مسؤول إداري مكتبي

مُلخص الوظيفة: نجري بحثًا عن مُنظّم للغاية ومهاري مكتب إداري ليكون محور حضورنا المتنامي في الرياض.
هذا الدور حاسم لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة للمقر الرئيسي في المملكة العربية السعودية وتقديم دعم عالي المستوى للقيادة المحلية والزائرة.
ستكون المنسق الأساسي لجداول العمل التنفيذي، وإعداد المكتب، وزيارات الجهات ذات الصلة ذات المستوى العالي.
المرشح المثالي هو حلال مشكلات نشيط يستطيع إدارة التعقيدات اللوجستية من خلال التنسيق مع مسؤولي العلاقات الحكومية إلى تنظيم خدمات فََطع الورشة بتفانٍ واحتراف.
مسؤولياتك: دعم التنفيذيين: إدارة جداول اجتماعات معقدة وتقويمات للقيادات في الرياض والتنفيذيين العالميين الزائرين، مع ضمان عدم التداخل وكفاءة إدارة الوقت.
اللوجستيات للاجتماعات والزيارات: تنسيق جميع جوانب الاجتماعات والزيارات الرسمية بما في ذلك حجز المكان، وإجراءات الأمن للضيوف، وإعداد المواد، وإدارة قوائم الحضور.
عمليات المكتب: دعم إعداد مكتب الرياض وإدارة العمليات اليومية بما في ذلك اللوازم، صيانة المنشأة، ومعايير مكان العمل.
تنسيق الموردين والخدمات: العمل كنقطة اتصال رئيسية لمقدمي الخدمات الخارجيين بما في ذلك دعم تكنولوجيا المعلومات، إدارة المبنى، خدمات العلاقات الحكومية، والموردين العامين.
استضافة أصحاب المصلحة: توفير ضيافة عالية المستوى للضيوف والوفود الرسمية لضمان بيئة مهنية ومرحبة.
الإدارة الفعالة للفعّاليات وورش العمل: قيادة التخطيط اللوجستي للأحداث وورش العمل وافتتاح المكاتب (على سبيل المثال، إدارة خدمات التموين، متطلبات الصوت والصورة، ودعوات الضيوف).
حفظ السجلات: الحفاظ على سجلات دقيقة للمراسلات الرسمية، محاضر الاجتماعات، والدعوات لضمان نظام أرشفة رقمية ومادية منظم.
المهام الإدارية: إجراء مهام إدارية متنوعة مثل معالجة النفقات، تنظيم السفر، والدعم المؤقت لفرق المشاريع.
مؤهلاتك: 3-5 سنوات خبرة في الإدارة المكتبية أو التنسيق التنفيذي، ويفضل ضمن بيئة شركة متعددة الجنسيات أو شركة ناشئة سريعة النمو في المملكة العربية السعودية.
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الضيافة أو مجال ذي صلة.
فهم قوي لجيوب الرياض وتنوع الأماكن وأخلاقيات العمل المحلية.
الكفاءة ثنائية اللغة بالعربية والإنجليزية ضرورية للتواصل الفعال مع الموردين المحليين والقيادات الدولية.
المعرفة العامة بأنظمة العمل السعودية وإجراءات تسجيل المكاتب تعتبر ميزة كبيرة.
مهاراتك: مهارات القيادة والإدارة، تصور البيانات: إتقان متقدم لـ Power BI وExcel (الاستعلامات، الجداول المحورية، وإنشاء لوحات القيادة).
التفكير الاستراتيجي: القدرة على رؤية "الصورة الكبيرة" عبر وحدات أعمال متعددة مع الحفاظ على الانتباه للتفاصيل.
التأثير والاتصال: مهارات تفاعل قوية مع كبار القادة لمساءلتهم عن المواعيد النهائية دون سلطة تقارير مباشرة.