أمين تنفيذي

يؤدي مساعد المدير في مدرسة وان الدولية دورًا محوريًا في ضمان سير العمليات بسلاسة وكفاءة في مكتب المدير. هذه الوظيفة أساسية لدعم مهمة المدرسة في التميز التعليمي، ريادة الأعمال، العافية الشاملة، والثقافة والرؤية العالمية من خلال تقديم دعم إداري وسكرتاري عالي المستوى.

1. الدعم الإداري:

• تنفيذ وظائف السكرتارية المتعلقة بمسؤوليات القسم المدرسي، مع ضمان إتمام المهام بدقة وفي الوقت المحدد.

• إعداد وصياغة المراسلات والتقارير وغيرها من الوثائق للموظفين بدقة.

• الحفاظ على نظام ملفات منظم ومحدث لملفات الطلاب الأكاديمية، والمراسلات، والوثائق المكتبية.

• تنسيق وتوزيع النشرات، والمذكرات، والدوائر، والإعلانات الرسمية.

• إعداد مجموعة متنوعة من التقارير، واللافتات، والبانرات باستخدام البرمجيات المناسبة.

2. إدارة الاتصالات:

• تسهيل التواصل الواضح والفعال بين المدرسة، وأولياء الأمور، والأطراف المعنية الأخرى.

• ترجمة الوثائق الإدارية الواردة والصادرة بين الإنجليزية والعربية حسب الحاجة.

• أداء مهام الترجمة الفورية خلال الاجتماعات مع أولياء الأمور والهيئة التعليمية.

• فرز المكالمات والزوار، وتوجيههم إلى الموظفين المناسبين.

• استقبال الزوار وحل الشكاوى ضمن نطاق السلطة.

3. التفاعل مع الطلاب وأولياء الأمور:

• الحفاظ على معلومات دقيقة ومحدثة بشأن الفصول، وجداول المعلمين، وتفاصيل الاتصال بالطلاب.

• مراقبة سجلات حضور الطلاب، ومتابعة مع المدير، والمعلمين، والعيادة، وأولياء الأمور بشأن الغيابات.

• استقبال وإدارة جميع مكالمات وشواغل أولياء الأمور، وتوجيه الرسائل إلى الموظفين المناسبين.

• جمع وتوزيع وحفظ تقارير وشهادات الطلاب الأكاديمية.

• المساعدة في إعداد المواد للفعاليات المدرسية، مثل حفلات التخرج، بما في ذلك بطاقات الدعوة، والبرامج، والشهادات.

4. إدارة الفعاليات والجداول:

• تنظيم والحفاظ على مواعيد المدير، وجدولة الاجتماعات مع أولياء الأمور، والزوار، والأطراف المعنية الأخرى.

• تنسيق اللوجستيات للفعاليات المدرسية، وضمان توفر جميع المواد والموارد اللازمة.

• إصدار تصاريح القاعة للتأخير والمغادرات المبكرة وفقًا للإجراءات المعمول بها.

5. عمليات المكتب:

• الحفاظ على إمدادات كافية لعمليات المكتب اليومية، بما في ذلك إدارة المخزون للمواد اللازمة.

• المساعدة في الإسعافات الأولية خلال الطوارئ أو إجراءات الإخلاء، حسب الحاجة.

• الإشراف على الطلاب الذين يتم إرسالهم إلى مكتب القسم / المدرسة عند الضرورة.

• ضمان سرية معلومات الطلاب، والموظفين، وأعمال المدرسة، والمواد، والمعلومات.

6. مهام إضافية:

• أداء مهام أخرى كما يوجه المدير أو الإدارة.

• اقتراح أفكار لتحسين عمليات المكتب وتعزيز الكفاءة العامة لمكتب المدير.

المهارات الشخصية والكفاءات:

• الانتباه للتفاصيل: ضمان التعامل مع جميع المهام والتواصل بدقة.

• إدارة الوقت: القدرة على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات بفعالية في بيئة سريعة.

• حل المشكلات: معالجة القضايا بسرعة وكفاءة، وتقديم حلول فعالة.

• توجيه خدمة العملاء: الحفاظ على سلوك إيجابي ومهني في التفاعلات مع الطلاب، وأولياء الأمور، والموظفين.

• السرية: التعامل مع المعلومات الحساسة بأقصى قدر من الحرص.

المؤهلات / الخبرة:

• التعليم: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة.

• الخبرة: خبرة لا تقل عن 3-5 سنوات في دور دعم إداري أو تنفيذي، ويفضل أن تكون ضمن مؤسسة تعليمية.

• المهارات: مهارات تنظيمية، وتواصل، وإدارة وقت استثنائية. إتقان في أدوات إدارة المكاتب وMS Office. يفضل إتقان ثنائي اللغة (الإنجليزية والعربية).