هدف الوظيفة 

يقدم المساعد الدعم الإداري للموظفين، بما في ذلك ترتيبات السفر والمساعدة الكتابية في إعداد المشاريع.

المسؤوليات والمهام 

• تصفية المكالمات الهاتفية، وتدوين الرسائل وتمريرها كما هو مناسب، وتقديم خدمة احترافية في الاستقبال.
• توزيع البريد، وإرسال الفاكسات مع ضمان وصول المراسلات الصحيحة إلى الموظف المناسب في البنك الأوروبي لإعادة الإعمار والتنمية.
• إدارة جداول المصرفيين إذا لزم الأمر للمساعدة في سير العمل السلس للمكتب وجداول أصحاب المصلحة الرئيسيين. 
• مراجعة وصياغة المراسلات التجارية الروتينية لتوقيع المصرفيين، وتحرير، وتصوير، ومسح ضوئي، وتجليد الوثائق;
• تنظيم المكالمات الجماعية، ومؤتمرات الفيديو، والاجتماعات الخارجية والداخلية;
• ترتيبات السفر لرحلات العمل المختلفة, بما في ذلك ترتيبات التأشيرات وإعداد نماذج ECF ومتابعة عملية التعويض.
• تقديم الدعم الإداري في إعداد المشاريع/ العناية الواجبة/ المراقبة: تحديث قواعد بيانات المشاريع وأرشفة وثائق المشاريع، وإعداد نماذج طلب العقود، والتواصل مع فريق TC.
• الحفاظ على نظام الأرشفة لضمان استرجاع فوري للمعلومات المحدثة (رابط المشروع)
• تحديث إدخالات DTM وفقاً لمحاضر و مذكرات OPSCOM;
• تحضير OpsCom: تنظيم روابط الفيديو.
• المساعدة في تنظيم ورش العمل والندوات، وإعداد العروض التقديمية للاجتماعات الداخلية والخارجية;
• العمل مع البعثات الزائرة
• استبدال موظف الاستقبال في غيابه.
• أداء مهام سكرتارية وإدارية أخرى حسب الحاجة.

المعرفة والمهارات والخبرات والمؤهلات 

المؤهلات الأكاديمية

• تعليم عالٍ

• إجادة اللغة الإنجليزية والأوكرانية، مع مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي

الخبرة/المعرفة

• الخبرة في السكرتارية والإدارة ضرورية.
• مهارات تنظيم جيدة، ومرونة واستباقية في العمل ضرورية.

• القدرة على تحديد أولويات العمل الخاص والقدرة على العمل بمبادرة شخصية.
• مهارات تواصل جيدة، بما في ذلك أسلوب هاتف لطيف وفعال.
• الاهتمام بالتفاصيل ودقة الملاحظة
• القدرة على التعامل بشكل جيد تحت الضغط.
• القدرة على بناء علاقات عمل فعالة مع العملاء والزملاء في بيئة متعددة الثقافات.
• الجدية والموثوقية والمرونة مع موقف احترافي ومساعد.
• لاعب فريق قوي، مع القدرة على العمل بكفاءة وسعادة والتعامل مع مهام متعددة تتضمن مجموعة واسعة من الاتصالات عبر البنك.
• الاستعداد للعمل لساعات إضافية عند الحاجة، أحيانًا بإشعار قصير.
• القدرة على القيام بعدة مهام مع الحفاظ على الهدوء والاحترافية وقدرة على العمل الجاد.
• أسلوب تواصل ممتاز، بما في ذلك اللباقة والدبلوماسية.
• القدرة على ممارسة الحكم والتعامل بسرية مع المعلومات والبيانات الحساسة.
• القدرة على تحمل المسؤولية.
• حافظ على الوقت بشكل ممتاز.

المهارات التقنية

• متمكن من استخدام الحاسوب: ويندوز XP: مايكروسوفت أوتلوك، وورد، إكسل، باوربوينت 

كيف هي الحياة في البنك الأوروبي لإعادة الإعمار والتنمية؟

نهجنا الديناميكي والمبتكر هو ما يجعل الحياة في البنك الأوروبي لإعادة الإعمار والتنمية تجربة فريدة! ستكون جزءًا من منظمة دولية رائدة ومتنوعة، وستستخدم مواهبك لإحداث فرق حقيقي في حياة الناس والمساعدة في تشكيل مستقبل المناطق التي نستثمر فيها. 

يوفر بيئة البنك الأوروبي لإعادة الإعمار والتنمية لك:

• عمل متنوع ومحفز وجذاب يمنحك فرصة للتفاعل مع مجموعة واسعة من الخبراء في القطاعات المالية والسياسية والعامة والخاصة عبر المناطق التي نستثمر فيها;
• ثقافة عمل تحتضن الشمولية وتحتفل بالتنوع;
• بيئة تضع الاستدامة والمساواة والتحول الرقمي في قلب ما نقوم به.

التنوع هو أحد القيم الأساسية للبنك والتي تتواجد في قلب كل ما يفعله. قوة العمل المتنوعة ذات المعرفة والمهارات الصحيحة تمكن من التواصل مع عملائنا، وتقدم أفكار مبتكرة، وطاقة، وابتكار. يتميز موظفو البنك الأوروبي لإعادة الإعمار والتنمية بتنوعهم الغني من الجنسيات والثقافات والآراء ونسعى للحفاظ على هذه القوة وتعزيزها. لذلك، يسعى البنك الأوروبي لإعادة الإعمار والتنمية لضمان معاملة الجميع باحترام ومنح فرص متساوية والعمل في بيئة شاملة. يشجع البنك الأوروبي لإعادة الإعمار والتنمية جميع المرشحين المؤهلين الذين هم من مواطني دول أعضاء البنك على التقدم بغض النظر عن خلفياتهم العرقية أو الإثنية أو الدينية أو الثقافية، أو الجنس، أو التوجه الجنسي، أو الإعاقات.  كصاحب عمل شامل، نحن نروج للعمل المرن ونتوقع من موظفينا حضور المكتب 50% من وقتهم العملي.

يرجى ملاحظة أنه بسبب العدد الكبير من الطلبات المستلمة، نأسف لإبلاغكم أننا غير قادرين على تقديم ملاحظات مفصلة للمرشحين الذين لم يتم اختيارهم (للمزيد من الاعتبار).