تنفيذي عمليات

نظرة عامة على الدور 

يتولى التنفيذي العمليات مسؤولية الإشراف على دورة الإيجار الكاملة، بما في ذلك تجديد العقود، ودقة الفواتير، والمصالحة، والامتثال لأوامر الشراء، وحل القضايا المعقدة للعملاء والشركات. تتطلب هذه الوظيفة قدرة قوية على تعدد المهام، والتنسيق عبر الوظائف، والتفكير التحليلي، والملكية الكاملة للحالات لضمان التميز في الخدمة وحماية الإيرادات.

ما ستقوم به :

تجديد الإيجار وإدارة العقود

•  مراقبة الإيجارات النشطة وإدارة انتهاء الصلاحية القادمة بشكل استباقي.

•  التنسيق مع العملاء وممثلي الشركة للتمديدات أو التعديلات أو الإنهاءات.

•  إعداد والتحقق من عروض التجديد بما يتماشى مع الاتفاقيات والموافقات.

•  ضمان تحديث النظام في الوقت المناسب والتوثيق.

•  منع تسرب الإيرادات واستخدام المركبات غير المصرح بها.

الفوترة، والتحصيل وحماية الإيرادات

•  الإشراف على إعداد والتحقق من الفواتير للإيجارات، والتمديدات، والوقود، والأضرار، والرسوم، والغرامات، والإضافات.

•  ضمان تطبيق المعدلات الصحيحة والامتثال للعقود.

•  تفويض أو التوصية بتعديلات الفواتير، وإعادة الشحن، والتصحيحات.

•  العمل عن كثب مع عمليات الإيجار، والتحصيل لضمان النشر الدقيق وقابلية الاسترداد.

•  دعم متابعة المدفوعات وتقليل الأرصدة المستحقة.

المصالحة وإدارة أوامر الشراء

•  إجراء المصالحة الدورية بين العقود، وسجلات النظام، والفواتير، والمدفوعات.

•  تحديد التباينات وبدء إجراءات التصحيح.

•  التحقق من توفر أوامر الشراء، وحدود القيمة، وصلاحيتها قبل الفوترة.

•  التنسيق مع العملاء الشركات للحصول على أوامر الشراء المعلقة أو التعديلات.

•  الحفاظ على وثائق جاهزة للتدقيق للرقابة المالية.

إدارة علاقات العملاء والبريد الإلكتروني

•  التعامل مع الاستفسارات المعقدة أو الحساسة أو المتصاعدة.

•  تقديم ردود منظمة ومتوافقة مع السياسات ضمن مستوى الخدمة المتفق عليه.

•  تقديم تفصيل شفاف للرسوم والتبريرات.

•  الحفاظ على علاقات عمل قوية مع أصحاب المصلحة في الشركات.

حل المشكلات المعقدة وإدارة التصعيد

•  التحقيق في النزاعات متعددة الطبقات المتعلقة بالمعدلات، والأضرار، والغرامات، والتأمين، أو المسؤولية.

•  جمع المعلومات من العمليات، والأسطول، وورش العمل، والمالية.

•  اقتراح حلول عملية توازن بين رضا العملاء وسياسة الشركة.

•  تحمل المسؤولية حتى الوصول إلى الحل النهائي والقبول.

التنسيق وإدارة أصحاب المصلحة

•  العمل كجهة اتصال مركزية بين العملاء، وممثلي الشركة، وورش العمل، وفرق الاسترداد، والأقسام الداخلية.

•  تتبع الحالات ذات التأثير العالي وضمان الإغلاق في الوقت المناسب.

•  تسليط الضوء على المخاطر التشغيلية أو المالية للإدارة.

تعدد المهام وأولوية سير العمل

•  إدارة التجديدات، والمصالحات، والفوترة، وفحوصات أوامر الشراء، والبوابات، والتصعيدات في وقت واحد.

•  تحديد أولويات الأمور العاجلة / ذات القيمة العالية بفعالية.

•  الحفاظ على الإنتاجية تحت الضغط مع الالتزام بالمواعيد النهائية ومستويات الخدمة.

تحسين العمليات ودعم الفريق

•  توجيه التنفيذيين المبتدئين في التعامل مع النزاعات والرقابة على الفوترة.

•  دعم عملية الانضمام ومشاركة المعرفة.

•  تقديم توصيات لتحسين تقليل الأخطاء وتسريع الحل.

•  مساعدة الإدارة في تقارير الأداء والإيرادات.