مساعد إداري

تسعى شركة حلول الأعمال الصغيرة إلى توظيف مساعد إداري لدعم العمليات اليومية للمكتب، وإدارة الجداول الزمنية، والمساعدة في الوثائق والتواصل مع العملاء. هذه الوظيفة مسؤولة عن التعامل مع المهام الإدارية الروتينية، وتنظيم السجلات، وتقديم الدعم العام لفريق الإدارة. يتم الإبلاغ عن هذه الوظيفة إلى مدير المكتب.

المسؤوليات الرئيسية:

• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها، والرد على رسائل البريد الإلكتروني، واستقبال الزوار بشكل احترافي
• الحفاظ على تنظيم ملفات المكتب والسجلات والوثائق في كل من الصيغ الفيزيائية والرقمية
• إعداد وتنسيق المراسلات، والتقارير، وجداول البيانات، والعروض التقديمية حسب الطلب
• جدولة المواعيد، والاجتماعات، وتنسيق التقويمات لفريق الإدارة
• المساعدة في إدخال البيانات والحفاظ على دقة المعلومات في قواعد بيانات الشركة
• مراقبة مخزون لوازم المكتب وتقديم الطلبات حسب الحاجة
• معالجة البريد الوارد والصادر، والطرود، وتسليمات البريد السريع
• المساعدة في مهام المحاسبة الأساسية بما في ذلك تتبع النفقات وتقديم الفواتير
• دعم أنشطة الموارد البشرية مثل جدولة المقابلات والحفاظ على سجلات الموظفين
• التنسيق مع البائعين الخارجيين ومقدمي الخدمات لصيانة المكتب واللوازم
• أداء المهام الإدارية العامة بما في ذلك النسخ، والمسح الضوئي، والأرشفة