سكرتيرة المدير العام

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة المواعيد والاجتماعات:
• تحديد وتنظيم مواعيد المدير والاجتماعات، وتجهيز جداول الأعمال.
• تنسيق مواعيد المقابلات مع العملاء والشركاء.
• إعداد وترتيب قاعات الاجتماعات.
• إعداد المراسلات والتقارير:
• تحرير وطباعة المراسلات والتقارير الرسمية.
• مراجعة وتدقيق الوثائق قبل توقيعها.
• توزيع المستندات والتقارير على الجهات المعنية.
• إدارة الاتصالات والمراسلات:
• استقبال المكالمات الهاتفية والرد عليها، وتحويلها إلى الجهة المختصة.
• إدارة البريد الوارد والصادر، وتنظيم عملية الأرشفة.
• إعداد الردود على المراسلات الواردة.
• تنظيم الملفات والمستندات:
• إنشاء نظام فعال لحفظ وترتيب الملفات والمستندات.
• أرشفة المستندات الورقية والإلكترونية.
• تسهيل استرجاع المستندات والمعلومات عند الحاجة.
• تقديم الدعم الإداري العام:
• تنفيذ المهام المكتبية المختلفة، مثل النسخ والتصوير والفاكس.
• استقبال الزوار وتوجيههم.
• إعداد وتنفيذ النماذج والإجراءات الإدارية.
• ضمان سير العمل بكفاءة:
• التنسيق بين مختلف الأقسام لضمان تدفق المعلومات بسلاسة.
• توفير الدعم اللازم للمدير وللفريق في جميع الجوانب الإدارية.
• المساهمة في تحقيق أهداف المؤسسة من خلال تنظيم العمل الإداري.