مدير مكتب

لاوريت بروبرتيز تبحث عن مسؤول مكتب ذو كفاءة عالية يجمع بين الكفاءة التشغيلية المدفوعة بالذكاء الاصطناعي ومعرفة قوية بـ لوائح العقارات في دبي، وعمليات الموارد البشرية، والوظائف المحاسبية الأساسية بما في ذلك الامتثال لضريبة القيمة المضافة وضريبة الشركات في الإمارات العربية المتحدة.

تعتبر هذه الوظيفة هجينة مصممة لوكالة عقارية سريعة النمو، تتطلب كل من الذكاء الرقمي (أدوات الذكاء الاصطناعي والأتمتة) والانضباط الإداري والمالي.

المسؤوليات الرئيسية

1. إدارة المكتب والإدارة

• إدارة العمليات اليومية للمكتب، الجدولة، المراسلات، والتنسيق الداخلي
• الحفاظ على أنظمة ملفات منظمة للعقود، مستندات العملاء، وسجلات الامتثال
• تنسيق خدمات المكتب، الموردين، الإنترنت، مياه دبي، والخدمات التشغيلية
• دعم القيادة بالتقارير، الوثائق، وتنسيق الأعمال

2. الذكاء الاصطناعي والأتمتة الرقمية

• استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي (ChatGPT، ميزات الذكاء الاصطناعي في إدارة علاقات العملاء، منصات الأتمتة) لتبسيط سير العمل
• أتمتة المهام الإدارية المتكررة مثل إعداد التقارير، صياغة الرسائل الإلكترونية، المتابعات، وإدخال البيانات
• الحفاظ على أنظمة إدارة علاقات العملاء لتتبع العملاء المحتملين، ورؤية خط الأنابيب، وإعداد تقارير الأداء البيعي
• دعم مبادرات التحول الرقمي عبر أقسام المبيعات والتسويق

3. الامتثال العقاري في دبي والوعي القانوني

• فهم أساسي لعمليات دائرة الأراضي والأملاك في دبي ومتطلبات الامتثال للوساطة
• الوعي بقوانين العقارات، لوائح الإيجارات، ومتطلبات وثائق المعاملات
• المساعدة في ضمان أن عمليات الشركة تتبع الأطر التنظيمية للعقارات في الإمارات العربية المتحدة
• تنسيق مع الوسطاء والإدارة بشأن عمليات الامتثال للعقود والمعاملات

4. دعم الموارد البشرية والمواهب

• إدارة عمليات انضمام الموظفين ومغادرتهم
• المساعدة في تنسيق وثائق التأشيرات وإدارة عقود العمل
• الحفاظ على سجلات الموظفين وتتبع الحضور
• دعم تنسيق التوظيف لمستشاري المبيعات وموظفي الدعم
• ضمان اتباع سياسات الموارد البشرية وإجراءات الامتثال الداخلية

5. دعم المحاسبة، ضريبة القيمة المضافة، وضريبة الشركات

• المساعدة في إدارة السجلات المحاسبية والمالية الأساسية
• تتبع نفقات المكتب، والعمولات، وتكاليف التشغيل
• دعم إعداد تقديم ضريبة القيمة المضافة وتنظيم الفواتير بما يتماشى مع اللوائح الإماراتية
• فهم أساسي لمتطلبات الامتثال لضريبة الشركات في الإمارات العربية المتحدة
• تنسيق مع المحاسبين الخارجيين للتقارير، والتدقيق، وتقديم الامتثال

6. دعم المبيعات والتسويق

• المساعدة لفريق التسويق بمحتوى مولد بالذكاء الاصطناعي للقوائم والحملات
• دعم تحديثات قوائم Property Finder وإدارة علاقات العملاء
• المساعدة في تتبع مقاييس أداء التسويق (إعلانات فيسبوك، عملاء Property Finder، إلخ)
• ضمان تصنيف العملاء المحتملين بشكل صحيح، وتنظيم خط الأنابيب، وتتبع المتابعات

7. دعم التقارير والإدارة

• إنشاء تقارير تشغيلية أسبوعية وشهرية باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي
• الحفاظ على لوحات المعلومات للعملاء المحتملين، وأداء المبيعات، والملخصات المالية
• تقديم رؤى للإدارة حول الكفاءة التشغيلية وتتبع التكاليف
• العمل كنقطة تنسيق مركزية بين فرق المبيعات، التسويق، والقيادة