مدير مراقبة الوثائق

المسؤوليات:

• \n
• الإشراف على تنفيذ واستخدام برنامج أكونكس لأغراض مراقبة وإدارة الوثائق.\n
• تطوير وصيانة عمليات وإجراءات مراقبة الوثائق لضمان إدارة فعالة للوثائق والامتثال للمعايير الصناعية.\n
• التنسيق مع فرق المشروع لتحديد متطلبات مراقبة الوثائق، بما في ذلك ترقيم الوثائق، والتسمية، والأرشفة، والتوزيع.\n
• تدريب ودعم الموظفين على برنامج أكونكس وإجراءات مراقبة الوثائق.\n
• مراقبة تدفق الوثائق الخاصة بالمشروع لضمان المراجعة والموافقة والتوزيع في الوقت المناسب.\n
• الحفاظ على نظام إدارة وثائق منظم، بما في ذلك أنظمة الأرشفة الإلكترونية والورقية.\n
• إجراء تدقيقات دورية لضمان دقة واكتمال الوثائق الخاصة بالمشروع.\n
• التواصل مع الأطراف الخارجية، مثل العملاء والمقاولين والهيئات التنظيمية، لتسهيل تبادل الوثائق وحل المشكلات.\n
• إعداد تقارير دورية حول أنشطة مراقبة الوثائق، بما في ذلك تحديثات الحالة والقياسات.\n
• ضمان الامتثال لسياسات مراقبة الوثائق واللوائح الصناعية، بما في ذلك اللائحة العامة لحماية البيانات ومتطلبات أمان المعلومات.\n
• التعاون مع الأقسام الداخلية لتبسيط عمليات مراقبة الوثائق وتحسين الكفاءة.\n
• تطوير وتنفيذ برامج تدريب لمراقبة الوثائق للموظفين الجدد والحاليين لضمان الالتزام ببروتوكولات إدارة الوثائق.\n
• إجراء مراجعات دورية لإجراءات مراقبة الوثائق وتقديم توصيات لتحسين سير العمل والإنتاجية.\n
• ضمان أرشفة وتخزين جميع الوثائق الخاصة بالمشروع بشكل آمن للرجوع إليها في المستقبل ولأغراض التدقيق.\n
• التعاون مع فرق تكنولوجيا المعلومات لحل المشكلات التقنية المتعلقة بأنظمة إدارة الوثائق والبرامج.\n
• قيادة الاجتماعات وجلسات التدريب للتواصل حول التحديثات على سياسات وإجراءات مراقبة الوثائق وتحسينات البرمجيات.\n
• البقاء على اطلاع باتجاهات الصناعة والتطورات التكنولوجية في مراقبة الوثائق لتقديم حلول مبتكرة للتحسين المستمر.\n
• إدارة وتتبع مراجعات الوثائق، وطلبات التغيير، والتحكم في الإصدارات لتجنب الأخطاء والاختلافات في الوثائق الخاصة بالمشروع.\n
• تقديم التوجيه والدعم لفرق المشروع بشأن تنسيق الوثائق الصحيح، والامتثال للمعايير، ومراقبة الجودة.\n
• التنسيق مع البائعين الخارجيين، والمقاولين الفرعيين، والشركاء لضمان التوافق مع عمليات ومعايير مراقبة الوثائق.\n

المتطلبات الأساسية:

• \n
• درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة مثل إدارة الأعمال، أو الهندسة، أو إدارة المعلومات.\n
• الحصول على شهادة في مراقبة الوثائق أو إدارة السجلات يعد ميزة.\n
• خبرة سابقة في دور مشابه مع التركيز على استخدام برنامج أكونكس لمراقبة الوثائق.\n
• خبرة مثبتة في العمل كمدير لمراقبة الوثائق، ويفضل أن تكون مع خبرة محددة في استخدام برنامج أكونكس.\n
• فهم عميق لعمليات مراقبة الوثائق وأفضل الممارسات.\n
• معرفة قوية بأنظمة إدارة الوثائق، بما في ذلك برامج إدارة الوثائق الإلكترونية.\n