مساعد مدير، التحكم في الوثائق

تأسيس وإدارة أرشيفات الوثائق المادية والإلكترونية المركزية، وضمان التخزين الآمن وسهولة الاسترجاع.
تطوير وتنفيذ وتطبيق سياسات وإجراءات ومعايير التحكم في الوثائق، بالإضافة إلى تقنيات التسمية/الترميز.
ضمان تصنيف الوثائق بدقة، والفهرسة، والتحكم في الإصدارات، والاحتفاظ، والتخلص عبر جميع الأقسام.
قيادة تنفيذ وإدارة وتحسين أنظمة إدارة الوثائق (DMS) بشكل مستمر.
تصميم وتحسين سير العمل للوثائق، ومعايير البيانات الوصفية، وتناسق التنسيق.
التحكم في حقوق الوصول إلى الوثائق، ومستويات السرية، وأذونات المستخدمين وفقًا لمتطلبات الحوكمة.
ضمان الامتثال للسياسات الداخلية، والمتطلبات التنظيمية، ومعايير التدقيق من خلال المراجعات والتدقيقات الدورية.
العمل كنقطة الاتصال المركزية لمسائل التحكم في الوثائق والتنسيق مع مالكي الوثائق وأصحاب المصلحة.
تدريب ودعم المستخدمين حول إجراءات التحكم في الوثائق، واستخدام أنظمة إدارة الوثائق، وأفضل الممارسات.
قيادة مبادرات التحسين المستمر، وتطوير مؤشرات الأداء الرئيسية، والإشراف على موظفي التحكم في الوثائق ومقدمي الخدمات.
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المعلومات، أو نظم المعلومات الإدارية، أو علوم المكتبات، أو التجارة، أو القانون (بالإنجليزية).
الحد الأدنى من 12 عامًا من الخبرة في التحكم في الوثائق أو إدارة السجلات، بما في ذلك 5 سنوات في دور إداري.
خبرة قوية في إدارة دورة حياة الوثائق، والتصنيف، والتحكم في الإصدارات، والاحتفاظ.
خبرة عملية مع الأرشيفات المادية والإلكترونية، وواحدة على الأقل من أنظمة إدارة الوثائق (DMS).
إتقان في Microsoft Office وSharePoint / Microsoft 365 (يفضل Excel المتقدم).
مهارات تواصل ممتازة باللغة العربية والإنجليزية، مع قدرة قيادية قوية، ووعي بالحوكمة، واهتمام بالتفاصيل.