الوصف الوظيفي
نظرة عامة على الوظيفة
يتم البحث عن موظف استقبال ومساعد شخصي منظم للغاية ومحترف وذو لغتين لدعم مدير تنفيذي كبير مع الإشراف على عمليات الاستقبال. تتطلب هذه الوظيفة فردًا يمكنه إدارة المسؤوليات الإدارية بثقة، وتنسيق جداول المديرين، والتعامل مع المعلومات السرية، وتقديم خدمة استثنائية لكل من المعنيين الداخليين والخارجيين.
يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمهارات تواصل ممتازة، واهتمام قوي بالتفاصيل، والقدرة على العمل بشكل فعال في بيئة عمل ديناميكية.
المسؤوليات الرئيسية
عمليات الاستقبال
- تكون نقطة الاتصال الرئيسية للزوار والعملاء والشركاء التجاريين.
- ترحيب بالضيوف وضمان انطباع أول احترافي وإيجابي عن المؤسسة.
- التعامل بكفاءة مع المكالمات الهاتفية الواردة، والبريد الإلكتروني، والاستفسارات العامة.
- إدارة تسجيل الزوار وتنسيق حجز غرف الاجتماعات.
- استلام وتوزيع البريد، وتسليم الطرود، والمراسلات الأخرى.
- الحفاظ على منطقة الاستقبال والمناطق المشتركة في حالة احترافية ومنظمة.
دعم المدير التنفيذي
- تقديم الدعم الإداري اليومي لمدير تنفيذي كبير.
- إدارة التقاويم، والمواعيد، وجداول الاجتماعات.
- تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك اللوجستيات وإعداد المواد.
- صياغة المراسلات، والتقارير، والعروض التقديمية، ووثائق الاجتماعات.
- إعداد جداول أعمال الاجتماعات وتتبع الإجراءات اللاحقة عند الحاجة.
- تصفية الاتصالات وتحديد أولويات الطلبات نيابة عن المدير التنفيذي.
- تنظيم حجوزات السفر، والإقامة، والنقل، والمسارات.
التنسيق الإداري
- المساعدة في إعداد وصيانة سجلات ووثائق القسم.
- دعم تنسيق المقابلات، والاجتماعات، وجلسات التدريب، والفعاليات التجارية.
- مراقبة عناصر العمل، والموافقات، والمواعيد النهائية الإدارية.
- إعداد التقارير، وجداول البيانات، والمتعقبين، ومواد العروض التقديمية حسب الحاجة.
- التواصل مع الأقسام الداخلية لتسهيل التواصل السلس وتدفق العمل.
إدارة السجلات والسرية
- الحفاظ على أنظمة حفظ دقيقة لكل من الوثائق المادية والإلكترونية.
- ضمان التعامل مع المعلومات السرية بأعلى مستوى من التقدير.
- تنظيم وصيانة السجلات لتسهيل الاسترجاع والمرجعية.
- دعم تتبع الوثائق، والأرشفة، وأنشطة التحكم في الإصدارات.
- ضمان الامتثال للإجراءات الإدارية الداخلية ومعايير حفظ السجلات.
التواصل والتواصل مع المعنيين
- صياغة رسائل احترافية، وإعلانات، ومراسلات تجارية.
- تنسيق التواصل مع الموظفين والعملاء والموردين والاستشاريين والأطراف الخارجية.
- متابعة الأمور والالتزامات المعلقة نيابة عن الإدارة.
- دعم تدفق المعلومات الفعال عبر الأقسام والمعنيين.
مسؤوليات إضافية
- المساعدة في تنظيم اجتماعات الشركة، وورش العمل، والفعاليات.
- مراقبة متطلبات إمدادات المكتب وتنسيق التجديد عند الضرورة.
- المساهمة في مبادرات تحسين العمليات داخل الوظيفة الإدارية.
- أداء مهام أخرى وتكليفات خاصة حسب الحاجة.
المهارات
متطلبات الخبرة
- خبرة لا تقل عن 3-5 سنوات في وظيفة موظف استقبال، مساعد شخصي، مساعد تنفيذي، أو منسق إداري.
- يفضل وجود خبرة سابقة في دعم الإدارة العليا.
- تعتبر الخبرة في بيئة عمل احترافية مرغوبة للغاية.
متطلبات اللغة
- متحدث أصلي باللغة العربية.
- طلاقة في اللغة الإنجليزية والعربية تحدثًا وكتابة.
- القدرة على التواصل بفعالية مع الإدارة العليا، والموظفين، والعملاء، والمعنيين الخارجيين.
المهارات المهنية
- إجادة استخدام تطبيقات مايكروسوفت أوفيس، بما في ذلك وورد، وإكسل، وباوربوينت، وأوتلوك.
- قدرات قوية في تنسيق الجداول والاجتماعات.
- مهارات إدارية وتنظيمية ممتازة.
- قدرات فعالة في كتابة المراسلات التجارية والتقارير.
- ممارسات قوية في إدارة الوثائق وحفظ السجلات.
السمات الشخصية
- مظهر وسلوك احترافي.
- مهارات تواصل بين شخصية ممتازة.
- قدرات تنظيمية قوية والقدرة على تعدد المهام.
- درجة عالية من السرية والنزاهة.
- اهتمام بالتفاصيل والتزام بالدقة.
- نهج استباقي مع مهارات قوية في حل المشكلات.
- القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة أولويات متعددة.
- عقلية تركز على العميل مع موقف إيجابي.
ما نبحث عنه
نبحث عن محترف موثوق وموجه نحو الخدمة يستمتع بالتفاعل مع الناس، ويزدهر في بيئة سريعة، ويمكنه موازنة مسؤوليات المكتب الأمامي مع الدعم الإداري على مستوى المدير التنفيذي. يجب أن يظهر المرشح الناجح الاحتراف، والتقدير، والقدرة على تمثيل المؤسسة بثقة ومصداقية.
لقد تمت ترجمة هذا الإعلان الوظيفي بواسطة الذكاء الاصطناعي وقد يحتوي على بعض الاختلافات أو الأخطاء البسيطة.
