منسق العمليات

نظرة عامة على الدور.
هذه وظيفة مزدوجة تشمل مسؤوليات منسق عمليات ساب ومنسق عمليات لمنتج الشحن. تتطلب هذه الوظيفة القدرة على القيام بمهام متعددة والتكيف عبر عمليات توصيل ساب وعمليات الشحن الجوي والبحري والبري الأوسع.

مسؤوليات عمليات ساب

عمليات الاستيراد

إدارة ومعالجة بيانات الاستيراد الجمركية لنجامينا، تشاد، مع ضمان الدقة والانتهاء في الوقت المحدد.

معالجة وصول الشحنات في نظام ساب وتحديث استثناءات الحجز الحكومية وفقًا لذلك.

التنسيق مع فريق وسيط الجمارك في مطار نجامينا من أجل التخليص وإدارة الشحنات المحتجزة بما يتماشى مع كل بيان.

التواصل مع فريق وسيط الجمارك ومستودع موف وان لتسهيل نقل الشحنات بين مطار نجامينا ومكتب نجامينا.

إعداد وصيانة متتبع الجمارك في إكسل لجميع الشحنات المفرج عنها، مع تسجيل الرسوم الجمركية، ورسوم المناولة في المطار، ورسوم النقل حيثما ينطبق.

إنشاء إيصالات للشحنات المفرج عنها لكل بيان، بما في ذلك تفاصيل تتبع ساب مثل الرسوم الجمركية، ورسوم الصرف، ورسوم الوساطة بالعملة المحلية.

ضمان إدخال جميع الوثائق الداعمة بدقة في متتبع الجمارك.

إنشاء وظائف في إنترتك لكل بيان، بما في ذلك تكاليف البائع وأسعار بيع موف وان.

الإبلاغ عن جميع تحصيلات الرسوم الجمركية، والضرائب، ورسوم تسليم الوثائق في تقرير النقدية الصغيرة وتقديمه إلى الفريق المالي المحلي في نفس اليوم.

توزيع الرسوم، وإيصالات الضرائب، والوثائق على السائقين المعنيين للشحنات القابلة للشحن وغير القابلة للشحن بناءً على طرق التسليم المعينة.

إعداد تقارير تفتيش الأضرار مع أدلة فوتوغرافية للشحنات التالفة أو المفقودة أو المفقودة المحتوى وتصعيدها إلى مدير العمليات للتقييم.

أداء عمليات المسح الواردة في نظام ساب تندرا لجميع الشحنات المفرج عنها جمركيًا.

تحديث إشعارات الاستثناء في النظام لأي شحنات محتجزة في جمارك نجامينا، مشيرًا إلى سبب الاحتجاز.

ضمان قيام السائقين بإجراء عمليات المسح في نظام ساب جلوبال بيك أب آند دليفرى (GPD) قبل كل تسليم.

تحديث الاستثناءات اللازمة في نظام تندرا للشحنات المخصصة للاستخدام الذاتي أو المحتجزة لأسباب أخرى.

إجراء متابعة يومية على جميع الشحنات حتى يتم تأكيد التسليم وتحديث دليل التسليم اليدوي.

مراقبة جميع إشعارات الاستثناء المفتوحة للاستيراد يوميًا عبر كل من متتبع إكسل ونظام ساب، مع ضمان الإغلاق في غضون 10 أيام.

إعداد إيصالات مجانية في الولايات المتحدة حسب الحاجة من قبل النظام أو طلب ساب.

تقديم تقارير النقدية الصغيرة الأسبوعية كل يوم ثلاثاء، بما في ذلك تحليل كامل للتكاليف والمبيعات، وإيصالات مجانية ممسوحة ضوئيًا، وملخص إكسل إلى الفريق المالي المحلي.

معالجة شكاوى العملاء المتعلقة بعمليات الاستيراد وتصعيد القضايا غير المحلولة إلى مدير العمليات.

إنشاء ملصقات التحكم في الاستيراد للعملاء الذين يزورون في نظام وورلد شيب وجمع الرسوم المعمول بها وبطاقة الهوية الصادرة عن الحكومة مسبقًا.

