مدير نظام إدارة معلومات المشروع (PMIS) ونظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)

الوصف العام للدور والمسؤوليات:

• تطوير خطة تمكين الأعمال والتقنية والمنهجية والتنسيق مع الخبراء لتنفيذها وتقييمها.
• تطوير ودعم السياسات والإجراءات المتعلقة بإدارة المشاريع وضمان توافقها مع نظام إدارة المشاريع.
• تطوير وتنفيذ خطط إدارة التغيير.
• إدارة فريق PMIS الوظيفي والتشغيلي لضمان حل التحديات التقنية والتجارية ونقل المعرفة وتوثيق الدروس المستفادة.
• تطوير وتقييم أدلة المستخدم والمستندات، وإجراء التدريب.
• إجراء تحليل الفجوات، وتحديد المشكلات وتقديم التوصيات.
• إدارة ودعم تنفيذ/تشغيل فريق تمكين التقنية والأعمال وضمان إجراء ضمان الجودة والاختبار المتعلق بنظام إدارة معلومات المشروع.
• تعزيز ودعم وتقييم حلول PMIS الحالية وزيادة مستوى التمكين والاستخدام.
• مراقبة والتحكم في استخدام نظام PMIS.
• مساعدة المستخدمين النهائيين وفريق PMIS في إدخال البيانات بشكل جماعي والتكوين.
• التنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات لحل المشكلات التقنية.
• ضمان سير عمليات PMIS بسلاسة وحل التذاكر.
• إدارة النظام بشكل عام.
• تنظيف البيانات للقضاء على تكرار البيانات.
• إدارة تطوير تصميم وقوالب البناء.
• تطوير تقرير تحليل الفجوات.
• ضمان أمان وسهولة الوصول والتوزيع الصحيح للمستندات التنظيمية.
• ضمان إنشاء المستندات بعد عملية مراجعة وموافقة موثقة ومعتمدة.
• ضمان أمان وسهولة الوصول وتوزيع المستندات التنظيمية.
• ضمان سرية المعلومات والمستندات الحساسة.
• اختيار أدوات إدارة المحتوى الرقمي وأدوات إدارة الوثائق.
• العمل مع قسم تكنولوجيا المعلومات لضمان التشغيل السلس للأدوات الرقمية. ضمان دمج الأدوات الرقمية في العمليات اليومية من خلال التدريب. تعيين صلاحيات المستخدمين للأدوات الرقمية لأعضاء الفريق.
• أتمتة سير العمل التجاري.
• تنفيذ استعادة الكوارث للمستندات من خلال أرشفة المستندات.
• إعداد لوحات المعلومات والتقارير ذات الصلة. تسهيل هيكل التقارير.
• نظام إدارة معلومات المشاريع (PMIS) هو قاعدة بيانات لمعلومات المشاريع، باستخدام تطبيق إدارة محفظة المشاريع من Primavera، المعروف أكثر باسم 'P6' (أي، إصدار Primavera 6).
• ضمان أن جميع مستخدمي P6 يستخدمون تكوينًا متطابقًا، مثل حقوق المستخدم، تقويم المشروع، تقويم التقارير الشهرية، قوالب التقارير، لوحات المعلومات، قاموس هيكل تقسيم العمل، إلخ.
• ضمان أمان وسلامة النظام، بما في ذلك التكامل مع تطبيقات البرمجيات الأخرى، ولهذا الغرض، سيعمل عن كثب مع قسم تكنولوجيا المعلومات، من أجل اتباع سياسات تكنولوجيا المعلومات ومتطلبات واجهة التطبيقات.
• إدارة نظام التحكم في الوثائق القائم على SharePoint (أي، إنشاء مواقع المشاريع داخل SharePoint، إنشاء وصيانة وصول المستخدمين إلى مواقع المشاريع، الاستخدام الصحيح لعمليات الموافقة على الوثائق، التعاون الوثيق مع أخصائي التحكم في الوثائق الرئيسي، النسخ الاحتياطي وأرشفة المشاريع المكتملة، إلخ).
• إبلاغ أنفسهم بالسياسات واللوائح والإجراءات المتعلقة بالجودة والبيئة والسلامة والصحة المهنية المعمول بها داخل هيل الدولية، وضمان الامتثال المستمر لهذه المتطلبات أثناء العمل في هيل.
• أداء مهام أخرى كما يكلف بها المدير المباشر/المشرف.