مساعد شخصي للرئيس التنفيذي

نحن نبحث عن مساعد شخصي منظم للغاية، نشط، وموثوق لدعم الشريك التجاري في إدارة العمليات اليومية، الأولويات، والمتابعات عبر المنظمة. يتطلب هذا الدور التعاون الوثيق مع فرق المبيعات، الموارد البشرية، الحسابات، والمشاريع لضمان التواصل السلس، التحديثات في الوقت المناسب، والتنفيذ الفعال للمهام. سيكون المساعد الشخصي نقطة تنسيق مركزية، تساعد الشريك التجاري على التركيز على القرارات الاستراتيجية مع ضمان عدم تفويت أي شيء.

المسؤوليات الرئيسية

الدعم التنفيذي والإداري

• إدارة الجداول اليومية، التذكيرات، الاجتماعات، وأولويات المهام للشريك التجاري
• إعداد قوائم المهام اليومية، الأسبوعية، والشهرية والتذكيرات
• تنظيم التقويمات، الاجتماعات، المكالمات، والمتابعات
• صياغة رسائل البريد الإلكتروني، الرسائل، والتقارير الأساسية نيابة عن الشريك التجاري
• الحفاظ على سرية جميع معلومات الشركة والتنفيذيين

التنسيق والمتابعات

• الحصول على تحديثات منتظمة من فرق المبيعات، الموارد البشرية، الحسابات، والمشاريع
• تتبع المهام الجارية، المواعيد النهائية، والنتائج عبر الأقسام
• متابعة مع قادة الفرق والأعضاء لضمان الوفاء بالالتزامات
• تلخيص التحديثات الرئيسية، القضايا، ونقاط العمل للشريك التجاري
• ضمان التوافق بين الفرق وتصعيد التأخيرات أو المخاوف بشكل استباقي

دعم فريق المبيعات

• جمع تحديثات أداء المبيعات وتقارير خط الأنابيب
• متابعة الأهداف، العملاء المحتملين، والإجراءات المعلقة
• المساعدة في جدولة اجتماعات ومراجعات المبيعات

التنسيق مع الموارد البشرية والحسابات

• التنسيق مع الموارد البشرية بشأن تحديثات التوظيف، الحضور، الامتثال، وشؤون الموظفين
• التواصل مع الحسابات بشأن حالات الدفع، الفواتير، النفقات، والتحديثات المالية
• تتبع الموافقات والمستندات المعلقة

دعم المشاريع والعمليات

• مراقبة جداول المشاريع، المعالم، والنتائج
• متابعة تحديثات المشاريع وتحديد المخاطر أو التأخيرات
• المساعدة في الحفاظ على متعقب المشاريع وتقارير الحالة

المهارات والمؤهلات

• خبرة مثبتة كمساعد شخصي، مساعد تنفيذي، أو دور مشابه
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على تعدد المهام
• مهارات اتصال ممتازة (كتابية وشفوية)
• القدرة على المتابعة بحزم ولكن بشكل احترافي
• اهتمام كبير بالتفاصيل وإحساس قوي بالمسؤولية
• السرية والنزاهة في التعامل مع المعلومات الحساسة
• إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس / جوجل وورك سبيس وأدوات إدارة المهام
• القدرة على العمل بشكل مستقل واستباقي

السمات المفضلة

• خبرة في العمل مع عدة أقسام أو قيادة عليا
• فهم قوي لعمليات الأعمال وتدفقات العمل
• عقلية حل المشكلات والقدرة على توقع الاحتياجات
• واثق، يعتمد عليه، وموجه نحو النتائج

التقارير إلى

الشريك التجاري

طبيعة العمل

• دوام كامل
• تفاعل يومي وثيق مع الشريك التجاري وقادة الفرق