مراقب مستندات

يتم البحث عن مراقب مستندات ذو خبرة وحماسة للانضمام إلى فريقنا المتنامي في مكتبنا في مومباي.

تعتبر هذه الوظيفة مركزية لدعم فرق المشاريع العالمية لدينا بممارسات إدارة مستندات قوية، مما يضمن تسليم المشاريع بنجاح وتنسيق. ستشرف هذه الوظيفة على مجموعة تسليم مراقبة المستندات الموجودة في بنغالور، وتقدم التوجيه والدعم لفرق الهندسة، وفرق إدارة المشاريع، والمتعاونين الخارجيين، والمقاولين والعملاء عند الحاجة.

هنا في بورو هابولد، توقع الاستثنائي.

من المشاريع التي ستعمل عليها إلى العملاء الذين نتعامل معهم. من الفرص التي تحدد مسيرتك المهنية إلى ممارسة شاملة ومتنوعة حيث نساهم جميعًا في عالم أكثر عدالة. من سمعتنا إلى علاقاتنا. أينما تأخذك مسيرتك في بورو هابولد، ستكون أي شيء إلا عاديًا.

دورك التالي

• تطوير وقيادة يومية لمجموعة تسليم مراقبة المستندات المتنامية: العمل على مشاريع لفريق المشاريع في المملكة المتحدة تحت إشراف قادة فريق إدارة المستندات والمعلومات.
• التوزيع اليومي، التخزين، واسترجاع الرسومات والمستندات: إدارة تدفق المستندات داخل المنظمة، وضمان التوزيع في الوقت المناسب، والتخزين الآمن، والاسترجاع الفعال.
• تقديم المشورة بشأن أنظمة ترقيم المستندات: تقديم التوجيه بشأن إنشاء أنظمة ترقيم مستندات فعالة للحفاظ على التناسق وسهولة الإشارة.
• تنفيذ أنظمة ترقيم المستندات على مستوى المشروع، والمراجعات، وبروتوكولات الحالة: تنفيذ وصيانة عمليات مراقبة المستندات المحددة لكل مشروع، بما في ذلك التحكم في النسخ وتتبع الحالة.
• إدارة ورقابة البيئة المشتركة للبيانات (CDE): إدارة ورقابة CDEs الخاصة بالمشاريع بما في ذلك سحابة البناء من أوتوديسك، وإعداد وصيانة CDEs الخاصة بالمشاريع الداخلية والمشاريع التي تشمل عدة أصحاب مصلحة أو عملاء.
• تنفيذ وإدارة خطط تسليم المعلومات الرئيسية ومهمة على مستوى المشروع:: التنسيق مع العميل وفرق التسليم لضمان تحديث قالب MIDP/TIDP وإدخال المعلومات الصحيحة، وإدارة جودة البيانات وإعداد، والتحقق، وإصدار MIDPs في المعالم المناسبة.
• المشاركة في تأليف وصيانة قوائم التوزيع المتفق عليها داخليًا وخارجيًا / مجموعات سير العمل:: التعاون مع أصحاب المصلحة المعنيين لإنشاء وإدارة قوائم التوزيع للمستندات والرسومات ضمن مواقع CDE.
• فحص الجودة والرقابة (QA/QC) على المستندات والرسومات:: ضمان الدقة، والكمال، والامتثال للمستندات من خلال المراجعات المنهجية.
• التحقق من الرسومات/المستندات المدرجة في MIDP/TIDP:: التحقق من أن المستندات المصدرة تتماشى مع متطلبات المشروع ومسجلة بشكل صحيح.
• إنشاء، وإدارة، وتدقيق إصدار ونقل الملفات:: الإشراف على عملية توزيع الملفات والحفاظ على سجلات التدقيق.
• استلام الإشعارات، والبريد الإلكتروني الوارد، والتنزيل، والتواصل بشأن الوثائق الخارجية:: إدارة الوثائق الخارجية المستلمة عبر القنوات المتفق عليها. ضمان الوصول في الوقت المناسب إلى الملفات المتعلقة بالمشروع.
• تقديم تدريب توعوي داخلي حول مواقع البيئة المشتركة للبيانات (CDE):: مساعدة أعضاء الفريق في التنقل واستخدام منصات مثل كونجيكت، 4Projects، أكونكس، وأسايت.
• تحديد المستندات/الرسومات التي تتطلب تعليقات وإخطار الفرق:: مراقبة مواعيد التعليق وتسهيل التعاون، والاستجابة الفعالة للتعليقات عبر فريق المشروع.
• تنزيل طلبات المعلومات (RFIs)، وإشعارات التحذير المبكر (EWNs)، والردود:: توزيع المعلومات ذات الصلة على فرق المشروع.
• إنشاء تقارير تتبع لـ RFIs، والتعليقات، إلخ:: إنشاء تقارير لمراقبة تقدم المشروع.
• إجراء تدقيق كامل لوثائق المشروع:: ضمان التحكم الشامل في الوثائق عند الانضمام إلى المشاريع القائمة.
• المشاركة في اجتماعات ولقاءات فريق المشروع:: التعاون مع العملاء والزملاء للبقاء على اطلاع وتوافق.

