منسق الأعمال

ملخص الوظيفة

يوفر منسق الأعمال دعمًا إداريًا وتشغيليًا شاملًا في مكتب عميد BESE. تدعم هذه الوظيفة أعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب عبر القسم من خلال تنسيق السفر التجاري، ولوجستيات الزوار، والمشتريات، والخدمات الإدارية الأخرى.

تدعم هذه الوظيفة مجموعة واسعة من الأنشطة، بما في ذلك السفر، والمشتريات، وإدارة الزوار، والتوظيف، والمعاملات المالية، بينما تساهم أيضًا في تحسين العمليات، والتقارير، والفعالية التشغيلية عبر القسم.

المسؤوليات الرئيسية

1. طلب السفر التجاري لأعضاء هيئة التدريس (BTR) ودعم السفر:

• معالجة طلبات السفر التجاري (BTR) بعد موافقة العميد، وترتيب الرحلات الجوية، وإقامة الفنادق، ووسائل النقل الأرضي.
• الحفاظ على سجلات السفر الدقيقة والمستندات الداعمة.
• تنسيق حجز سيارات الأجرة أو تأجير السيارات لأعضاء هيئة التدريس.
• تقديم المساعدة مع Concur والرد على الاستفسارات المتعلقة بالسفر.

1. مطالبات نفقات أعضاء هيئة التدريس: معالجة المدفوعات ومساعدة أعضاء هيئة التدريس ومجموعاتهم البحثية في مطالبات النفقات وفقًا للسياسات والإرشادات.
2. طلب الزوار التجاريين:

• تنسيق لوجستيات الزوار التجاريين مع قسم الموارد البشرية، بما في ذلك معالجة التأشيرات، وحجوزات الفنادق، والمساعدة في المطار، والوصول إلى الحرم الجامعي، والمتطلبات الأخرى.
• تسهيل طلبات تجديد التأشيرات الحكومية لأعضاء هيئة التدريس الزائرين، والاستشاريين، والباحثين.
• معالجة بطاقات الهوية وتصاريح الدخول للزوار التجاريين وأعضاء هيئة التدريس الجدد وأعضاء مجموعاتهم.

1. خدمات الطعام وحجز الغرف:

• ترتيب خدمات الطعام الخاصة بـ KAUST للفعاليات.
• إدارة حجوزات غرف المؤتمرات والاجتماعات.

1. المشتريات غير البحثية وطلبات تكنولوجيا المعلومات:

• معالجة طلبات معدات تكنولوجيا المعلومات أو الطلبات المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات، بما في ذلك الهواتف المحمولة، وهواتف المكتب، وأجهزة الكمبيوتر، وKAUST Connect، والبريد الإلكتروني، وVPN لأعضاء هيئة التدريس ومجموعاتهم البحثية.
• طلب القرطاسية واللوازم المكتبية عند طلب أعضاء هيئة التدريس؛ الحفاظ على آلات النسخ في المناطق المشتركة.
• دعم شراء خدمات النوع وتنسيق عمليات الدفع ذات الصلة.

1. تخصيص المكاتب والمكاتب والوصول:

• تسهيل تخصيص المكاتب ومحطات العمل لأعضاء هيئة التدريس ومجموعاتهم.
• تنسيق مفاتيح ومتطلبات الوصول إلى أماكن العمل.

1. دعم التوظيف والانفصال:

• دعم توظيف أعضاء هيئة التدريس، بما في ذلك الوصول إلى الأنظمة، وتنسيق المعدات، والتوثيق، والتدريب على المنصات مثل بوابة الموظفين والمشتريات.
• دعم انفصال أعضاء هيئة التدريس، بما في ذلك فحص أصول تكنولوجيا المعلومات وإرجاع المعدات.

1. العمليات الإدارية والتوثيق:

• معالجة ومتابعة المستندات التي تتطلب موافقة القسم أو مكتب العميد.
• الحفاظ على نظام حفظ الملفات الخاص بالقسم، وضمان تخزين المستندات بدقة وبشكل متسق.
• المشاركة في اجتماعات الإدارة في BESE وتقديم ملاحظات لتحسين سير العمل.
• توفير التغطية للأدوار الأخرى في القسم أو منسقي الأعمال عند الحاجة.
• التواصل مع الأقسام الداخلية، بما في ذلك الموارد البشرية، والمالية، والمشتريات، وتكنولوجيا المعلومات، لدعم الاحتياجات التشغيلية.

المهارات المطلوبة

• مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة أولويات متعددة.
• اهتمام عالي بالتفاصيل وقدرة فعالة على حل المشكلات.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وإكمال المهام في الوقت المحدد.
• عادات عمل احترافية مع الالتزام بمعايير الجامعة وآداب العمل.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.
• مهارات تعاون قوية والقدرة على العمل مع مجموعات متنوعة.
• إجادة استخدام Microsoft Office والبرامج ذات الصلة (Word، Excel، PowerPoint، أدوات PDF، إلخ).
• مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي باللغة الإنجليزية.

المؤهلات

التعليم:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.

الخبرة:

• حد أدنى 5 سنوات من الخبرة الإدارية.
• تجربة العمل في بيئة جامعية مرغوبة.
• تجربة مع ساب، وزينديسك، ومشتريات أريبا مرغوبة.