الوصف الوظيفي
تاريخ النشر : 01 فبراير 2026، 8:50 مساءً
هدف الوظيفة
مسؤول عن الإدارة التشغيلية اليومية لجميع الأنشطة لأداء جميع المهام الكتابية والإدارية والمكتبية العامة من خلال تقديم الدعم الإداري للمدير الرئيسي وفرق القسم.
المهام والمسؤوليات
- كتابة وإعداد المذكرات والمراسلات والاتفاقيات والتقارير وغيرها من الوثائق المهنية باستخدام الأنظمة الآلية بما في ذلك مايكروسوفت وورد، إكسل وباور بوينت.
- مساعدة فرق القسم في الأعمال الإدارية ذات الصلة.
- حضور الاجتماعات وتوفير محاضر الاجتماعات، والجدول الزمني ومتابعة النقاط الإجرائية.
- مسؤول عن إعداد التقارير الأسبوعية والشهرية، وأرشفة المشاريع والوثائق.
- تنسيق وإدارة فعاليات القسم، والاجتماعات، وترتيبات السفر، والنفقات وإدارة جميع سير العمل الوثائقي.
- جمع المعلومات المتعلقة بالمشاريع من جميع فرق القسم.
- إدارة أرشفة وحفظ جميع الوثائق المتعلقة بالموظفين مثل الموارد البشرية، والتقييمات، وعدد الموظفين، واللوازم المكتبية، ومعدات المكتب؛ التعيينات الجديدة أو الطلبات الجديدة.
- ضمان التواصل وتنفيذ طلبات المرافق للمدير الرئيسي وجميع فرق القسم.
- إصدار ومتابعة ترتيبات السفر المحلية والدولية.
- تخطيط جداول الاجتماعات والفعاليات.
- تحديد الأولويات وأداء مجموعة متنوعة من المهام مع الحد الأدنى من التوجيه فيما يتعلق بالمدير الرئيسي وفرق القسم.
- استخدام المعرفة المحددة بشركات الطيران والمطارات ووسائل النقل الأرضي والمدن والإقامات لتقديم ترتيبات سفر مدروسة ومخططة جيدًا مع الأخذ في الاعتبار التفضيلات الفردية والميزانية والقيود الزمنية.
- إجراء بحث فعال على الإنترنت عن المعلومات حسب الحاجة.
- التعامل مع الطلبات التي تهدف إلى الوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة وإعادة ترتيب الأولويات المتعددة.
- إعداد تقارير النفقات، وطلبات الشراء، ومعالجة الفواتير، وتتبع حالة التسليم والمدفوعات.
- الحفاظ على مجموعة متنوعة من اللوازم والمعدات المكتبية والمساعدة في المشاريع الخاصة حسب الحاجة.
- الحفاظ على المخططات التنظيمية، وعدد الموظفين وسجلات طلبات التوظيف من الفرق.
- مسؤول عن طلب والحفاظ على اللوازم للقسم.
- إعداد اللوجستيات الخاصة بالقسم مثل اللوازم، والمعدات، إلخ.
- مراجعة جميع الوثائق قبل تقديمها للمدير الرئيسي للقسم لضمان دقتها وامتثالها لسياسات وإجراءات الشركة مع تقديم ملخص إذا لزم الأمر.
- الحفاظ على السرية فيما يتعلق بجميع القضايا والمراسلات والتقارير.
مواصفات الوظيفة
التعليم
- درجة البكالوريوس من جامعة معترف بها.
- الدراسات العليا في إدارة الأعمال تعتبر ميزة.
الخبرة
- 1-2 سنوات من الخبرة في المهام الإدارية.
المهارات والقدرات
- مهارات كتابة ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية.
- مهارات جيدة في التواصل والعرض.
- القدرة على التنظيم، وتعدد المهام والالتزام بالمواعيد النهائية.
- معرفة جيدة بمايكروسوفت أوفيس.
- القدرة على العمل تحت الضغط.
مهاراتك فقط هي التي تهمنا
بغض النظر عن عمرك، أو جنسيتك، أو أصل، أو دين، أو ميول جنسية، أو تنوع عصبي، أو إعاقة، أو مظهرك، نشجع بنشاط التنوع داخل فرقنا، حيث إنه قوة جماعية ومحرك للابتكار. شركة أورانج صديقة للإعاقة: يرجى إبلاغنا بأي احتياجات خاصة قد تكون لديك.
لقد تمت ترجمة هذا الإعلان الوظيفي بواسطة الذكاء الاصطناعي وقد يحتوي على بعض الاختلافات أو الأخطاء البسيطة.
