المسمى الوظيفي: مدير وثائق
الموقع: ميناء شرق وارف، كراتشي (في الموقع)
نوع التوظيف: عقد / طرف ثالث
الخبرة: حد أدنى 3 سنوات من الخبرة ذات الصلة في إدارة الوثائق

نظرة عامة على الشركة:
الشركة هي مشغل رائد للموانئ تدير أرصفة الموانئ بموجب امتياز طويل الأجل مع هيئة ميناء كراتشي (KPT). تلعب دورًا حيويًا في تسهيل التجارة البحرية في باكستان من خلال تقديم عمليات ميناء فعالة وموثوقة مدفوعة بالتكنولوجيا. مع تركيز قوي على تسهيل التجارة.

المسؤوليات الأساسية:

• إدارة جميع الاتصالات والمراسلات بين المنظمة والأطراف الأخرى (PMC، المقاولون، الموردون، الاستشاريون، والمستخدمون النهائيون) وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية لـ ADPG، باستخدام منصة EDMS المعتمدة من ADPG (Wrench).
• تطوير وصيانة سير العمل الوثائقي المحدد للمشروع، مع تعيين مالكين واضحين وخطوات الموافقة في كل مرحلة لضمان المساءلة وقابلية التتبع.
• الحفاظ على سجلات المراسلات المحدثة وتسليط الضوء على أي إجراءات معلقة أو ردود متوقعة للمنظمة، PMC، المقاول، أو المورد لضمان الإغلاق في الوقت المناسب.
• ضمان توجيه جميع الوثائق الواردة والصادرة إلى المستلمين الصحيحين ونسخها وفقًا لخطة الاتصال المعتمدة للمشروع.
• الحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة للرسومات، وضمان وصول جميع التعديلات الأخيرة والمستندات الضرورية إلى موظفي المشروع المصرح لهم من خلال EDMS.
• إدارة توزيع وتتبع استمارات الموافقة على إدارة التغيير من خلال عملية المراجعة والموافقة الداخلية، وضمان الإغلاق ضمن الجداول الزمنية المستهدفة.
• إدارة توزيع فواتير المقاولين والموردين من خلال عملية الموافقة الداخلية وتتبع كل منها حتى الاكتمال، دعمًا لتوقعات التدفق النقدي والتحكم في المدفوعات.
• استلام وتسجيل وتوزيع برامج المقاولين المعدلة، والتقارير الأسبوعية والشهرية، وغيرها من التسليمات الدورية على أصحاب المصلحة المعنيين بالمشروع.
• العمل كنقطة الاتصال الأولى بين الأطراف الخارجية وموظفي المشروع الداخليين لجميع الأمور المتعلقة بالوثائق، وضمان التواصل المهني، المنظم، والقابل للتدقيق.
• دعم أنشطة التدقيق، والدفاع عن المطالبات، وحل النزاعات من خلال ضمان اكتمال سجلات المشروع، والتحكم في النسخ، وقابلية الاسترجاع.
• الحفاظ على الامتثال لإدارة الوثائق بما يتماشى مع معايير المنظمة والعقد، بما في ذلك متطلبات السرية وحماية البيانات.

التعليم، المؤهلات والمتطلبات:

• حد أدنى 16 سنة من التعليم في المجال ذي الصلة.
• يفضل الحصول على شهادة معترف بها في إدارة الوثائق / إدارة السجلات / EDMS (مثل CDC - مدير الوثائق المعتمد، أو شهادة معادلة في الصناعة). المعرفة العملية بمنصات EDMS (Wrench، Aconex، SharePoint، أو ما يعادلها) أمر ضروري، إلى جانب إتقان قوي في أدوات MS Office (Word، Excel، Outlook، PowerPoint) وأدوات إدارة PDF.
• تعتبر المعرفة بإجراءات التشغيل القياسية لـ ADPG، ومبادئ إدارة المعلومات ISO 9001 / ISO 19650، ومعايير وثائق المشاريع البحرية / EPC ميزة.
• اللياقة البدنية والعقلية للعمل في بيئة المشروع، بما في ذلك الزيارات الميدانية وساعات العمل الممتدة خلال مراحل المشروع الذروة.
• متاح للعمل لساعات إضافية، بما في ذلك عطلات نهاية الأسبوع والعطلات العامة، خلال المعالم الحرجة للمشروع.

مسؤوليات إدارة الأفراد:

• ضمان الإدارة الفعالة والانضباط للنفس والفريق، بما في ذلك الالتزام بجداول الاستراحة، والحضور، وساعات العمل الإضافية، وسياسات الإجازات، ومعايير قواعد الملابس، عند الاقتضاء.
• مراقبة وإدارة تحقيق الأداء الفردي والجماعي، وضمان المساءلة والأداء المتسق عند الاقتضاء.
• ضمان فرص التدريب والتطوير المستمرة للنفس والتقارير المباشرة؛ توجيه ومساعدة الموظفين المبتدئين حسب الحاجة.
• ضمان الجودة، والامتثال للصحة والسلامة والبيئة.
• تعزيز والحفاظ على ثقافة التحفيز الذاتي والفريق، والانخراط، والسعادة.

المسؤوليات الاستراتيجية:

• دفع التحسين المستمر لإطار التحكم في المشروع، وسير العمل EDMS، وممارسات إدارة السجلات لتتوافق مع متطلبات المشروع، وADPG، وأفضل الممارسات الصناعية المتطورة.
• التقاط الدروس المستفادة وتضمين أفضل الممارسات في إدارة الوثائق عبر محفظة المشروع، دعمًا للتوحيد ونقل المعرفة إلى المبادرات المستقبلية لمشاريع ADPG.
• دعم مدير المشروع ووظيفة إدارة المشروع من خلال الوثائق الدقيقة وفي الوقت المناسب لحماية المشروع من التعرض للعقود، والمطالبات، والتدقيق طوال دورة حياة المشروع.
• ملاحظة: قد يتم تكليف مهام ومشاريع إضافية أخرى حسب الحاجة.