مراقب الوثائق

القسم الأول: المعلومات الأساسية

وظيفة العمل

التصميم والهندسة

الدور

مراقب الوثائق

التقارير إلى:

رئيس القسم

تصنيف مكان العمل

EDRC، المقر الرئيسي.

القسم الثاني: ملخص الدور (غرض الدور)

مراقب الوثائق مسؤول عن تنظيم وإدارة وصيانة جميع الوثائق المتعلقة بالمشاريع بكفاءة، وضمان التحكم الدقيق في الوثائق، وتتبع النسخ، وسهولة الوصول لفرق المشروع. يلعبون دوراً حاسماً في ضمان نزاهة وامتثال الوثائق طوال دورة حياتها. يتعاون مراقب الوثائق مع فرق المشروع لتسهيل التواصل، وتتبع تقدم المشروع، وإدارة الأرشفة، وضمان السرية، والحفاظ على السجلات المناسبة للتخزين على المدى الطويل.

القسم الثالث: المسؤوليات الرئيسية / المساءلة

إدارة الوثائق

• استلام وإصدار الوثائق بموجب الإرسال، سواء داخلياً أو خارجياً وفقاً لمصفوفة توزيع الوثائق.
• ضمان فحص جميع الوثائق الهندسية جيداً وتقديمها في الوقت المحدد وفقاً للجدول الزمني.
• تطوير وصيانة سجل التحكم في الوثائق لقسم المشاريع.
• الحفاظ على سجلات محدثة لجميع الوثائق والمخططات المعتمدة في أرشيف الوثائق وخادم الملفات مع سهولة تتبعها.
• ضمان أن النسخ المعتمدة من الوثائق والمخططات الأخيرة تُعطى للمهندسين / أصحاب المصلحة المناسبين.

التنسيق والتوزيع

• ضمان أن أي تحديثات أو تغييرات على الوثائق يتم التواصل بها ومشاركتها مع جميع الأطراف في الوقت المناسب.
• التعاون مع الفرق متعددة الوظائف لتبسيط عملية الموافقة على الوثائق.
• التنسيق مع فرق تكنولوجيا المعلومات لتعزيز تدابير الأمن السيبراني لحماية الوثائق.

الامتثال والمعايير

• ضمان أن جميع الوثائق تتوافق مع معايير الشركة ومتطلبات القانونية / التعاقدية واللوائح الصناعية (مثل ISO، الأكواد الهندية).
• الحفاظ على سرية وأمان المعلومات الحساسة للمشروع.
• إجراء فحوصات جودة منتظمة على وثائق المشروع لضمان الدقة والتناسق.

أنظمة التحكم في الوثائق

• استخدام أنظمة إدارة الوثائق (كلاهما رقمي وفعلي) لتتبع وتخزين واسترجاع الوثائق.
• تنفيذ وصيانة نظام أرشفة مبسط لضمان سهولة العثور على الوثائق والوصول إليها.
• ضمان أن الوثائق الخاصة بالمشروع مؤرشفة بشكل صحيح في نهاية المشروع للتخزين على المدى الطويل.
• تطوير وتحديث إجراءات وإرشادات التحكم في الوثائق لضمان استخدام عمليات صحيحة ومتسقة ومعيارية داخل الفريق.

تتبع تقدم المشروع

• المساعدة في مراقبة جداول المشروع من خلال تتبع تدفق وحالة الوثائق.
• ضمان الحصول على الموافقات والتوقيعات في الوقت المناسب لمراحل المشروع المختلفة من خلال إجراءات تتبع مناسبة.
• إدارة أنشطة الأرشفة وقواعد البيانات للوثائق الخاضعة للرقابة لضمان سهولة تتبعها والوصول إليها.

القسم الرابع: التفاعلات الرئيسية

المعنيون الداخليون

غرض التفاعل

DDH / SH

• استلام التعليمات / فهم متطلبات المشروع وأعمال القسم.

أعضاء الفريق