عمليات التصدير

إنشاء ملصقات التصدير للعملاء الذين يزورون في نظام وورلد شيب، وجمع رسوم الشحن مسبقًا، والتحقق من بطاقة الهوية الصادرة عن الحكومة وفقًا لإرشادات الأمن العالمية لساب.

الإبلاغ عن جميع تحصيلات رسوم الشحن ورسوم تسليم الوثائق إلى الفريق المالي المحلي في نفس اليوم.

استلام الشحنات التصديرية من العملاء والموزعين؛ إجراء فحص مادي والتحقق من المحتويات مقابل الفواتير. في حالات العناصر المحظورة أو المقيدة، إخطار العميل، وترتيب إزالة المحتويات غير المتوافقة، وطلب فواتير وقوائم تعبئة معدلة.

مسح بيانات الشحن، والفواتير، وقوائم التعبئة (حيثما ينطبق) في نظام ساب الدولي لتصوير الوثائق (IDIS).

تحديث جميع عمليات المسح لالتقاط الشحنات التصديرية يدويًا في نظام تندرا TPD.

ضمان مغادرة جميع الشحنات التصديرية من محطة نجامينا عند الانتهاء من البحث اليدوي، وإرسال التنبيهات المسبقة إلى فريق أربيل.

معالجة شكاوى العملاء المتعلقة بعمليات التصدير وتصعيد القضايا غير المحلولة إلى مدير العمليات.

مراقبة جميع إشعارات الاستثناء المفتوحة للتصدير يوميًا عبر كل من متتبع إكسل ونظام ساب، مع ضمان الإغلاق في غضون 10 أيام.

الجزء 2: مسؤوليات منسق العمليات - مسؤوليات منتج الشحن

تنسيق العمليات الجوية والبحرية والبريّة لكل من الشحنات المستوردة والمصدرة.

مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية للمشاريع عن كثب لضمان تحقيق أهداف الأداء.

تخطيط وجدولة جميع عمليات الالتقاط والتسليم المعينة يوميًا.

استخدام قائمة الموردين المفضلة للشركة وهيكل الأسعار لتحديد أكثر الطرق فعالية من حيث التكلفة وكفاءة لشحنات العملاء.

ترتيب الالتقاط والتسليم في الوقت المناسب للشحنات من خلال التواصل الاستباقي مع الشاحنين والمستلمين.

فهم وتلبية متطلبات العملاء مع ضمان تنفيذ العمليات بشكل متسق ومستويات الخدمة.

الحفاظ على التواصل المنتظم مع العملاء لتقديم تحديثات حول الشحنات، والإبلاغ عن التأخيرات، وإبلاغهم بأي تكاليف إضافية.

مراجعة الوظائف النشطة والعروض ذات الصلة يوميًا لتحديد الفرص لتوليد إيرادات إضافية ورسوم مرور، مما يحسن الربحية العامة.

الحفاظ على التواصل المستمر مع مكاتب موف وان لضمان نقل جميع الوثائق والمعلومات المتعلقة بالشحن بدقة وفي الوقت المناسب.

إعداد وتقديم تقارير يومية دقيقة للإدارة.

تحديث حالة الشحنات والتكاليف في قاعدة بيانات موف وان يوميًا، وفقًا للإجراءات التشغيلية القياسية المعمول بها.

العمل على تقليل التكاليف التشغيلية، وتحسين الكفاءة، وتعزيز الربحية العامة.

الحفاظ على ملف بيع مقابل تكلفة في جميع الأوقات وضمان توفره للمراجعة من قبل الإدارة.

ضمان جاهزية الوظائف مع أسعار البيع والتكاليف عند مغادرة الشحنة من المصدر؛ تجنب تراكم مهام الفوترة حتى بعد تسليم الشحنة.

مطاردة الموردين للحصول على الفواتير بسرعة بعد الانتهاء من خدماتهم.

دعم أي واجبات أو مشاريع أخرى كما هو مطلوب من قبل المشرف المباشر لتلبية احتياجات العمل المتطورة.