موظف استقبال

حول الدور:
نحن نبحث عن موظف استقبال محترف وودود ليكون نقطة الاتصال الأولى لمكتبنا في دبي. ستقوم بإدارة عمليات الاستقبال، والتعامل مع المكالمات الواردة، وتنسيق المواعيد، وتقديم دعم إداري استثنائي لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة وتجارب عملاء متميزة.

المسؤوليات:
تحية الزوار والترحيب بهم بطريقة دافئة ومهنية
الإجابة على المكالمات الواردة، وتصفيتها، وتحويلها، مع أخذ رسائل دقيقة عند الضرورة
جدولة وتأكيد وإدارة المواعيد وحجوزات غرف الاجتماعات
الحفاظ على منطقة الاستقبال والردهة مرتبة ومنظمة
التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك البريد وخدمات البريد السريع
المساعدة في مهام التنسيق الإداري مثل الأرشفة، وإدخال البيانات، وإعداد الوثائق
استخدام تطبيقات MS Office لإنشاء التقارير، والحفاظ على السجلات، ودعم سير العمل في المكتب
تقديم المتابعة في الوقت المناسب على استفسارات العملاء والفريق لضمان حل القضايا بكفاءة
التعاون مع الأقسام الأخرى لتسهيل سير العمليات المكتبية بسلاسة
الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة وتطبيق بروتوكولات الأمان

المؤهلات المطلوبة:
3-7 سنوات من الخبرة في الاستقبال، أو مكتب الاستقبال، أو دور خدمة العملاء
إجادة مثبتة في MS Office (وورد، إكسل، أوتلوك، باوربوينت)
مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة باللغة الإنجليزية
توجه قوي نحو خدمة العملاء مع سلوك احترافي وودود
قدرة مثبتة في تنسيق المواعيد والتعامل مع المكالمات
مهارات تنظيمية قوية واهتمام بالتفاصيل في التنسيق الإداري
القدرة على تعدد المهام، وتحديد الأولويات، والعمل بكفاءة في بيئة سريعة
الإلمام بمعدات المكتب الأساسية (أنظمة الهاتف، الطابعات، الماسحات الضوئية)
تصريح عمل ساري في الإمارات العربية المتحدة أو رعاية

المؤهلات المفضلة:
إجادة اللغة العربية أو لغات إضافية
خبرة في قطاعات الضيافة أو الشركات أو الرعاية الصحية
الإلمام ببرامج إدارة علاقات العملاء أو برامج الجدولة (مثل Salesforce، Microsoft Teams)
معرفة أساسية بآداب العمل في الإمارات العربية المتحدة والأعراف الثقافية
مهارات قوية في حل المشكلات وموقف استباقي
القدرة على التكيف مع ساعات العمل المرنة عند الحاجة
خبرة سابقة في بيئة عمل متعددة الجنسيات أو متعددة الثقافات