الوصف الوظيفي
المسؤوليات الأساسية
• يضمن التنسيق اللوجستي والإداري السلس للبرنامج الذي يتحمل مسؤوليته ويقدم خدمة بجودة لا تشوبها شائبة للعملاء/المشاركين.
• يعمل بتنسيق وثيق مع مدير البرنامج وأعضاء هيئة التدريس للحصول على جميع المعلومات اللازمة لتنظيم التدريس والتحضير الإداري للبرنامج.
• يسعى إلى تعاون مختلف الأقسام التشغيلية لضمان تنفيذ البرنامج بسلاسة. وهو مسؤول عن الأداء الجيد للخدمات التي يؤديها هؤلاء الموردون الداخليون.
• يتفاوض ويدير جميع العلاقات مع الموردين الداخليين والخارجيين من أجل الالتزام بالمواعيد وتقديم تجربة عميل عالية الجودة في مسار العميل.
• في حالة CSP، فهو على اتصال مباشر مع الشركات لتحديد التنظيم اللوجستي العام للبرنامج معهم.
• يؤدي دور العلاقات العامة الهام المتمثل في التواجد اليومي ومساعدة العملاء/المشاركين وكذلك في الفعاليات الاجتماعية (كوكتيلات، عشاء، رحلات، زيارات، إلخ).
• يؤدي دوراً هاماً فيما يخص الاستماع وجمع ملاحظات المشاركين حول تقدم/محتوى البرنامج. يجب أن يظهر التمييز في سرعة نقل المعلومات إلى أعضاء هيئة التدريس والمسؤولين في قسم التعليم التنفيذي.
• يتوقع حدوث مشكلات تنظيمية ولوجستية محتملة.
• يُظهر حساً تنظيمياً جيداً حيث يجب عليه/ عليها إدارة البرنامج الحالي في الوقت نفسه مع إعداد للبرنامج التالي(s).
• راقب واحترم الميزانيات المخصصة للبرنامج. يجب عليه/ عليها تقديم تقرير فواتير دقيق وكامل في نهاية البرنامج إلى مدير التكاليف والدفع (EDP). هذا لا يضمن فقط أن العملاء يتلقون تكلفة الفاتورة في الوقت المناسب ولكنه يضمن أيضاً الدفع الفوري للموردين الخارجيين. كما يتحمل مسؤولية تتبع واستلام الفواتير والإيصالات.
التحديات الأساسية
• تقديم مستوى عال من خدمة العملاء بشكل متسق.
• التبادر عند التعامل مع طلبات العملاء وهيئة التدريس وكذلك الطلبات في اللحظة الأخيرة مع احترام جميع العمليات والإجراءات.
• مسؤول ومحاسب أمام كل من العملاء وهيئة التدريس عن العملية الكلية دون وجود سلطة مباشرة على أي خدمات داخلية ولا رؤية لأولوياتها.
• إدارة الإعداد والتشغيل والمتابعة لعدة برامج موزعة في وقت واحد والتي هي بنيوية مختلفة كلياً.
• العمل في بيئة سريعة الإيقاع تتطلب مرونة واسعة وسفر متكرر في المنطقة.
لتحقيق النجاح في هذا الدور ستتمتع ب
• مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة
• إتقان جيد لأدوات الحاسوب مثل MS Word, Excel إلخ
• خبرة جيدة في العلاقات بين الأشخاص
• القدرة على تنفيذ مهام متعددة وتحديد أولويات المهام الأكثر إلحاحا
سيكون السفر إلى السعودية وشمال إفريقيا مطلوباً.
لقد تمت ترجمة هذا الإعلان الوظيفي بواسطة الذكاء الاصطناعي وقد يحتوي على بعض الاختلافات أو الأخطاء البسيطة.
