أمين سر - المدير العام

نبحث عن أمين سر للمدير العام منظم ومحترف لتقديم دعم إداري وتنفيذي شامل. يجب أن يضمن المرشح المثالي سير العمل بسلاسة في مكتب المدير العام، وإدارة الاتصالات، والتعامل مع المعلومات السرية بأقصى درجات الحذر.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة جدول أعمال المدير العام، وتحديد المواعيد، وتنسيق الاجتماعات.
• إعداد جداول الأعمال للاجتماعات، وتدوين المحاضر بدقة، وتوزيعها على المشاركين المعنيين.
• التعامل مع المراسلات، بما في ذلك صياغة وتحرير الرسائل، والمستندات الرسمية.
• الحفاظ على نظام ملفات سري ومنظم للسجلات والمستندات.
• إعداد تقارير النفقات وتنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك التأشيرات، والرحلات، والإقامة.
• أن تكون نقطة الاتصال الرئيسية للمساهمين الداخليين والخارجيين، وضمان التواصل المهني وفي الوقت المناسب.
• تصفية المكالمات الهاتفية، والاستفسارات، والطلبات، وإعادة توجيهها حسب الاقتضاء.
• تسهيل التواصل الفعال بين المدير العام والأقسام المختلفة.
• تنظيم وتنسيق الفعاليات، والمؤتمرات، ورحلات العمل على مستوى الإدارة.
• التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بحذر واحترافية.
• إعداد والحفاظ على سجلات دقيقة، وتقارير، وعروض تقديمية.
• المساعدة في إعداد التقارير التنفيذية، والعروض التقديمية، وخطط العمل.
• جمع وتحليل البيانات لدعم اتخاذ القرارات التنفيذية.
• ضمان سير العمل بسلاسة في مكتب المدير العام، بما في ذلك إدارة اللوازم المكتبية والعمليات الإدارية.
• تنسيق ومراقبة المشاريع والمبادرات الإدارية.
• التعاون مع موظفي الدعم الآخرين لتعزيز كفاءة المكتب.
• أداء مهام إضافية كما يكلف بها رئيس القسم.