مساعد مدير

ملخص الوظيفة: يتم البحث عن مساعد مدير ذو كفاءة عالية.
يجب أن يمتلك المرشح المثالي مهارات قيادية قوية، والقدرة على تعدد المهام، ونهج استباقي في حل المشكلات.
توفر هذه الوظيفة فرصة لتطوير المبادرات الاستراتيجية والمساهمة في نمو المنظمة.
مقاييس أداء مساعد المدير: تحويل 1 في 6 استفسارات مكتبية (العمل نحو أخذ الاستفسارات المكتبية) تحويل 1 في 2 استفسارات المكتب الافتراضي ومشاركة العمل، عدم تجاوز معدل دوران العملاء في المكتب الافتراضي ومشاركة العمل 60% استهدف 200 زميل عمل زيادة عدد حزم المكتب الافتراضي بنسبة 20% سنويًا زيادة الإيرادات شهريًا وسنويًا معدل دوران الفريق لا يتجاوز 40% سنويًا.
السمات الرئيسية: · الموقف: إيجابي، متحمس، واثق، سهل الاقتراب وابتسامة رائعة · مهارات التواصل: مستمع نشط، ودود، محترم، سريع الاستجابة، واثق · التركيز على خدمة العملاء: اهتمام حقيقي بمساعدة الآخرين، بناء الاشتراكات · الاحترافية: مستثمر في العمل، مظهر جيد، موجه نحو الحياة المهنية · القيادة: يقود بالقدوة، يشرك أعضاء الفريق، يتخذ قرارات العمل، استباقي · مهارات الإدارة: إدارة الوقت - يعمل وفق المواعيد النهائية، دقيق في التفاصيل، يحل التحديات · موجه نحو النتائج: مدفوع لتحقيق النجاح، يريد الفوز · التوافق الثقافي: طاقة إيجابية، يلتزم بالنظام، يضيف قيمة.
ملخص وظيفة الإدارة: المبيعات · دراسة "كيفية إنشاء مشترٍ"، وتعلم عملية المبيعات - سيساعدك ذلك في مبيعات المكتب الافتراضي ومشاركة العمل.
· دراسة أدلة حديث المبيعات للمكتب الافتراضي ومشاركة العمل · البيع بحماس، موضحًا الفروقات الفريدة التي تجعل العميل ناجحًا.
· عبر الهاتف، الهدف هو تسجيل استفسار المكتب الافتراضي عبر الهاتف، وحجز استفسارات المكتب ومشاركة العمل للقيام بجولة في المكتب.
· كل استفسار سيتلقى عرضًا توضيحيًا للتواصل والتكنولوجيا.
تأكد من فهمك لقوتها، وقدم التكنولوجيا للاستفسارات التي تقوم بجولة.
· تعلم وإدارة "رحلة البيع" لجميع الاستفسارات، وتدريب فريقك على التعامل مع الاستفسارات بأولوية وفق المعايير.
· قم بجولة في الطابق ثلاث مرات يوميًا لضمان تقديم خمس نجوم.
تم إعداد المكتب التوضيحي وفقًا للمواصفات، ويتم تقديم جميع المكاتب بعامل WOW - مما يخلق مشترٍ.
· واثق في استخدام الأدوات مثل "لا تشتري كذبة"، "لماذا تحتاج إلى الدخول"، و"المقارنة السريعة" لمساعدتك في إنشاء مشترٍ.
· متابعة الاستفسارات مع الحفاظ على تحديث CRM/MyFloor/Wombat، مدفوع لإغلاق المبيعات.
الشبكة العالمية لتكنولوجيا المعلومات: · معرفة جيدة بجميع القدرات، والأنظمة، والخدمات، والشبكة: o سرفكورب النطاق العريض، أمان WiFi الفريد o هواتف سيسكو IP، مدير المكالمات، شاشة مكالمات Worksmart، اعترض، أقل تكلفة توجيه o الاتصالات الموحدة، Onefone، Onefax إدارة المبيعات: · اتبع قوالب المبيعات في المكتبة عند التواصل نيابة عنك.
· حافظ على تحديث Wombat بتفاصيل إشعار المبيعات الصحيحة، والمراسلات، واتفاقيات الخدمة المرفوعة.
· تأكد من الحصول على اتفاقيات الخدمة، ورقم العميل، وتفاصيل بطاقة الائتمان وتنفيذها بشكل صحيح.
استقرار الفريق: العمل مع مديري المكتب، المكتب الافتراضي ومشاركة العمل لتحقيق هذه المعايير.
· توظيف فريق رائع من الأفراد المهرة، المتحمسين، ودفع رواتب أعلى من المعدل السائد، (لا تستخدم وكالات التوظيف).
· تأكد من الحفاظ على فريق متوازن (وفقًا لمعايير المكتبة) لخدمة العملاء وتنمية الأعمال.
· خلق بيئة عمل إيجابية وممتعة.
تحقق من ذلك من خلال دخولك إلى طابقك بابتسامة، وموقف إيجابي، ومساعدة فريقك في تحقيق الأهداف، ومكافأتهم من خلال ميزانية التحفيز، وتدريب فريقك وفقًا لإرشادات المكتبة.
· عقد اجتماعات فريق لتحفيز، وتعليم، ومكافأة فريقك كل ستة أسابيع.
· إشراك المدير العام الخاص بك أو تنظيم متحدث ضيف ربع سنوي.
توزيع محاضر الاجتماعات على جميع أعضاء الفريق والمدير العام خلال 48 ساعة.
· ناقش مع فريقك عملاء العملاء؛ اكتشف ما يحتاجه العملاء وكيف يمكننا مساعدتهم.
درب فريقك على تجاوز توقعات العملاء.
