نظرة عامة على الدور:

• المساعد التنفيذي (EA) مسؤول عن تقديم دعم إداري عالي المستوى للقيادة العليا، مما يمكّن الإدارة اليومية الفعالة لأولويات التنفيذيين. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية قوية، وحرصًا، والقدرة على التعامل مع عدة أصحاب مصلحة في بيئة عمل ديناميكية. يلعب المساعد التنفيذي دورًا حيويًا في تحسين إدارة الوقت التنفيذي، وتسهيل التنسيق بين أصحاب المصلحة، والإشراف على إدارة الاجتماعات والتقارير، وإدارة العمليات المكتبية، ودعم المشاريع الاستراتيجية.

ما ستقوم به:

دعم تنفيذي

• إدارة جداول زمنية معقدة، وتحديد مواعيد الاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر.
• تحديد أولويات وتنسيق التزامات التنفيذيين لتحسين إدارة الوقت.
• تصفية وإدارة الاتصالات (البريد الإلكتروني، المكالمات، المراسلات) نيابة عن التنفيذي.

تنسيق أصحاب المصلحة

• العمل كنقطة اتصال رئيسية بين التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين.
• تنسيق الاجتماعات متعددة الوظائف وضمان المتابعة في الوقت المناسب على عناصر العمل.
• دعم التحضير لاجتماعات القيادة، بما في ذلك الأجندات والوثائق.

إدارة الاجتماعات والتقارير

• إعداد عروض تقديمية وتقارير ومواد إحاطة عالية الجودة.
• حضور الاجتماعات عند الحاجة وتوثيق المحاضر، والقرارات، والإجراءات.
• تتبع ومتابعة الالتزامات والتسليمات الرئيسية.

دعم المكتب والعمليات

• ضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة لوظيفة التنفيذي.
• إدارة الوثائق السرية والمعلومات الحساسة بحذر.
• دعم تتبع الميزانية، وإدارة النفقات، وتنسيق الموردين.

دعم المشاريع

• المساعدة في تنفيذ المشاريع والمبادرات الاستراتيجية التي يقودها التنفيذي.
• مراقبة جداول المشاريع وتصعيد المخاطر أو التأخيرات عند الحاجة.
• إجراء أبحاث وتجميع رؤى لدعم اتخاذ القرار.