منسق فعاليات

فرصة #356

العميل:

وكالة اتصالات حية، تقدم خدمات متكاملة تمكّن التميز في الإعلانات والفعاليات والعلاقات العامة ووسائل الإعلام الرقمية والاجتماعية. يعملون على حملات مذهلة مع شركات حكومية وخاصة بارزة على مستوى العالم.

متطلبات الوظيفة:

• مراقبة أنشطة الفعاليات لضمان الامتثال للوائح والقوانين المعمول بها، ورضا المشاركين، وحل أي مشاكل قد تطرأ.
• التشاور مع الموظفين في موقع الفعالية المختار لتنسيق التفاصيل.
• فحص مرافق الفعالية للتأكد من أنها تتوافق مع متطلبات العملاء.
• تنسيق الخدمات للفعاليات، مثل الإقامة والنقل للمشاركين، والمرافق، والتموين، واللافتات، والعروض، ومتطلبات الاحتياجات الخاصة، والطباعة، وأمن الفعالية.
• التشاور مع العملاء لتحديد الأهداف والمتطلبات للفعاليات مثل الاجتماعات والمؤتمرات والندوات.
• الاجتماع مع الرعاة واللجان المنظمة للتخطيط لنطاق وشكل الفعاليات، وتحديد ومراقبة الميزانيات، أو مراجعة الإجراءات الإدارية وتقدم الفعالية.
• مراجعة فواتير الفعالية للتأكد من دقتها، والموافقة على الدفع.
• تقييم واختيار مقدمي الخدمات وفقًا لمتطلبات العملاء.
• ترتيب توفر المعدات السمعية والبصرية، والنقل، والعروض، وغيرها من احتياجات الفعالية.
• تخطيط وتطوير البرامج، والأجندات، والميزانيات، والخدمات وفقًا لمتطلبات العملاء.
• الالتزام بسياسات وإجراءات الشركة.
• الحفاظ على بيئة آمنة ومأمونة وفقًا لسياسات الشركة والمتطلبات التشريعية.
• الحفاظ على بيئة آمنة ومأمونة لنفسك، والموظفين، والعملاء.
• دعم المدير العام وفريق الفعاليات في التواصل بمعلومات الشركة.
• دعم جميع استراتيجيات التسويق وتقديم صورة الشركة/الاتصالات في جميع الأوقات.
• التنسيق مع فريق الفعاليات لضمان أن العمل يسير وفق الجدول الزمني ويتم تسليمه في الوقت المحدد.
• التنسيق مع الفريق الإبداعي فيما يتعلق بتصميم لافتات الفعاليات، وما إلى ذلك.
• تحمل المسؤولية عن التحقق من دقة إعداد عمليات الفعالية بشكل صحيح.