مهاراتك وخبراتك

• درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3 - 5 سنوات في مراقبة المستندات في الهندسة والبناء.
• خبرة في العمل على مشاريع دولية.
• إجادة اللغة الإنجليزية، مع مهارات تواصل قوية عبر المناطق الزمنية.
• أدوات التعاون: نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)، الخبرة المثبتة في EDMS أمر بالغ الأهمية. يتضمن ذلك إدارة وتنظيم وتتبع المستندات إلكترونيًا باستخدام أدوات التعاون عبر الشبكة، وخاصة سحابة البناء من أوتوديسك، بالإضافة إلى كونجيكت، 4Projects، أسايت، أو أكونكس.
• وثائق التصميم والبناء: الإلمام بالتعامل مع وثائق التصميم والبناء أمر ضروري. فهم السياق والتفاصيل الخاصة بهذه الوثائق ذو قيمة.
• الوعي بالبيانات الوصفية: من المهم أن تكون على دراية بمفاهيم البيانات الوصفية. تساعد البيانات الوصفية في تصنيف وتنظيم المستندات بشكل فعال.
• الاهتمام بالتفاصيل: يجب أن يكون هناك اهتمام استثنائي بالتفاصيل. يحتاج مراقبو المستندات إلى ضمان الدقة والتناسق في إدارة المستندات.
• عمليات وأنظمة مراقبة المستندات: المعرفة بعمليات وأنظمة مراقبة المستندات ضمن المشاريع ضرورية. يشمل ذلك فهم سير العمل للموافقة والتحكم في النسخ.
• أنظمة إدارة المستندات (DMS): مايكروسوفت أوفيس: مهارات متقدمة في مايكروسوفت أوفيس، وخاصة إكسل، ذات قيمة. شير بوينت: إتقان شير بوينت، وهو منصة تعاون عبر الإنترنت، أمر بالغ الأهمية لإدارة وتخزين والتعاون على المستندات.
• إدارة السجلات: فهم ممارسات إدارة السجلات يضمن الاحتفاظ المناسب بالمستندات والامتثال.
• مهارات التواصل: التواصل الفعال باللغة الإنجليزية، خاصة عند التفاعل مع كبار الموظفين عبر الحدود الدولية والمناطق الزمنية أمر ضروري.
• مهارات تنظيمية: أن تكون منظمًا والتخطيط مسبقًا لتلبية المواعيد النهائية أمر حاسم لمراقبة المستندات بشكل فعال.
• إدارة مشاريع متعددة: القدرة على العمل عبر مشاريع متعددة وتحديد أولويات المهام بشكل مناسب.
• الموقف الاستباقي: موقف استباقي وقابل للتواصل عند التعامل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين ذو قيمة.
• الاستقلالية والمبادرة: إظهار المبادرة والعمل بشكل مستقل يساهم في نجاح مراقبة المستندات.
• التحسين المستمر: الحماس لتقديم أداء ممتاز وتحديد مجالات لتحسين العمليات.

ماذا نقدم لك

أحضر معرفتك وخبرتك إلى واحدة من أكثر الاستشارات احترامًا في العالم.

• راتب تنافسي وحزمة فوائد تشمل مكافأة سنوية تقديرية، خطة تأمين صحي شاملة لك ولعائلتك، تغطية حوادث شخصية جماعية.
• تدعم سياستنا الخاصة بأسبوع العمل 5 أيام التوازن بين العمل والحياة، مما يضمن لك وقتًا للاسترخاء وإعادة الشحن.
• التزام قوي بتطويرك المستمر. بغض النظر عن المرحلة في مسيرتك المهنية، لدينا برنامج تعلم وتطوير سيمكنك ويمكّنك.
• استفد من مكافأة إحالة الموظفين لدينا، حيث نكافئك على جلب المرشحين الموهوبين إلى صفوفنا.
• التزام برفاهيتك من خلال برنامج شامل لمساعدة الموظفين (EAP) ومبادرات الصحة المصممة لدعم صحتك العقلية والبدنية.
• برنامج العودة إلى العمل للنساء - سوام سيده - نحن ملتزمون بتمكين النساء، وتسهيل إعادة دخولهن إلى سوق العمل من خلال برنامجنا المخصص.
• التفاعل مع مجتمعنا النابض من خلال منتدى الموظفين الشباب، ومنتدى التنوع والشمول، وشبكة النساء في BH، مما يعزز ثقافة عمل داعمة ومتنوعة.
• أحدث فرقًا في العالم من خلال برنامج مشاركة مهاراتنا (SOS)، الذي يوفر فرصًا لدعم المجتمعات المحلية والمحتاجين عالميًا.
• ثقافة دولية، أينما تأخذك مسيرتك في بورو هابولد، لن تكون بعيدًا عن الاستثنائي.

اكتشف ما يمكنك القيام به حقًا.

#LI-SS1 #LI-Onsite

مكان للجميع

تقدر بورو هابولد الطرق المرنة التي يتبعها الأفراد في أنماط العمل كجزء مهم من الطريقة التي تعمل بها وتحقق التوازن. نرحب بالطلبات من أولئك الذين يسعون إلى المرونة في مسيرتهم المهنية.

محفظتنا الاستثنائية من المشاريع هي نتيجة تنوع الأفكار والهويات والخلفيات والتجارب التي تشكلنا. إن تقدير اختلافات بعضنا البعض هو مفتاح، نريد من الموظفين أن يشعروا أنهم لا يحتاجون إلى إخفاء عناصر من هويتهم للازدهار.

نعمل على تغيير نقص تمثيل الفئات المهمشة في البيئة المبنية ونرغب بشكل خاص في سماع أي شخص يشعر بأنه غير ممثل في الصناعة. لدينا الكثير لنتعلم من بعضنا البعض. إن احتضان الاختلافات يسمح لنا بتطوير أكثر الحلول ابتكارًا وأناقة.

يرجى إبلاغنا إذا كان هناك أي تعديلات يمكننا إجراؤها على عملية التقديم لجعلها أسهل وأكثر راحة بالنسبة لك. اتصل بـ [email protected] حتى نتمكن من العمل معك لدعمك خلال عملية التقديم.