مراقب مستندات

ملخص الوظيفة

تسعى الجامعة الأمريكية في الإمارات إلى تعيين مراقب مستندات منظم للغاية ودقيق لدعم قسم الفعالية المؤسسية في إدارة وصيانة والتحكم في المستندات المؤسسية والسجلات والسياسات والتقارير وأدلة الاعتماد والوثائق ذات الصلة.

سيتأكد المرشح الناجح من تخزين جميع المستندات المؤسسية وتتبعها وتحديثها وتوزيعها بشكل صحيح وفقًا لسياسات الجامعة ومتطلبات الاعتماد ومعايير إدارة السجلات. ستدعم هذه الوظيفة الفعالية المؤسسية وضمان الجودة والاعتماد ومبادرات التحسين المستمر من خلال الحفاظ على أنظمة وثائق دقيقة وسهلة الوصول.

المؤهلات والخبرة

• درجة البكاليوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو إدارة السجلات أو علوم المكتبات أو ضمان الجودة أو مجال ذي صلة من مؤسسة معتمدة.
• خبرة لا تقل عن 2-5 سنوات في إدارة المستندات أو إدارة السجلات أو الإدارة أو ضمان الجودة أو مجال ذي صلة.
• يفضل أن تكون لديك خبرة في مؤسسة تعليم عالي.
• خبرة في العمل مع أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية ومنصات الملفات الرقمية.

المهارات / التدريب / المعرفة

• مهارات قوية في إدارة المستندات والتحكم في السجلات.
• قدرات تنظيمية وإدارية ممتازة.
• اهتمام كبير بالتفاصيل والدقة.
• إجادة في تطبيقات مايكروسوفت أوفيس، وخاصة وورد وإكسل وشير بوينت وأنظمة إدارة المستندات.
• معرفة بإجراءات الاحتفاظ بالسجلات والتحكم في المستندات.
• مهارات قوية في الكتابة والتواصل الشفهي.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.
• القدرة على إدارة مهام متعددة والالتزام بالمواعيد النهائية.
• فهم متطلبات وثائق الاعتماد وضمان الجودة يعد ميزة.

مسؤوليات الوظيفة

• الحفاظ على نظام التحكم في المستندات بالجامعة وإدارته لضمان التخزين الدقيق والاسترجاع والأرشفة للسجلات المؤسسية.
• استلام وتسجيل وتتبع وتوزيع وأرشفة المستندات الرسمية وفقًا للإجراءات المعمول بها.
• الحفاظ على التحكم في إصدار المستندات والتأكد من أن المستندات الحالية والمعتمدة فقط هي التي يتم تداولها واستخدامها.
• دعم الاعتماد والفعالية المؤسسية وأنشطة ضمان الجودة من خلال تنظيم وصيانة الأدلة والوثائق الداعمة.
• تنسيق جمع ومراجعة وأرشفة السياسات والإجراءات والتقارير ومحاضر الاجتماعات والسجلات المؤسسية.
• مراقبة دورات مراجعة المستندات وضمان التحديثات في الوقت المناسب للوثائق المؤسسية.
• ضمان الامتثال لسياسات الاحتفاظ بالمستندات وإدارة السجلات.
• الحفاظ على أنظمة الملفات الإلكترونية والفيزيائية بطريقة آمنة ومنظمة.
• إعداد تقارير دورية بشأن حالة المستندات والامتثال وأنشطة الأرشفة.
• مساعدة الأقسام في تقديم المستندات وتنسيقها وتتبعها وعمليات الأرشفة.
• دعم التدقيق ومراجعات الاعتماد والتقييمات المؤسسية من خلال توفير الوثائق والسجلات المطلوبة.
• التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين لضمان تقديم واسترجاع المستندات في الوقت المناسب.
• ضمان سرية وأمان المعلومات المؤسسية الحساسة.
• المساعدة في تطوير وتحسين إجراءات إدارة المستندات وسير العمل.
• أداء أي مهام أخرى يكلف بها مدير الفعالية المؤسسية أو إدارة الجامعة.

عن الجامعة الأمريكية في الإمارات (AUE)

تدعو الجامعة الأمريكية في الإمارات (AUE) المتقدمين من المرشحين المؤهلين جيدًا لمجموعة من الوظائف الأكاديمية والإدارية. تقع AUE في مدينة دبي الأكاديمية الدولية.

لا تعد AUE مجرد مكان للتعلم، بل هي مركز للابتكار والنمو، حيث تجد خبرتك وطموحاتك بيئة مرحبة.

في AUE، نؤمن بأن "لا شيء مستحيل" هو طريق النجاح.

تتكون AUE من سبع كليات ديناميكية: كلية القانون، كلية التربية، كلية التصميم، كلية إدارة الأعمال، كلية الإعلام والاتصال الجماهيري، كلية الهندسة والتكنولوجيا، وكلية الأمن والدراسات الاستراتيجية. تتمتع كل كلية بنقاط قوة فريدة واعتمادات مرموقة، مما يعكس التزامنا بتقديم تعليم عالمي المستوى.

الجامعة الأمريكية في الإمارات معتمدة من SACSCOC (رابطة الكليات والمدارس الجنوبية) لمنح درجات البكالوريوس والماجستير. الجامعة مرخصة رسميًا من وزارة التعليم العالي والبحث العلمي في الإمارات، وجميع برامجها الأكاديمية معتمدة من لجنة الاعتماد الأكاديمي (CAA).