المسمى الوظيفي: مساعد تنفيذي لشريك الإدارة

ملخص الوظيفة

بصفتك مساعدًا تنفيذيًا لشريك الإدارة، سيقدم المرشح دعمًا إداريًا وتشغيليًا عالي المستوى مع إدارة جداول التنفيذيين، والاتصالات، والاجتماعات، والمراسلات، والتقارير، وأنشطة التنسيق اليومية. تتطلب هذه الوظيفة محترفًا منظمًا للغاية، واستباقيًا، ودقيقًا قادرًا على إعداد وصيانة ومتابعة تقارير الشركة، وملخصات الأعمال، والتحديثات التشغيلية، وعروض الإدارة بدقة وسرية واحترافية.

المسؤوليات الرئيسية

الدعم التنفيذي والإداري

• إدارة جدول المدير اليومي، والاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر
• تنسيق الاتصالات الداخلية والخارجية نيابة عن المدير
• إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والملخصات، وملاحظات الاجتماعات
• متابعة مع رؤساء الأقسام وضمان تنفيذ نقاط العمل
• تصفية المكالمات، والبريد الإلكتروني، والطلبات مع إعطاء الأولوية للأمور العاجلة
• تنظيم الوثائق السرية والحفاظ على أنظمة الملفات المناسبة

تنسيق الأعمال

• التواصل مع الموردين، والعملاء، والبنوك، والاستشاريين، والشركاء
• التنسيق مع فرق المحاسبة، والمشتريات، والعمليات، والموارد البشرية، واللوجستيات
• دعم المدير في المشاريع الاستراتيجية، وخطط التوسع، والمتابعات التشغيلية
• تتبع المواعيد النهائية، والمدفوعات، والتراخيص، والعقود، والتجديدات

المساعدة الشخصية والعائلية

• المساعدة في بعض المهام الشخصية وتنسيق الأسرة
• إدارة المواعيد الشخصية، والحجوزات، والجداول الزمنية للمدير والعائلة عند الحاجة
• تنسيق السفر، والفعاليات، والهدايا، وترتيبات المنزل
• التعامل مع الأمور الشخصية السرية للغاية بسرية تامة

الاتصال والتمثيل

• تمثيل المدير بشكل احترافي في الاجتماعات والاتصالات
• الحفاظ على علاقات قوية مع العملاء، والموردين، وأصحاب المصلحة
• ضمان سلاسة تدفق المعلومات بين المدير ووحدات الأعمال المختلفة

المؤهلات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة
• خبرة لا تقل عن 2-4 سنوات كمساعد تنفيذي أو في دور مشابه
• إجادة قوية في Microsoft Office
• مهارات تنظيمية، وتقارير، واتصالات قوية
• القدرة على تعدد المهام، وتحديد الأولويات، والعمل تحت الضغط
• الخبرة في صناعات التصنيع أو معالجة الأغذية تعتبر ميزة