أخصائي - تلبية احتياجات العملاء

وصف الوظيفة

محتوى الوظيفة

إدارة تلبية طلبات العملاء من البداية إلى النهاية لمنتجات التعبئة والتغليف البلاستيكية الصلبة من خلال العمل عن كثب مع العملاء وأصحاب المصلحة الداخليين بما في ذلك المبيعات والإنتاج والتخطيط والجودة واللوجستيات والمالية لضمان معالجة الطلبات بدقة، والتسليم في الوقت المحدد، ورضا العملاء العالي وفقًا لسياسات الشركة، ومعايير الخدمة، ومعايير الجودة. العمل كحلقة وصل رئيسية بين العملاء وفرق التصنيع الداخلية لضمان تنفيذ الطلبات بسلاسة، وحل المشكلات بفعالية، وتحسين الخدمة بشكل مستمر.

المسؤوليات الوظيفية

إدارة الطلبات وتلبية احتياجات العملاء

• إدارة دورة حياة الطلب بالكامل بما في ذلك إدخال الطلبات، والتحقق، والمعالجة، والتتبع، والتلبية.
  
• ضمان حجز طلبات الشراء من العملاء بدقة وفي الوقت المناسب في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات وفقًا للجداول الزمنية المتفق عليها.
  
• مراقبة حالة الطلب، وتقدم الإنتاج، وجداول التسليم لضمان تلبية الطلبات في الوقت المحدد.
  
• التنسيق مع فريق تخطيط الإنتاج واللوجستيات لضمان توفر السلع الجاهزة والاستعداد للشحن.
  
• التواصل مع العملاء بشأن تأكيدات الطلبات، والتغييرات، والتأخيرات، وتفاصيل الشحن بشكل استباقي.
  
• إدارة متطلبات العملاء المتعلقة بمواصفات المنتج، والتعبئة، وأوقات التسليم، وجداول التسليم.
  
• دعم الوثائق المتعلقة بالشحنات المحلية/التصدير عند الاقتضاء.
  

علاقة العملاء والتميز في الخدمة

• تكون نقطة الاتصال الرئيسية للعملاء بشأن حالة الطلب، وجداول التسليم، وتوافر المنتجات، وطلبات الخدمة.
  
• الحفاظ على علاقات عمل قوية مع العملاء الرئيسيين لضمان تميز الخدمة واستمرارية الأعمال.
  
• الرد على استفسارات العملاء، والشكاوى، وقضايا الخدمة ضمن الجداول الزمنية المحددة.
  
• تنسيق حل المشكلات عبر الوظائف المتعلقة بمخاوف العملاء المتعلقة بالجودة، أو التسليم، أو الوثائق.
  
• إجراء استبيانات دورية لرضا العملاء والحفاظ على سجلات ملاحظات العملاء.
  

تنسيق الإنتاج والطلب

• العمل عن كثب مع المبيعات لالتقاط توقعات العملاء ومتطلبات الطلب.
  
• التنسيق مع تخطيط الإنتاج لضمان التوافق بين طلبات العملاء وقدرة التصنيع.
  
• مراقبة دقة التوقعات ودعم أنشطة تخطيط الطلب.
  
• المساعدة في إدارة أولوية الطلبات والتزامات التسليم بناءً على جداول الإنتاج.
  

دعم الجودة والامتثال

• التنسيق مع ضمان الجودة لضمان إصدار الوثائق المطلوبة في الوقت المناسب (مثل COA، وثائق الامتثال للمنتج، المواصفات).
  
• دعم التحقيقات في شكاوى العملاء والمتابعات المتعلقة بالإجراءات التصحيحية.
  
• ضمان الامتثال لمعايير الجودة والسلامة الغذائية (عند الاقتضاء) والمعايير التنظيمية ذات الصلة بتصنيع التعبئة والتغليف.
  
• الحفاظ على تتبع كامل لطلبات العملاء، والوثائق، والسجلات. لضمان أن جميع العمليات والإجراءات والأنشطة تتماشى مع تلك الموضوعة بموجب إجراءات ISO وإدارة الشركة.
  

تنسيق اللوجستيات والشحن

• التنسيق مع اللوجستيات لتخطيط الشحن، وجداول الشحن، وتتبع التسليم.
  
• ضمان دقة وثائق الشحن والتواصل مع العملاء.
  
• مراقبة أداء التسليم وتصعيد المخاطر التي تؤثر على التزامات العملاء.
  

إدارة البيانات والتقارير

• الحفاظ على بيانات دقيقة للعملاء، والطلبات، والخدمات في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات.
  
• توليد تقارير حول أداء تلبية الطلبات، ومستويات الخدمة، وشكاوى العملاء.
  
• مراقبة مقاييس أداء الخدمة بما في ذلك التسليم في الوقت المحدد، ودقة الطلب، وأوقات حل الشكاوى، ومستويات رضا العملاء لضمان تميز الخدمة والتحسين المستمر.
  

الامتثال للعملية والتحسين المستمر

• ضمان الالتزام والامتثال لإجراءات التشغيل القياسية، ومتطلبات السلامة، والجودة، وسلامة الغذاء والبيئة كما هو محدد في نظام إدارة QHSE العالمي مع الالتزام الصارم بمعايير ISO والسلطات التنظيمية المحلية.
  
• المشاركة في مبادرات تحسين العمليات المتعلقة بخدمة العملاء وعمليات سلسلة التوريد.
  
• تحديد فجوات الخدمة وتوصية بتحسينات العمليات لتحسين الكفاءة وتجربة العملاء.
  
• البقاء على اطلاع بالتطورات في أدوات خدمة العملاء، وأنظمة ERP/CRM، وممارسات خدمة التصنيع.
  
• أداء أي وظيفة/مهام أخرى يكلفها المدير لتحقيق أهداف القسم.
  

التعليم/المؤهلات

·درجة البكاليوس في إدارة الأعمال، أو سلسلة التوريد، أو العمليات، أو مجال ذي صلة.

الخبرة

·خبرة لا تقل عن 5-8 سنوات في خدمة العملاء/تلبية الطلبات/عمليات العملاء في التصنيع/المنتجات الاستهلاكية سريعة الحركة/المنتجات الصناعية.

المهارات الوظيفية والمعرفة المحددة

·معرفة قوية بعمليات إدارة الطلبات وتلبية احتياجات العملاء في التصنيع.

·خبرة في العمل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ساب، أوراكل، مايكروسوفت دايناميكس، إلخ).

·فهم عمليات تخطيط الإنتاج/MRP (يفضل).

·مهارات قوية في التنسيق وإدارة أصحاب المصلحة.

·إجادة استخدام تطبيقات MS Office.

·قدرة قوية على حل المشكلات وحل قضايا العملاء.

·القدرة على إدارة أولويات متعددة والوفاء بالمواعيد النهائية للخدمة.

·سجل حافل في حل المشكلات وتقليل شكاوى العملاء والامتثال لمستويات الخدمة المتفق عليها.