مساعد التوطين | شركة الفطيم للعقارات | مواهب إماراتية

نظرة عامة على الدور:

• يساعد المسؤول الإداري قسم الإدارة في تنسيق المهام الإدارية بفعالية، بما في ذلك إدارة البيانات، وإدارة الممتلكات، وصيانة المكتب. تتضمن الوظيفة إنشاء عمليات فعالة لتتبع عقود الإيجار وضمان الامتثال لمعايير الممتلكات مع تطوير علاقات مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. تعتبر هذه الوظيفة محورية في دعم سير العمل السلس للمرافق والحفاظ على توثيق شامل وإبلاغ. يتطلب النجاح في هذه الوظيفة نهجًا دقيقًا لإدارة الأصول، وتنسيق التجديدات، ومراقبة الإمدادات بفعالية.

ما ستقوم به:

إدارة الممتلكات

• المساعدة في إعداد الوثائق اللازمة لتجديد عقود الإيجار للمكاتب، والمعسكرات، والمخازن، والمعارض، وإصدار المدفوعات.
• ضمان إنشاء جميع عقود الإيجار في REFX وتتبعها بشكل صحيح.
• ضمان تصديق عقود الإيجار وفقًا لمتطلبات الإمارة.
• ضمان صيانة المباني وفقًا للمعايير المعتمدة والمساعدة في الأثاث، والتجديدات، وتحريك المواقع.

إدارة البيانات

• ضمان تحديث جميع البيانات الإدارية بشكل متسق، خالية من الأخطاء، ومدارة بشكل آمن.
• إعداد وتقديم تقارير شهرية دقيقة حول مؤشرات الأداء الإدارية الرئيسية ومؤشرات الامتثال.

صيانة المكتب

• إدارة عقود الصيانة السنوية (AMC) للأنظمة المكتبية الحيوية بما في ذلك HVAC، وأعمال MEP، والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات، وإدارة النفايات، ومكافحة الآفات.
• التنسيق مع الموردين ومراقبة أدائهم لضمان الكفاءة من حيث التكلفة والامتثال للشروط التعاقدية.

الإدارة العامة

• إنشاء طلبات الشراء (PRs) لجميع الخدمات التي تديرها إدارة الموارد البشرية والإدارة والتحقق من الفواتير للدفع.
• ضمان الدفع في الوقت المناسب للمرافق والاتصالات لتجنب انقطاع الخدمة.
• الحفاظ على مستويات المخزون والسجلات للقرطاسية وإمدادات الكافيتريا والتنسيق لتجديدها بناءً على اتجاهات الاستهلاك.