مساعد تنفيذي - إدارة الاستثمار

يتم البحث بشكل عاجل عن مساعد تنفيذي للعمل في مؤسسة مالية كبيرة في أبوظبي. في هذا الدور، ستكون لديك المسؤوليات التالية:

• تقديم الدعم الإداري والسكرتاري للمدير التنفيذي باستخدام معرفة شاملة بالمنظمة مع توجيه قليل
  
• أداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية أو الدعم التنفيذي التي تتسم بالسرية والحساسية.
  
• تحليل وتنظيم عمليات وإجراءات المكتب مثل المحاسبة، إعداد مراجعات أداء الموظفين، الإجازات، الحضور، إلخ، إدارة المعلومات، أنظمة الملفات، طلب الإمدادات، وخدمات إدارية أخرى
  
• تنسيق ترتيبات السفر/المواعيد المعقدة؛ استخدام التخطيط المسبق وإدارة الوقت بشكل موسع
  
• إعداد المراسلات الداخلية والخارجية
  
• مراجعة، تدقيق، وتحرير الوثائق المعدة لتوقيع المدير
  
• تدوين وتفريغ الملاحظات حول الأمور الفنية والسرية من المدير
  
• تنسيق وتسهيل تقويم المدير لترتيب المواعيد، الاجتماعات، والمؤتمرات؛ التواصل المنتظم مع المسؤولين في الصناعة والحكومة والإدارة العليا في الشركات الأخرى
  
• المساعدة في إنشاء وتعديل وصيانة إجراءات وسياسات المكتب
  
• قراءة وتصنيف المراسلات والتقارير الواردة؛ إجراء تقييم أولي لأهمية المواد وتنظيم الوثائق؛ التعامل مع بعض الأمور شخصيًا وإحالة المواد المناسبة إلى المدير والموظفين
  
• البحث، تجميع، استيعاب، وإعداد وثائق سرية وحساسة، وإبلاغ المدير بمحتواها
  
• إدارة البريد الإلكتروني
  
• إعداد العروض التقديمية والميزانيات
  
• استقبال وتصنيف المكالمات والزوار الواردة، وتحديد الأمور ذات الأولوية، وتنبيه المدير وفقًا لذلك. إحالة الأمور إلى الموظفين المناسبين أو تقديم المعلومات المطلوبة
  
• الحفاظ على علاقات جيدة مع الموظفين الإداريين وعمليات الدعم الأخرى
  
• التعامل مع الملفات والسجلات السرية للغاية، بما في ذلك المراسلات، الميزانيات، التقارير المالية المعقدة، ووثائق الموظفين.
  
• زيادة كفاءة وإنتاجية الإدارة المكتبية من خلال سير العمل الفعال. البحث وتطوير الموارد التي تخلق سير عمل فعال وفي الوقت المناسب
  
• إنشاء إجراءات موحدة للمراسلات وممارسات الأسلوب
  
• صياغة إجراءات للاحتفاظ المنهجي، والحماية، والاسترجاع، والنقل، والتخلص من السجلات
  
• إعداد الميزانية departmental ومراجعات الميزانية لتقديمها
  
• مراجعة السجلات الإدارية والكتابية وسجلات الموظفين لضمان الاكتمال والدقة والجدول الزمني
  
• إعداد وتوحيد تقارير الأنشطة departmental للإدارة
  
• تنسيق والإشراف على أنشطة الموظفين الإداريين والكتبيين والدعم ضمن القسم
  
• إدارة مباشرة فعالة للتقارير المباشرة بما في ذلك إدارة الأداء والنقاشات التطويرية في الوقت المناسب
  
• الحفاظ على الاتصال مع الأشخاص في أدوار مماثلة مع الشركات التابعة الداخلية والخارجية
  
• العمل كحلقة وصل بين المدير والمرؤوسين أو الآخرين، من خلال نقل التوجيهات والتعليمات والتكليفات ومتابعة حالة التكليفات
  

للنظر في هذه الفرصة، يجب أن تستوفي المعايير التالية:

• حاصل على درجة بكاليوس أو درجة جامعية
  
• مع خبرة لا تقل عن 5 سنوات في تقديم مستوى عالٍ من الدعم السكرتاري/الإداري للإدارة العليا
  
• التمتع بطلاقة قوية في اللغة الإنجليزية ومعرفة بلغة أخرى تعتبر ميزة
  
• خلفية قوية ومعرفة باستخدام الوظائف المعقدة في تطبيقات مايكروسوفت
  
• الاستعداد للعمل في أبوظبي
  

نظرًا للعدد المتوقع من الطلبات، ستتواصل بلاك بيرل فقط مع المرشحين الذين تم اختيارهم.