· إجراء مراجعات أداء مع فريقك لقياس المهارات، والتدريب، ومناقشة الأهداف، والنجاحات، والأهداف.
مراجعة وصف وظيفة الفريق وتقييم الأداء.
· احتفل بمبيعاتك ونجاح العملاء مع فريقك.
استقرار العملاء: · الترحيب بالعملاء والمكالمات السعيدة مع فريقك وفقًا للمعايير في المكتبة لكل عميل من اليوم الأول والاستمرار في الانضمام على مدى 6-8 أسابيع لمعرفة كيف يمكنك دعم العميل.
· إجراء حد أدنى من 8 اجتماعات "كيف يمكننا مساعدتك" (80/20) شهريًا، لفهم أعمال العملاء، والتقدم، والطرق التي يمكننا دعمهم بها من خلال حلول الاشتراك.
تقديم تفاصيل التقرير إلى المدير العام الخاص بك.
· التعامل مع جميع استفسارات أو مخاوف العملاء خلال 24 ساعة.
· تقديم وظائف الشبكات ربع السنوية في طابقك لتعزيز المجتمع وتسهيل تقديم الأعمال للاستقرار.
إنهاء العملاء: · فهم وشرح "مقارنة إعادة البيع" التي توضح التكاليف الحقيقية والفوائد المالية عند إعداد عمل يصل إلى 10 أشخاص في مساحة مكتب تقليدية.
· استهدف إعادة بيع العملاء الذين يقدمون إشعار إنهاء.
· حيثما كان ذلك مناسبًا، تطبيق التوقف الافتراضي، وفقًا للإرشادات في المكتبة.
تحقيق الربح: · مراجعة بيان الأرباح والخسائر الشهري؛ مقارنة أدائك في الفترة الحالية مع الشهر السابق والسنة السابقة، وزيادة الأرباح.
(بعد أول 6 أسابيع).
· معرفة توقعاتك للشهر والسنة.
· تدقيق وزيادة الاشتراكات بشكل نشط.
الحسابات: · تأكد من أن فواتير الموردين قد تم تحميلها على العملاء مع هامش الربح المناسب.
· تأكد من أن جميع الشيكات والنقد يتم إيداعها في نفس اليوم.
· استلام مدفوعات العملاء بدقة في نظام المحاسبة من كشف الحساب المصرفي/الإيصالات.
· متابعة جمع المدفوعات من العملاء المتأخرين meeting collection targets on 15th, 21st, and 25th of the month.
· يجب أن يكون 95% من جميع عملاء المكتب الافتراضي ومشاركة العمل لديهم بطاقة ائتمان في الملف ويجب أن يدفع عملاء المكتب عبر الخصم المباشر.
نظام الفوترة: · معرفة جيدة بنظام الفوترة الخاص بك.
· إعداد العملاء بشكل صحيح في نظام المحاسبة؛ تأكد من إدخال جميع العناصر في اتفاقية الخدمة بشكل صحيح، وزيادات الإيجار المدخلة وتحدث تلقائيًا.
· تأكد من أن فريقك يستخدم مؤقت المهام ويتقاضى بشكل صحيح يوميًا.
تحقق من القواعد، والشحن، والأكواد الصحيحة، إلخ.
· تدقيق العناصر المتكررة مرتين في السنة.
· إعداد وتوزيع فواتير العملاء بدقة وفي الوقت المناسب بحلول اليوم الأول من الشهر.
عام: · تأكد من صيانة جميع معدات الطابق - لا يوجد ميزانية صيانة.
· تأكد من معرفة جيدة بمعداتك؛ آلة التصوير، التلفاز، السبورة الذكية، مؤتمرات الفيديو.
· التواصل مع قسم تكنولوجيا المعلومات لضمان صيانة سجلات ومعدات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات.
· التواصل مع إدارة المبنى لضمان تحديث قوائم الدليل، ويتم إدراجها، وصيانة المبنى.
· التواصل مع وكالة إدراج الدليل المحلي لضمان تحديثها.
· عند الدعوة، حضور اجتماعات الإدارة، والعودة إلى موقعك وتدريب فريقك بنشاط بالمعلومات.
· الإبلاغ بانتظام وبصدق إلى مديرك.
الإدارة: · الاحتفاظ بقائمة رئيسية يومية في مذكرتك على Outlook.
· الحفاظ على رصيد نقدي دقيق والحصول على تعويضات منتظمة.
· التأكد من أن أنظمة صالة العمل المشتركة وأنظمة اليوم محفوظة للعملاء الافتراضيين والمسافرين.
· التأكد من اتباع أنظمة البريد بدقة والحفاظ عليها، وفقًا لإرشادات المكتبة.
· التأكد من أن كتيبات جميع المعدات، وITS وكتيبات الفريق تظل معلومات ملكية ولا تُعطى أبدًا لعميل أو شخص خارجي.
لا يُسمح بأخذ الكتيبات خارج الطوابق.
المعرفة العامة: · أسعار العقارات لكل 100 متر مربع / 30 تسبو في مدينتك.
· ما الذي يحدث في مدينتك؟
يجب أن يكون لديك قاعدة معرفة تجارية جيدة.
· حضور أحداث الشبكات - الحد الأدنى 1 في الشهر.
· كن طالبًا في سوقك.
الشخصية: · يجب أن يكون المظهر / قواعد اللباس احترافيًا وأسلوبًا مناسبًا لبيئة مرموقة.
· قُد فريقك بالقدوة.
· كن صادقًا وتحدث دائمًا إلى مديرك الأعلى ولا تشرك فريقك في حياتك الشخصية.
· احصل على "صديق" في المستوى الإداري.
· ابتسم!
استمتع.