تقديم الدعم الإداري والتنظيمي العالي للإدارة العليا من خلال تنسيق الاجتماعات، إعداد التقارير، تنظيم المواعيد، والتعامل مع المراسلات الرسمية، لضمان سير العمل بكفاءة واحترافية.
المهام والمسؤوليات:
• إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي وتنظيم الاجتماعات والمواعيد.
• تنسيق المراسلات الرسمية (البريد الإلكتروني، المذكرات، التقارير، إلخ).
• إعداد محاضر الاجتماعات وتوزيعها على الأطراف المعنية.
• متابعة المهام والمشاريع الموكلة من الإدارة العليا.
• تنظيم وحفظ الملفات والسجلات بطريقة آمنة وسرية.
• الترحيب بالزوار وتنظيم المقابلات.
• التنسيق مع الإدارات الأخرى لضمان تدفق المعلومات بشكل فعّال.
• تنفيذ المهام الإدارية اليومية مثل الطباعة، التصوير، الترجمة، وغيرها.
• التحضير للفعاليات أو الزيارات الرسمية المتعلقة بالإدارة العليا.
• الحفاظ على سرية المعلومات والوثائق الحساسة.
1. المهارات الفنية:
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• الطباعة السريعة والدقيقة.
• القدرة على إعداد التقارير ومحاضر الاجتماعات.
• تنظيم الملفات وإدارتها إلكترونيًا وورقيًا.
2. المهارات الشخصية:
• مهارات تواصل عالية (شفويًا وكتابيًا) باللغتين العربية والإنجليزية.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت بفعالية.
• اللباقة وحسن التعامل مع مختلف الشخصيات.
• التحلي بالسرية والمهنية العالية.
• الانتباه للتفاصيل والدقة في الأداء.
3. المهارات الإدارية:
• القدرة على التنسيق بين الفرق والإدارات المختلفة.
• التعامل مع ضغط العمل والمهام المتعددة.
• اتخاذ قرارات مناسبة في غياب المدير.
4. المؤهلات المطلوبة:
• شهادة دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة المكتبية، أو تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 2–3 سنوات في وظيفة سكرتير تنفيذي أو مشابهة.
• إتقان اللغة الإنجليزية (تحدثًا وكتابة).
