منسق العمليات

•       إدارة ومعالجة بيانات الاستيراد الجمركية لنجامينا، تشاد، مع ضمان الدقة والانتهاء في الوقت المناسب.

•       معالجة وصول الشحنات في نظام UPS وتحديث استثناءات الاحتجاز الحكومية وفقًا لذلك.

•       التنسيق مع فريق وسطاء الجمارك في مطار نجامينا لتخليص وإدارة الشحنات المحتجزة وفقًا لكل بيان.

•       التواصل مع فريق وسطاء الجمارك ومستودع Move One لتسهيل نقل MAWBs بين مطار نجامينا ومكتب نجامينا.

•       إعداد وصيانة متتبع الجمارك في إكسل لجميع الشحنات التي تم تخليصها، مع تسجيل الرسوم الجمركية، ورسوم المناولة في المطار، ورسوم النقل حيثما ينطبق.

•       إنشاء إيصالات للشحنات التي تم تخليصها لكل MAWB، بما في ذلك تفاصيل تتبع UPS مثل الرسوم الجمركية، ورسوم الصرف، ورسوم الوساطة بالعملة المحلية.

•       ضمان إدخال جميع الوثائق الداعمة بدقة في متتبع الجمارك.

•       إنشاء وظائف في Intrack لكل بيان، بما في ذلك تكاليف البائع وأسعار بيع Move One.

•       الإبلاغ عن جميع تحصيلات الرسوم الجمركية والضرائب ورسوم تسليم الوثائق في تقرير النفقات الصغيرة وتقديمه إلى الفريق المالي المحلي في نفس اليوم.

•       توزيع إيصالات الرسوم والضرائب والوثائق على السائقين المعنيين للشحنات القابلة للتحصيل وغير القابلة للتحصيل بناءً على طرق التسليم المحددة.

•       إعداد تقارير فحص الأضرار مع أدلة فوتوغرافية للشحنات التالفة أو المفقودة أو المفقودة المحتوى وتصعيدها إلى مدير العمليات للتقييم.

•       إجراء عمليات المسح الواردة في نظام UPS Tundra لجميع الشحنات التي تم تخليصها جمركيًا.

•       تحديث إشعارات الاستثناء في النظام لأي شحنات محتجزة في جمارك نجامينا، مشيرًا إلى سبب الاحتجاز.

•       ضمان قيام السائقين بإجراء عمليات المسح في UPS Global Pickup & Delivery (GPD) قبل كل عملية تسليم.

•       تحديث الاستثناءات اللازمة في نظام Tundra للشحنات المخصصة للاختيار الذاتي أو المحتجزة لأسباب أخرى.

•       إجراء متابعة يومية على جميع الشحنات حتى يتم تأكيد التسليم وتحديث POD اليدوي.

•       مراقبة جميع إشعارات الاستثناء المفتوحة يوميًا عبر كل من متتبع إكسل ونظام UPS، مع ضمان الإغلاق في غضون 10 أيام.

•       إعداد إيصالات مجانية كما هو مطلوب من قبل النظام أو طلب UPS.

•       تقديم تقارير النفقات الصغيرة الأسبوعية كل يوم ثلاثاء، بما في ذلك تحليل كامل للتكاليف والمبيعات، وإيصالات مجانية ممسوحة ضوئيًا، وملخص إكسل للفريق المالي المحلي.

•       معالجة شكاوى العملاء المتعلقة بعمليات الاستيراد وتصعيد القضايا غير المحلولة إلى مدير العمليات.

•       إنشاء ملصقات التحكم في الاستيراد للعملاء الذين يزورون في نظام WorldShip وجمع الرسوم المعمول بها وبطاقة الهوية الحكومية مسبقًا.

•       إنشاء ملصقات التصدير للعملاء الذين يزورون في نظام WorldShip، وجمع رسوم الشحن مسبقًا، والتحقق من بطاقة الهوية الحكومية وفقًا لإرشادات الأمان العالمية لشركة UPS.

•       الإبلاغ عن جميع تحصيلات رسوم الشحن ورسوم تسليم الوثائق إلى الفريق المالي المحلي في نفس اليوم.

•       استلام الشحنات التصديرية من العملاء الحسابيين والموزعين؛ إجراء فحص مادي والتحقق من المحتويات مقابل الفواتير. في حالة وجود عناصر مقيدة أو محظورة، يتم إخطار العميل، وترتيب إزالة المحتويات غير المتوافقة، وطلب فواتير وقوائم تعبئة معدلة.

•       مسح AWBs والفواتير وقوائم التعبئة (حيثما ينطبق) في نظام تصوير الوثائق الدولية UPS (IDIS).

•       تحديث جميع عمليات المسح الخاصة بشحنات التصدير يدويًا في Tundra TPD.

•       ضمان مغادرة جميع شحنات التصدير من محطة نجامينا عند الانتهاء من الفحص اليدوي، وإرسال تنبيهات مسبقة إلى فريق أربيل.

•       معالجة شكاوى العملاء المتعلقة بعمليات التصدير وتصعيد القضايا غير المحلولة إلى مدير العمليات.

•       مراقبة جميع إشعارات الاستثناء المفتوحة يوميًا عبر كل من متتبع إكسل ونظام UPS، مع ضمان الإغلاق في غضون 10 أيام.

•       تنسيق العمليات الجوية والبحرية والبرية للشحنات المستوردة والمصدرة.

•       مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع عن كثب لضمان تحقيق الأهداف.

•       تخطيط وجدولة جميع عمليات الالتقاط والتسليم المعينة يوميًا.

•       استخدام قائمة البائعين المفضلة للشركة وهيكل الأسعار لتحديد أكثر الطرق فعالية من حيث التكلفة وكفاءة لشحنات العملاء.

•       ترتيب الالتقاط والتسليم في الوقت المناسب للشحنات من خلال التواصل الاستباقي مع الشاحنين والمستلمين.

•       فهم وتلبية متطلبات العملاء مع ضمان تنفيذ العمليات بشكل متسق ومستويات الخدمة.

•       الحفاظ على التواصل المنتظم مع العملاء لتقديم تحديثات الشحن، والإبلاغ عن التأخيرات، وإبلاغهم بأي تكاليف إضافية.

•       مراجعة الوظائف النشطة والعروض ذات الصلة يوميًا لتحديد الفرص لتوليد إيرادات إضافية ورسوم مرور، مما يحسن الربحية العامة.

•       الحفاظ على التواصل المستمر مع مكاتب Move One لضمان نقل جميع الوثائق اللازمة ومعلومات الشحن بدقة وفي الوقت المناسب.

•       إعداد وتقديم تقارير يومية دقيقة للإدارة.

•       تحديث حالة الشحن والتكاليف في قاعدة بيانات Move One يوميًا، وفقًا للإجراءات التشغيلية المعمول بها.

•       العمل على تقليل التكاليف التشغيلية، وتحسين الكفاءة، وزيادة الربحية العامة.

•       الحفاظ على ملف بيع مقابل تكلفة في جميع الأوقات وضمان توفره لمراجعة الإدارة.

•       ضمان جاهزية الوظائف بأسعار البيع والتكاليف في وقت المغادرة من الأصل؛ تجنب تراكم مهام الفوترة حتى بعد تسليم الشحنة.

•       مطاردة البائعين للحصول على الفواتير بسرعة بعد الانتهاء من خدماتهم.

•       دعم أي واجبات أو مشاريع أخرى كما يحددها المشرف المباشر لتلبية احتياجات العمل المتطورة.