منسق مكتب

ملخص الوظيفة

في هذا الدور، من المتوقع أن تقدم المساعدة الإدارية للأعمال وأن تكون مستعدًا لتقديم المزيد يوميًا. ستتحمل مسؤولية المهام الموكلة إليك وتضمن إنجازها في الوقت المناسب وبطريقة منظمة، وفقًا لمعايير عالية. يجب أن تتمتع بتركيز عالٍ على التفاصيل وموقف إيجابي نشط.

المسؤوليات

دعم الإدارة

• دعم الأعضاء الرئيسيين في مكتبنا في جاكرتا
• دعم التنفيذيين ونواب الرئيس الزائرين

الدعم الإداري:

• واجهة المكتب ونقطة الاتصال الأولى للزوار الداخليين والخارجيين لمكتب جاكرتا
• تنسيق السفر - المحلي والدولي
• تنسيق الاجتماعات، المكالمات الجماعية ومؤتمرات الفيديو مع كل من أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين
• تقديم الدعم الإداري لإدارة المكتب، مثل: ترتيب وحجز الحرفيين؛ التواصل مع عمال النظافة التعاقديين حسب الحاجة، تحديث قوائم الهواتف والدلائل، تحديث مخططات الطوابق، تنظيم تقديم الطعام والفعاليات، بالإضافة إلى أي مهام أخرى حسب الطلب.
• تدوين المحاضر
• إعداد الوثائق/العروض التقديمية - التنسيق، الطباعة، التجليد حسب الحاجة
• إعداد تسوية النفقات (باستخدام وورك داي)
• الإشراف على جميع صيانة المرافق ومشاريع تحسين المكتب الأخرى.
• التواصل مع الموردين والبائعين لضمان بيئة عمل آمنة ونظيفة ومنتجة
• تنسيق الجهود مع الأقسام الأخرى بما في ذلك الموارد البشرية، التوظيف وتكنولوجيا المعلومات

دعم الموارد البشرية:

• معرفة بسياسات وقوانين الموارد البشرية المحلية
• المساعدة في المشاريع العارضة التي يقدمها مدير الموارد البشرية الإقليمي
• المساعدة في المشاريع العارضة التي يقدمها فريق الموارد البشرية في منطقة آسيا والمحيط الهادئ، المرافق أو المالية حسب الحاجة لتلبية احتياجات الأعمال.
• المساعدة في إدخال الموظفين الجدد إلى الشركة فيما يتعلق بمرافق المكتب المحلية والإجراءات.
• الحفاظ على سجل دقيق لأيام الإجازة/الغياب بسبب المرض لمكتب جاكرتا وتحديث قسم الموارد البشرية وفقًا لذلك.
• المساعدة في تجديد مزايا الشركة للموظفين تحت إشراف مدير الموارد البشرية، آسيا والمحيط الهادئ.
• الحفاظ على الملفات الشخصية المحلية والوثائق القانونية المرتبطة بها.
• مساعدة قسم الموارد البشرية في المشاريع المحلية حسب الضرورة.

الخبرة والمؤهلات

• 5 سنوات أو أكثر من الخبرة كمساعد إداري في بيئة مؤسسية
• الخبرة في سياسات الموارد البشرية أو العمل مع الموارد البشرية
• المؤهلات المثالية في إدارة المكاتب/إدارة الأعمال.
• القدرة على العمل في بيئة جماعية.
• مهارات متقدمة في مايكروسوفت أوفيس؛ أوتلوك والتطبيقات المعروفة.
• المهارات في أوفيس 365 ووورك داي ستكون مرغوبة.

التعليم والتدريب

• المهارات في أوفيس 365 ووورك داي ستكون مرغوبة.

عن إنترسيستمز

إنترسيستمز، مزود تكنولوجيا البيانات الإبداعية، تقدم أساسًا موحدًا لتطبيقات الجيل التالي لعملاء الرعاية الصحية والمالية والتصنيع وسلسلة الإمداد في أكثر من 80 دولة. تحل منصات البيانات لدينا مشاكل التوافق والسرعة وقابلية التوسع للمنظمات الكبيرة حول العالم لفتح قوة البيانات والسماح للناس برؤية البيانات بطرق مبتكرة. تأسست في عام 1978، تلتزم إنترسيستمز بالتميز من خلال دعمها على مدار 24 ساعة في اليوم و7 أيام في الأسبوع للعملاء والشركاء حول العالم. مملوكة للقطاع الخاص ومقرها في بوسطن، ماساتشوستس، تمتلك إنترسيستمز 38 مكتبًا في 28 دولة حول العالم. لمزيد من المعلومات، يرجى زيارة InterSystems.com.