الغرض من الوظيفة

أداء مهام إدارية وسكرتارية وعامة متنوعة تتعلق بالقسم، بما في ذلك إدارة البريد، إعداد التقارير، التعامل مع المكالمات الهاتفية، الحفاظ على سجلات الملفات، تنظيم الاجتماعات وتوجيه زوار القسم، بالإضافة إلى مهام مكتبية أخرى متنوعة مثل الفاكس، البريد الإلكتروني، وإعداد تنسيق القسم، وما إلى ذلك.
ضمان إدارة الأعمال الزائدة مع التركيز الخاص على الأعمال الحساسة والسرية وفقًا للإجراءات المعمول بها.

المسؤوليات المحددة للوظيفة (الجزء 1)

كتابة، تدقيق وتوزيع مجموعة متنوعة من المواد مثل الرسائل، التقارير والجداول. يشمل ذلك إدخال، تعديل واسترجاع المعلومات، وأداء النسخ الأمني وأرشفة الوثائق.
إكمال ومعالجة النماذج القياسية، وإعداد الرسائل والتقارير الروتينية من ملاحظات موجزة أو تعليمات شفهية.
إنشاء والحفاظ على نظام ملفات. طلب، الحفاظ وتوزيع القرطاسية واللوازم المكتبية.
تلقي المكالمات الهاتفية في مكتب المشرف المعين، والإجابة على الاستفسارات وتحديد المواعيد. إعداد قائمة جهات الاتصال الهاتفية والمناصب للتواصل، الدعوات وعناوين الرسائل.
الإجابة على المكالمات الهاتفية وإجراءها. تدوين ونقل الرسائل كما هو موجه.
تلقي، فرز وتوزيع جميع البريد الوارد. عمل نسخ حسب الحاجة وتقديمها للمشرف. إعداد البريد الصادر للإرسال. الحفاظ على سجل مناسب وتتبع للبريد الوارد / الصادر.
تنظيم الاجتماعات حسب التعليمات، بما في ذلك ترتيب غرف المؤتمرات، الوسائل البصرية والمرطبات، حضور الاجتماعات لتدوين المحاضر وتحديد مواعيد الاجتماعات مع المشاركين.
أداء مهام مشابهة أو ذات صلة كما هو موجه، مثل تجميع وتوزيع البيانات، إلخ.

المسؤوليات المحددة للوظيفة (الجزء 2)

المسؤوليات المحددة للوظيفة (الجزء 3)

المسؤوليات العامة

السياسات، الأنظمة، العمليات والإجراءات
تنفيذ والامتثال لجميع السياسات، العمليات، الأنظمة، المعايير، والإجراءات الوظيفية ذات الصلة، لتحقيق الأهداف التشغيلية.
الابتكار والتحسين المستمر
المساهمة في تحديد المجالات والفرص للتحسين المستمر في الإجراءات التشغيلية والعمليات الوظيفية.
الصحة والسلامة والبيئة (HSE) والاستدامة
الامتثال للسياسات، الإجراءات، الضوابط، التشريعات ذات الصلة، وإرشادات الاستدامة وفقًا للمعايير الدولية وأفضل الممارسات ومدونة ممارسات أدنوك.
التقارير
تقديم مدخلات لإعداد تقارير تقدم القسم لإدارة الشركة.

المسؤوليات العامة (استمرار)

الاتصالات الداخلية والعلاقات العملية

اتصالات متكررة مع جميع الموظفين في أدنوك والشركات التابعة حسب الحاجة.

الاتصالات الخارجية والعلاقات العملية

اتصالات عرضية مع البائعين / المدققين من الطرف الثالث.

الحد الأدنى من المؤهلات

شهادة الثانوية العامة.

الحد الأدنى من الخبرة، المعرفة والمهارات

4 سنوات من الخبرة في إعداد البيانات ودعم عمليات الكمبيوتر في منظمة كبيرة.
معرفة جيدة بأنظمة وإجراءات إدارة المكتب.
مهارات تواصل جيدة.

الشهادات المهنية

حسب الاقتضاء.

ظروف العمل، الجهد البدني وبيئة العمل

الجهد البدني
حد أدنى
بيئة العمل
بيئة مكتبية مكيفة عادة.

تفاصيل إضافية

عائلة الوظيفة / العائلة الفرعية: الإدارة والخدمات العامة / دعم الإدارة.