإداري لعمليات المكتب. هذه الوظيفة مسؤولة عن استقبال الزوار، والتعامل مع المكالمات الهاتفية، وتنظيم سجلات المكتب، والمساعدة في المهام الكتابية اليومية. تتبع هذه الوظيفة مدير المكتب أو مدير الإدارة.

المسؤوليات الرئيسية:

• استقبال وترحيب الزوار والعملاء والموردين بطريقة مهنية ومهذبة
• الإجابة على المكالمات الهاتفية الواردة وتوجيهها إلى الأعضاء المناسبين
• الرد على الاستفسارات العامة وتقديم معلومات أساسية عن خدمات الشركة
• إدارة جداول غرف الاجتماعات وتنسيق المواعيد للموظفين الإداريين
• استلام وفرز وتوزيع البريد الوارد، والطرود، وتسليمات البريد السريع
• إعداد البريد الصادر وتنسيق خدمات البريد السريع حسب الحاجة
• الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات المكتبية بما في ذلك مستندات المشاريع، والعقود، والمراسلات
• طلب ومراقبة مخزون المستلزمات المكتبية وتقديم الطلبات عند انخفاض المخزون
• المساعدة في إدخال البيانات والحفاظ على دقة السجلات في قواعد بيانات الشركة
• تقديم الدعم الإداري لفرق العمليات والمشاريع حسب الطلب
• ضمان نظافة وتنظيم منطقة الاستقبال وغرف الاجتماعات في جميع الأوقات
• المساعدة في إعداد المستندات الأساسية بما في ذلك النسخ، والمسح الضوئي، والتجليد