مجموعة المواهب - إدارة المكاتب - التوطين - الإمارات

تتعلق أدوار إدارة المكاتب في مجموعة المواهب بمشاريع التوطين بتقديم دعم إداري وكتابي فعال مع تعزيز تطوير ودمج المواهب الوطنية الإماراتية. يتحمل المرشحون مسؤولية التحكم في الوثائق، والتنسيق، والجدولة، وضمان سير العمليات المكتبية اليومية بسلاسة. تستهدف هذه المجموعة من المواهب الإماراتيين المنظمين ذوي المهارات الإدارية القوية، مما يساهم في تطوير القوى العاملة الوطنية عبر مختلف القطاعات.

تقدم شركة هيل الدولية، التي تضم أكثر من 4300 محترف في أكثر من 100 مكتب حول العالم، خدمات إدارة البرامج، وإدارة المشاريع، وإدارة البناء، وإشراف إدارة المشاريع، والاستشارات، وإدارة المرافق، وغيرها من خدمات الاستشارات للعملاء في مجموعة متنوعة من القطاعات. وقد صنفت مجلة Engineering News-Record مؤخرًا شركة هيل كواحدة من أكبر شركات إدارة البرامج في العالم. لمزيد من المعلومات عن هيل، يرجى زيارة موقعنا على الويب على www.hillintl.com.

تعتبر هيل مزودًا حصريًا لإدارة البرامج والمشاريع والبناء، مما يعني أن لدينا تركيزًا واحدًا كشركة: حماية مصالح العملاء. خالية من أي تضارب محتمل، يتم توجيه أعمالنا بالكامل نحو مساعدة العملاء على تحقيق النتائج المرجوة. نحن ملتزمون بتجاوز التوقعات طوال دورة حياة المشروع الإنشائي بالكامل ونتكيف مع احتياجات كل مهمة لتطوير أساليب وحلول مخصصة لتلبية تلك الاحتياجات.

تعتبر هيل جزءًا من مجموعة GISI الاستشارية، وهي جزء من عائلة الشركات التابعة لشركة Global Infrastructure Solutions, Inc. (GISI). تعرف على المزيد عن مجموعة GISI الاستشارية على www.gisiconsulting.com.

تعتبر شركة هيل الدولية صاحب عمل يتيح الفرص المتساوية/للمحاربين القدامى/ذوي الإعاقة.
ملاحظة: تهدف هذه الوصف الوظيفي إلى توفير مؤشرات على طبيعة ومستويات العمل والمعرفة والمهارات والقدرات والوظائف الأساسية الأخرى التي يجب تنفيذها كجزء من الوفاء بالدور المذكور في عنوان الوظيفة. قد تكون هناك مهام أخرى حسب الحاجة.

· الدعم الإداري العام:

o تقديم الدعم الإداري/السكرتاري إلى SVP/VP وأعضاء فريقه.

o استقبال الضيوف وزوار المكتب بأدب واحترام.

o الحفاظ على تقويم ورقي أو إلكتروني للـ SVP المسؤول.

o اتباع إجراءات التحكم في الوثائق لمعايير هيل الدولية للمكاتب والمشاريع.

o جمع ومراجعة وتوزيع النسخ الورقية والبريد الإلكتروني الوارد.

o التعامل بشكل مستقل مع البريد الذي لا يتطلب انتباه SVP.

o مراجعة المراسلات الواردة والصادرة للتحقق من الدقة وتنسيق الوثائق الصادرة التي تتطلب توقيع SVP/VP.

o تنسيق ترتيبات السفر المعقدة.

o النسخ، والمسح الضوئي، وأرشفة الوثائق.

o إعداد، ونسخ، وتقديم، وأرشفة تقارير النفقات باستخدام VantagePoint.

o معالجة فواتير الموردين بالتنسيق مع قسم المالية.

o أداء مهام إدارية أخرى حسب الحاجة.

o أن تكون جزءًا من فريق العمليات/الإدارة عند الحاجة.

· عمليات الاستقبال:

o الرد على الهواتف وتوجيه المكالمات.

o الحفاظ على آلات الفاكس وآلات النسخ والطابعات في المكتب.

o إدارة جدول السائقين في المكتب، مثل تنظيم الاستلام اليومي، والتسليم، وتسليم الوثائق.

o ترتيب استلام الطرود حسب الحاجة.

o طلب مستلزمات المكتب والمطبخ وتنسيق التسليم.

o استخدام مهارات التواصل الممتازة للتواصل مع مختلف مستويات موظفي الشركة والإدارة والزوار والعملاء وما إلى ذلك.

· عمليات المكتب:

o المساعدة في التخطيط للفعاليات/الاجتماعات.

o تنسيق (وعند الضرورة، أداء) تنظيف وتنظيم المكتب.

• درجة/دبلوم في إدارة الأعمال أو ما يعادلها من معهد تقني.

  
  

• إجادة ممتازة في اللغة العربية والإنجليزية كتابةً وتحدثًا.

  
  

• الإلمام بمجموعة MS Office، وWord، وExcel، وOutlook.

  
  

• القدرة على أداء مهام متعددة في وقت واحد.