نظرة عامة على الدور:

• المساعد التنفيذي (EA) مسؤول عن تقديم دعم إداري عالي المستوى للقيادة العليا، مما يمكّن من الإدارة الفعالة للاحتياجات اليومية التنفيذية. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية قوية، وحرصًا، والقدرة على التعامل مع عدة أصحاب مصلحة في بيئة عمل ديناميكية. يعتبر المساعد التنفيذي عنصرًا حيويًا في تحسين إدارة الوقت التنفيذي، وتسهيل تنسيق أصحاب المصلحة، والإشراف على إدارة الاجتماعات والتقارير، وإدارة العمليات المكتبية، ودعم المشاريع الاستراتيجية.

ما ستقوم به:

الدعم التنفيذي

• إدارة الجداول الزمنية المعقدة، وتحديد مواعيد الاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر.
• تحديد الأولويات وتنسيق الارتباطات التنفيذية لتحسين إدارة الوقت.
• فحص وإدارة الاتصالات (البريد الإلكتروني، المكالمات، المراسلات) نيابة عن التنفيذي.

تنسيق أصحاب المصلحة

• العمل كنقطة اتصال رئيسية بين التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين.
• تنسيق الاجتماعات متعددة الوظائف وضمان المتابعة في الوقت المناسب على عناصر العمل.
• دعم التحضير لاجتماعات القيادة، بما في ذلك الأجندات والوثائق.

إدارة الاجتماعات والتقارير

• إعداد عروض تقديمية عالية الجودة، وتقارير، ومواد إحاطة.
• حضور الاجتماعات عند الحاجة وتوثيق المحاضر، والقرارات، والإجراءات.
• تتبع والمتابعة على التسليمات والالتزامات الرئيسية.

الدعم المكتبي والتشغيلي

• ضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة لوظيفة التنفيذي.
• إدارة الوثائق السرية والمعلومات الحساسة بحرص.
• دعم تتبع الميزانية، وإدارة النفقات، وتنسيق الموردين.

دعم المشاريع

• المساعدة في تنفيذ المشاريع والمبادرات الاستراتيجية التي يقودها التنفيذي.
• مراقبة الجداول الزمنية للمشاريع وتصعيد المخاطر أو التأخيرات عند الضرورة.
• إجراء الأبحاث وتجميع الأفكار لدعم اتخاذ القرار.