مساعد إداري - ذكر

يكون مساعد إداري مسؤولًا عن تقديم الدعم الإداري والكتابي الشامل للقسم، وضمان كفاءة الوثائق والتواصل وإدارة المكتب.

تشمل المسؤوليات الرئيسية:

• تنفيذ المهام الكتابية العادية مثل أخذ الملاحظات، وتشغيل الكمبيوتر للكتابة، وإعداد المذكرات/الجداول، والبريد الإلكتروني، والتقارير والمراسلات لتوقيع المشرف، والتحقق من لغات العمل، والتهجئة، وعلامات الترقيم، والقواعد اللغوية.
• استلام المراسلات التي تتضمن تسجيلها وتوزيعها على المستلم المناسب، مع استخدام discretion عند الحاجة وضمان إرسال البريد الصادر بسرعة مع قائمة التوزيع الصحيحة سواء يدويًا أو إلكترونيًا.
• تنظيم وصيانة نظام أرشفة للفريق ومتابعة لضمان الكفاءة والأمان.
• تقديم المعلومات واستقبالها بشأن الأمور المتعلقة بالفريق، بالإضافة إلى أخذ الرسائل بما في ذلك جميع التفاصيل اللازمة.
• الحفاظ على جرد جميع القرطاسية، والتحكم في إصدارها وإعادة الطلب عند الحاجة للحفاظ على المخزون كما هو مطلوب.
• معالجة الوثائق، مثل، العمل الإضافي، NWA، وقت السفر، تخصيص الرواتب، جداول الوقت، استمارات الإجازة وجميع الحسابات ذات الصلة من خلال نظام الكمبيوتر الخاص بالشركة.
• أداء مهام أخرى ذات صلة، مثل تقديم المعلومات حسب الحاجة وتدوين الملاحظات، وتشغيل ECM، والحفاظ على جداول الإجازات، وضمان نظافة المكتب وترتيب إصلاحات المعدات المكتبية وضمان الالتزام بقواعد وأنظمة HSE.

المتطلبات:

• المؤهل التعليمي: درجة البكاليوس.
• الخبرة: 3-4 سنوات متواصلة في المجال ذي الصلة.
• حالة الإقامة: المادة 18 (قابلة للتحويل).
• القدرة على البدء الفوري/المرونة في ظروف العمل - على أساس المناوبة.
• الجنس: ذكر.