ملخص الوظيفة:

يكون مراقب المخزون مسؤولاً عن الحفاظ على سجلات دقيقة للمخزون، وضمان سلامة المخزون، والتحكم في حركات المخزون، ودعم عمليات المستودعات والتوزيع بكفاءة عبر الأعمال.

تضمن هذه الوظيفة حوكمة المخزون بشكل صحيح من خلال العد الدوري، والمطابقات، ودقة النظام، وتتبع الدفعات وتواريخ انتهاء الصلاحية، وضوابط الإرجاع، والتنسيق مع فرق المستودعات والمبيعات والمشتريات والمالية واللوجستيات.

يلعب مراقب المخزون دوراً حاسماً في تقليل خسائر المخزون، وتقليل التباينات في المخزون، وتحسين توفر المخزون، وضمان الامتثال لسياسات الشركة والضوابط التشغيلية.

المسؤوليات الرئيسية:

• الحفاظ على سجلات دقيقة للمخزون في نظام ERP/WMS.
• مراقبة جميع حركات المخزون بما في ذلك الاستلام، والتحويلات، والإرجاع، والتعديلات، والشحن.
• ضمان تطابق المخزون الفعلي مع المخزون في النظام.
• التحقيق وحل التباينات في المخزون بسرعة.
• إجراء المطابقات اليومية والأسبوعية والشهرية للمخزون.
• مراقبة حالات المخزون السلبية وحل التباينات.
• التخطيط وتنفيذ برامج العد الدوري.
• إجراء جولات عد المخزون بشكل دوري بالإضافة إلى تنسيق جولات العد السنوية وأنشطة التدقيق.
• تحليل تباينات العد وتحديد الأسباب الجذرية وإعداد تقارير التباين وتوصيات العمل التصحيحية.
• مراقبة المخزون الخاضع للدفعات والمخزون الحساس لتاريخ انتهاء الصلاحية.
• تنفيذ ممارسات المخزون FEFO (الأول انتهاءً أولاً).
• تتبع المنتجات القريبة من انتهاء الصلاحية وتصعيد المخاطر بشكل استباقي. كما يجب ضمان فصل المخزون المنتهي أو التالف بشكل صحيح.
• تنسيق أنشطة تدوير المخزون مع فرق المستودعات والمبيعات والحفاظ على تتبع المنتجات عبر سلسلة التوريد.
• مراقبة عمليات استلام المخزون ووضعه بعيداً. كما يجب التحقق من الوثائق المتعلقة بالمخزون الوارد والصادر.
• ضمان ممارسات التخزين المناسبة ووضع علامات على المخزون مع الحفاظ على دقة مواقع المخزون.
• تنسيق عمليات نقل المخزون بين المستودعات أو الفروع التجارية ومراقبة المخزون المحجوز، والمBlocked، والتالف، والإرجاع.
• التحقق من المخزون المعاد وفقاً لتفويضات الإرجاع المعتمدة وحسب سياسة إرجاع المبيعات.
• ضمان فحص المخزون المعاد وتصنيفه بشكل صحيح.
• ضمان عدم إرجاع أي مخزون غير مصرح به إلى المخزون النشط.
• ستتضمن التقارير الرئيسية (ولكن لا تقتصر على) أدناه وتقديم توصيات لتحسين كفاءة المخزون وتقليل الخسائر: (تقارير شيخوخة المخزون - تقارير المخزون البطيء والمتقادم - تقارير تباين المخزون - تقارير تحليل انتهاء الصلاحية - تقارير تقييم المخزون - تقارير حركة المخزون اليومية - تقارير تعديل المخزون - تحليل الإرجاع والتلف).
• ضمان تسجيل جميع معاملات المخزون بدقة في ERP/WMS والحفاظ على سلامة بيانات المخزون الرئيسية ومراقبة دقة معاملات النظام.
• المساعدة في تحسينات واختبارات وحدة المخزون في ERP بما في ذلك دعم عمليات مسح الباركود وأتمتة المخزون.
• ضمان الامتثال للضوابط النظامية وبروتوكولات التفويض.
• فرض سياسات وإجراءات التشغيل القياسية للمخزون.
• ضمان الامتثال للضوابط المالية والتدقيق ودعم التدقيق الداخلي والخارجي.
• الحفاظ على الوثائق المناسبة للمخزون وآثار التدقيق.
• مراقبة انكماش المخزون ومخاطر فقدان المخزون وتصعيد نقاط الضعف في الضوابط والمخاطر التشغيلية.