أخصائي أول في الشراء والعقود

الهــدف العام 

مساهمة الفاعلة في تمكين الدائرة من رفع مستوى كفاءة وفاعلية عمليات الشراء والتعاقد لكافة المشتريات التي تحتاجها الدائرة ومتابعة تقديمها وفق الالتزامات التعاقدية، وضمان الامتثال لكافة التشريعات والسياسات المعتمدة على مستوى الدائرة والحكومة، والعمل على مراجعة وتقييم عمليات المشتريات والعقود وتحليل أداء الموردين بشكل مستمر وبما يساهم في رفع، وتقديم المقترحات الهادفة إلى تطوير إجراءات العمل، لتمكين الوحدات التنظيمية بالدائرة من تنفيذ أهدافها الاستراتيجية وبما يتماشى مع التوجهات الاستراتيجية المعتمدة على مستوى الدائرة وحكومة دبي

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

·المساهمة في إعداد الاهداف الاستراتيجية والتشغيلية وخطط العمل لكافة العمليات في الجانب المرتبط بالمشتريات والعقود والعمل على تنفيذها وفقًا للبرامج الزمنية المحددة ووفقًا لمستويات الأداء المستهدفة

·اقتراح وتطوير تطوير السياسات والإجراءات وإجراءات المشتريات والعقود وفقًا للتوجهات الدائرة وضمان توافقها مع التشريعات المعتمدة على مستوى حكومة دبي

·تخطيط ومراقبة ميزانية المشتريات والعقود ومراجعتها مع رئيس القسم والتنسيق مع لجنة المشتريات المعتمدة بالدائرة بشكل مستمر لضمان عدم تجاوز المخصصات المعتمدة

·متابعة استقبال وتنفيذ طلبات المشتريات الواردة إلى القسم والتأكد استكمال وثائقها ومن إدخال بياناتها في نظام تخطيط الموارد الحكومية

·تحليل ومتابعة طلبات عروض أسعار ومراجعتها والتوصية بخصوص عرضها على لجنة المشتريات لاختيار الأنسب حسب سياسة المشتريات المعتمدة لدى الدائرة

·متابعة وتنظيم عمليات التعاقد ومتابعة إعداد مسودة الاتفاقيات والعقود الخاصة بمشتريات الدائرة وعطائها من مناقصات عامة ومحدودة وطرق الشراء الأخرى بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة

·متابعة وإصدار أوامر الشراء (LPO) للموردين الذين وقع عليهم الاختيار ومتابعتها وفق للصلاحيات والسياسة المعتمدة في الدائرة

·مراجعة ودراسة الأصناف التي يتم توريدها للدائرة من حيث الجودة والأسعار وشروط التسليم بالتنسيق مع الجهات المعنية

·مراجعة وتحليل التقارير الدورية المرتبطة بطلبات الشراء ومتابعة توفيرها ومتابعة وإعداد الدراسات التحليلية للوضع المالي للمشروعات المعتمدة للمقارنة بين المخصصات المالية والعروض المقدمة من الموردين

·ضمان تحديث وإدارة السجل الخاص بالموردين والمقاولين ومراجعة أدائهم والتحليلات الخاصة بتقييمهم وتعاملهم مع الدائرة بشكل مستمر وفقًا للمعايير المعتمدة والعمل على تطوير علاقات جيدة مع الموردين لضمان توفر الموارد وفقًا للمواصفات المطلوبة

·متابعة نتائج مؤشرات إدارة المخاطر المرتبطة بالمشتريات والعقود واقتراح اليات معالجتها وتقليل أثرها واتخاذ الاجراءات الوقائية الخاصة بها بالتنسيق مع مختلف الأطراف المعنية بالدائرة

·التعامل مع الاستفسارات والشكاوى المتعلقة بعمليات المشتريات والعقود وحصرها المتكرر منها وتحليلها وتقديم المقترحات للتعامل معها والحد منها ما أمكن وفق أفضل الممارسات

·إعداد التقارير الدورية حول أداء عمليات المشتريات والعقود والتأكد من توفير وحفظ وتحديث وتوثيق كافة المستندات والسجلات والبيانات المرتبطة بنطاق المشتريات والعقود على الأنظمة المعتمدة في الدائرة والتحقق من صحتها لاستخراج البيانات وتحليلها حسب الطلب

·المتابعة المستمرة والاطلاع على ما يستجد في مجال العمل المرتبط بالمشتريات والعقود، وتقديم المقترحات لتطوير اجراءات العمل

تأدية أية مهام او واجبات أخرى تتعلق بطبيعة العمل حسب التكليف  

المؤهلات العلمية وسنوات الخبرة:

أ-الأساسية

-البكالوريوس كحد أدنى/ إدارة الأعمال / الإدارة العامة / الموارد البشرية وأي تخصصات ذات علاقة

- (9) سنة خبرة لحملة البكالوريوس أو ما يعادله/ (6) سنوات للماجستير

ب-الإضافية: 

شهادات مهنية متخصصة في مجال الاختصاص الوظيفي:

-دبلوم المشتريات الحكومية (مالياً)

- الشهادة الاحترافية المعتمدة في المشتريات