مساعد تنفيذي

مرونة العمل: هجينة

ما تحتاجه

• جدولة الاجتماعات وإدارة التقويم

  
  
  

• إدارة الموافقات في الوقت المناسب من مكتب نائب الرئيس على الوثائق التجارية

  
  
  

• إدارة قائمة المهام، وتحديد الأولويات، والمواعيد النهائية

  
  
  

• تنسيق ترتيبات السفر، وتقديم وإدارة تقارير النفقات

  
  
  

• العمل مع قادة آخرين على تجميع التقارير أو البيانات حسب الحاجة

  
  
  

• تنظيم الاجتماعات، والندوات، ومؤتمرات الهاتف، والبث المباشر، وتخطيط وإرسال الأجندات والدعوات، وتنسيق لوجستيات الاجتماعات، وإعداد العروض التقديمية والمواد الأخرى، وحل المشكلات والطلبات الخاصة للاجتماعات.

  
  
  

• إدخال البيانات، وإعداد التقارير، ومعالجة الرسائل، وشهادات التقدير والمواد الأخرى (الرسوم البيانية، والمخططات، والعروض التقديمية، ومستندات وورد، إلخ) باستخدام مايكروسوفت أوفيس

  
  
  

• الحفاظ على نظام ملفات منظم جيدًا، وضمان إدارة وتخزين البيانات الحرجة و/أو السرية بشكل مناسب ودقيق

  
  
  

• التواصل مباشرة مع الإدارة العليا، والتنفيذيين في الأقسام، وموظفي الدعم الإداري

  
  
  

• تخطيط وتنظيم الفعاليات الخارجية، والغداء، وفعاليات بناء الفريق، إلخ.

  
  
  

• الرد على المكالمات الهاتفية، وتصفيتها، وتوجيهها؛ الاستجابة للطلبات؛ إعداد وتصنيف الاتصالات، والبريد الإلكتروني، والبريد الصوتي

  
  
  

• إدارة الزوار الداخليين والخارجيين

  
  
  

• دعم الأهداف الإدارية لضمان إكمال المشاريع الجارية والتكليفات الخاصة

  
  
  

• قد يتم تكليفك بمشاريع غير روتينية

  
  
  

ما تحتاجه

التعليم والتدريبات الخاصة:

• خبرة 5 سنوات أو أكثر في تقديم الدعم الإداري والتشغيلي على مستوى تنفيذي

  
  
  

• أي تدريب/شهادة متخصصة في الإدارة العامة أو كمساعد إداري ستكون ميزة

  
  
  

• يفضل الخبرة في إدارة التنفيذيين على مستوى CTO في الشركات متعددة الجنسيات.

  
  
  

• يفضل الخبرة في إدارة القادة التجاريين في منظمة مصفوفة

  
  
  

المؤهلات والخبرة:

• إظهار مهارات تواصل شفهية وكتابية بين الأشخاص ممتازة

  
  
  

• إجادة قوية في استخدام تقنيات مجموعة مايكروسوفت أوفيس، بما في ذلك إنشاء وتنسيق العروض التقديمية، وإنشاء مستندات معقدة، وإنشاء وصيانة جداول البيانات.

  
  
  

• إظهار الكفاءة في أنظمة البريد الإلكتروني والتقويم مع تفضيل الكفاءة في Outlook؛ إدارة الاجتماعات مع تفضيل Microsoft Teams؛ وتخزين البيانات، وتعديلها واسترجاعها مع تفضيل SharePoint.

  
  
  

• الاهتمام بالتفاصيل

  
  
  

• مهارات تنظيمية لوضع هيكل ونظام مناسبين

  
  
  

• القدرة على تحديد أولويات مهام متعددة في وقت واحد والعمل في بيئة تتطلب أداءً عاليًا

  
  
  

• القدرة على اتخاذ المبادرة، وتعلم مفاهيم جديدة، وعمليات، وأدوات، وتطبيقات؛ تحسين العمليات الحالية لتحقيق الكفاءة

  
  
  

المتطلبات البدنية والعقلية:

• يجب أن تكون قادرًا على مراجعة المواد المطبوعة والمكتوبة بخط اليد.

  
  
  

• يجب أن تكون قادرًا على تحليل وحل القضايا الإدارية المعقدة ذات النطاق الواسع باستخدام الحكم المستقل.

  
  
  

• يجب أن تكون قادرًا على ملاحظة وتصحيح الت inconsistencies الدقيقة (مثل في الكلمة المطبوعة، ومظهر التقرير، إلخ)

  
  
  

• يجب أن تكون قادرًا على فهم والعمل ضمن إجراءات معقدة بين الأقسام والجداول التنفيذية