مساعد إداري وسكرتير

يتم البحث عن مساعد إداري وسكرتير منظم للغاية واستباقي لتولي دور محوري في ضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة في جبل علي، دبي، الإمارات العربية المتحدة.

تعتبر هذه الوظيفة محورية في ضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة ودعم التنفيذيين في مهامهم اليومية. كجزء لا يتجزأ من فريقنا، ستتاح لك الفرصة للمساهمة في وظائف إدارية متنوعة،

في هذا المنصب، ستتفاعل مع عدة أقسام، مما يمنحك تعرضًا لمختلف جوانب أعمالنا.

بينما تتولى مسؤوليات متنوعة، سيكون لديك أيضًا فرصة لتعزيز مهاراتك في حل المشكلات والتعرف على إدارة المشاريع.

تشمل مسؤوليات مساعد الإداري ولكن لا تقتصر على ما يلي:

• مسؤول عن صيانة وتحديث نظام إدارة الموارد البشرية وقواعد البيانات
• مراقبة انتهاء صلاحية جوازات السفر والتأشيرات للموظفين والمديرين في الشركة
• معرفة في تجديد رخصة التجارة وغيرها من التصاريح الحكومية الضرورية
• التنسيق مباشرة مع رئيس الموارد البشرية والإدارة فيما يتعلق بمتطلبات التأشيرات أو معالجة الموظفين الجدد وغيرها من الأنشطة المتعلقة بالعلاقات العامة بما يتماشى مع قوانين العمل في الإمارات
• التوظيف - نشر الإعلانات، فرز السير الذاتية، التنسيق للمقابلة حتى الاختيار النهائي

تشمل مسؤوليات السكرتير ولكن لا تقتصر على ما يلي:

1. ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز الطيران، طلبات التأشيرات وحجوزات الفنادق للموظفين والإدارة
2. ترميز / إنشاء قائمة التعبئة / الفاتورة الأولية
3. مساعدة فريق المبيعات في إعداد الاقتباسات والعقود والمناقصات، إلخ
4. الاتصال بموردين مختلفين للحصول على اقتباسات لاحتياجات مختلفة (قطع غيار للأسطول والآلات / لوازم المكتب / إلخ)