بيان الغرض من الوظيفة:

مسؤول عن تنظيم ومراقبة والإشراف على الأعمال الإدارية اليومية أو الدورية والمهام المؤسسية لنائب الرئيس، المشتريات وسلسلة التوريد، بما في ذلك تحرير التقارير والإبلاغ الإحصائي والمسائل ذات الصلة.

الأدوار والمسؤوليات:

1. مسؤول عن الوظائف الإدارية وضمان الامتثال للسياسات والإجراءات المعمول بها في الشركة لضمان التشغيل الفعال لمكتب نائب الرئيس - المشتريات وسلسلة التوريد.

2. مساعدة نائب الرئيس، المشتريات وسلسلة التوريد في جميع المهام اليومية بالإشارة إلى المعلومات الحيوية والحفاظ على السرية حيثما كان ذلك مطلوبًا.

3. الحفاظ على وتنظيم ملفات وسجلات القسم والتأكد من تحديث كل ملف دائمًا وتنفيذه وفقًا لسياسات الشركة المتعلقة بحفظ السجلات.

4. إعداد التقارير الشهرية والأسبوعية للقسم، وأوراق حضور الوقت (TAS) ضمن الإطار الزمني المحدد. الامتثال للمعايير الإدارية والمهام الأخرى في الوقت المناسب.

5. الإشراف على جميع المراسلات المؤسسية الرئيسية المتعلقة بالمشتريات وضمان تطبيق مهارات الاتصال الفعالة والمحترفة.

6. المشاركة بنشاط في اجتماعات الإشراف المنتظمة ومراجعات الأداء.

7. تنسيق وإعداد مع نائب الرئيس - المشتريات وسلسلة التوريد بشأن إعداد الميزانية السنوية لكل قسم كل عام.

8. إجراء جرد سنوي للأصول الثابتة / الرأسمالية بالتنسيق مع قسم المالية والمتابعة المنتظمة لأي جرد لوحدات مختلفة داخل قسم المشتريات والحفاظ على تقارير الأصول الثابتة الكاملة.

9. إعداد تقييمات الأداء والتقييمات لموظفي المشتريات مع نائب الرئيس - المشتريات وسلسلة التوريد.

10. الحفاظ على جميع المواعيد، وخطط السفر والترتيبات لنائب الرئيس - المشتريات وسلسلة التوريد وضمان التذكيرات الفعالة وفي الوقت المناسب.

11. تنظيم والمشاركة وتدوين محاضر اجتماعات نائب الرئيس للمشتريات والإحاطات وفقًا للجداول الزمنية المحددة.

12. أداء مهام أخرى قد يتم تكليفها من وقت لآخر من قبل نائب الرئيس للمشتريات.

13. استخدام Legal+ لتحميل ومتابعة عقود المشتريات والنصائح القانونية.

14. إعداد خطة إدماج المشتريات للموظفين الجدد في القسم.

15. المساعدة في إنشاء الطلبات (نماذج تكنولوجيا المعلومات، نماذج الموارد البشرية، IAs، تذاكر الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات).

16. المشاركة بنشاط وقيادة عملية الميزانية للسنة القادمة وإصدار الوثائق المطلوبة مثل IAs، وإعادة تخصيص الميزانية وطلبات الشراء.

17. أداء واجبات أخرى تتعلق بالوظيفة كما هو مطلوب.

18. أداء واجبات أخرى تتعلق بالوظيفة و/أو تشغيل الشركة، وفقًا للوائح قانون العمل السعودي.

19. الامتثال لسياسات وإجراءات الأمن السيبراني.

20. التعامل مع البيانات والمعلومات وفقًا لمستوى تصنيفها.

21. تجنب انتهاك حقوق أي شخص أو شركة محمية بموجب حقوق الطبع والنشر أو براءات الاختراع أو أي ملكية فكرية أخرى، أو قوانين أو لوائح مماثلة.

22. الامتثال لمتطلبات الأمن السيبراني المتعلقة بحماية أجهزة المستخدمين، والإنترنت، والبرامج، والأنظمة، ومتطلبات البريد الإلكتروني.

23. الالتزام بسياسة الاستخدام المقبول واستخدام معلومات وأصول CATRION التقنية فقط لأغراض العمل.

24. الحصول على التصريح المطلوب من قسم الأمن أو صاحب السلطة في CATRION قبل استضافة الزوار في المواقع الحساسة المحددة للشركة.

25. الإبلاغ عن حوادث الأمن السيبراني.