مجموعة المواهب - إدارة المكاتب - التوطين - الإمارات العربية المتحدة

وصف الوظيفة

تستهدف مجموعة المواهب - أدوار إدارة المكاتب لمشاريع التوطين تقديم دعم إداري وكتابي فعال مع تعزيز تطوير وإدماج المواهب الوطنية الإماراتية. يتحمل المرشحون مسؤولية التحكم في الوثائق، والتنسيق، وتحديد المواعيد، وضمان سير العمليات اليومية للمكتب بسلاسة. تستهدف هذه المجموعة من المواهب المواطنين الإماراتيين المنظمين ذوي المهارات الإدارية القوية، مما يساهم في تطوير القوى العاملة الوطنية عبر مختلف القطاعات.

المسؤوليات

• الدعم الإداري العام: تقديم الدعم الإداري/السكرتاري لنائب الرئيس/نائب الرئيس الأول وأعضاء فريقه.
• استقبال الضيوف وزوار المكتب بلباقة واحترام.
• الحفاظ على تقويم ورقي أو إلكتروني للنائب المسؤول.
• اتباع إجراءات التحكم في الوثائق لمكتب هيل الدولية ومعايير المشاريع.
• جمع ومراجعة وتوزيع النسخ الورقية والبريد الإلكتروني الواردة.
• التعامل بشكل مستقل مع البريد، دون الحاجة إلى انتباه النائب.
• مراجعة المراسلات الواردة والصادرة للتحقق من الدقة وتنسيق الوثائق الصادرة التي تتطلب توقيع النائب/نائب الرئيس.
• تنسيق ترتيبات السفر المعقدة.
• نسخ، مسح ضوئي، وأرشفة الوثائق.
• إعداد، نسخ، تقديم وأرشفة تقارير النفقات باستخدام فانتاج بوينت.
• معالجة فواتير الموردين بالتنسيق مع قسم المالية.
• أداء مهام إدارية أخرى حسب الحاجة.
• أن تكون جزءًا من فريق العمليات/الإدارة عند الحاجة.
• عمليات الاستقبال: الرد على الهواتف وتوجيه المكالمات.
• الحفاظ على آلات الفاكس وآلات النسخ والطابعات في المكتب.
• إدارة جدول السائقين في المكتب، مثل تنظيم عمليات الاستلام، والتسليم، وتسليم الوثائق.
• تنظيم استلام الطرود عند الحاجة.
• طلب مستلزمات المكتب والمطبخ وتنسيق التسليم.
• باستخدام مهارات التواصل الممتازة، التواصل مع مختلف مستويات موظفي الشركة والإدارة، والزوار، والعملاء، إلخ.
• عمليات المكتب: المساعدة في تخطيط الفعاليات/الاجتماعات.
• تنسيق (وعند الضرورة، أداء) تنظيف وتنظيم المكتب.