مساعد موارد بشرية / مساعد تنفيذي

وظيفة بدوام كامل عن بُعد: مسؤول موارد بشرية ومساعد تنفيذي نوع العقد: مقاول مستقل ساعات العمل: من الاثنين إلى الجمعة، من 9 صباحًا إلى 6 مساءً بتوقيت المحيط الهادئ (مرونة مطلوبة بعد الساعة 6 مساءً PT في بعض الأحيان) حول الشركة انضم إلى علامة تجارية مبتكرة سريعة النمو في مجال الجمال تعيد تشكيل صناعة مستحضرات التجميل من خلال منتجات عالية الجودة تتماشى مع الاتجاهات.
مع قاعدة عملاء عالمية متحمسة وحضور رقمي قوي، يعيد هذا الفريق تعريف تجارب الجمال من خلال حلول مبتكرة، وإبداع جريء، وثقافة تعاونية عميقة.
نطاق الدور هذا الدور هو مزيج من عمليات الموارد البشرية والدعم التنفيذي.
ستكون شريكًا رئيسيًا للقيادة، مما يضمن أن تسير سير العمل الداخلي وعمليات الأفراد والمهام التنفيذية بسلاسة وكفاءة.
ستكون قدرتك على التنظيم، والتواصل بوضوح، والحفاظ على السرية حاسمة للنجاح.
الواجبات والمسؤوليات: دعم الموارد البشرية: التعامل مع إدخال البيانات لعمليات الموارد البشرية مثل رسائل العرض، وسجلات التوظيف الجديدة، والرواتب. إرسال تذكيرات في الوقت المناسب للمديرين حول المواعيد النهائية الرئيسية، بما في ذلك اجتماعات القيادة الأسبوعية واجتماعات جميع الموظفين.
دعم التوظيف من خلال نشر إعلانات الوظائف، ومراجعة طلبات المرشحين، وتنسيق المقابلات.
معالجة أسئلة واهتمامات الموظفين، وتصعيد القضايا إلى مدير الموارد البشرية عند الحاجة.
المساعدة في إعداد العروض التقديمية والتقارير المتعلقة بالموارد البشرية.
المساعدة في إدماج الموظفين الجدد، وضمان انتقال سلس.
الحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة للموظفين، بما في ذلك مخططات التنظيم، والمعدات المخصصة من الشركة، وتتبع الإجازات، وغيرها.
تطوير ونشر نشرات الشركة الشهرية.
إدارة مشتريات الشركة للمعدات، وهدايا الموظفين، واحتياجات العمل الأخرى.
المساعدة التنفيذية: إدارة وصيانة تقويم الرئيس التنفيذي، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، والمواعيد، وتحديد الأولويات.
تنسيق ترتيبات السفر المحلية والدولية، بما في ذلك الرحلات الجوية، والإقامة، والمخططات التفصيلية.
شراء العناصر حسب طلب الرئيس التنفيذي.
إعداد، وتحرير، وتنظيم الاتصالات الداخلية والخارجية، والعروض التقديمية، والتقارير.
تتبع ومتابعة العناصر المطلوب إنجازها لضمان إكمالها في الوقت المناسب. تنسيق اللوجستيات للاجتماعات، والفعاليات، والأنشطة خارج الموقع.
الحفاظ على سجلات منظمة ووثائق نيابة عن الرئيس التنفيذي.
المساعدة في المشاريع العارضة.
خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي، أو مساعد إداري، أو دور دعم مشابه.
يفضل وجود خبرة سابقة في تقديم الدعم الإداري للموارد البشرية.
مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة مع القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات بفعالية.
مهارات قوية في الكتابة والتواصل الشفهي باللغة الإنجليزية مستوى عالٍ من السرية، والمهنية، والحكم السليم. استباقي، ومورد، وقادر على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بُعد. إتقان استخدام أدوات Google Workspace (المستندات، والجداول، والعروض التقديمية، والتقويم، والبريد الإلكتروني) Slack، وأدوات أخرى ذات صلة.