مهمتك:

يلعب منسق عمليات الصحافة دورًا رئيسيًا في دعم الإدارة التشغيلية اليومية لوظيفة الصحافة. يركز الدور على تنسيق الأنشطة المتعلقة بالصحافة، بما في ذلك لوجستيات جلسات التصوير الصحفي، وتتبع العينات، وإدارة المخزون، والإدارة المالية، والتقارير الإدارية.

يعمل المنسق عن كثب مع الفرق الداخلية بما في ذلك العمليات، والأمن، واللوجستيات، والمالية، والأسواق، لضمان سير جميع العمليات التشغيلية بسلاسة وامتثال للإرشادات الداخلية. يدعم الدور أيضًا القسم من خلال تقارير دقيقة، وإدارة فعالة لتدفق العمل، وتنسيق في الوقت المناسب للطلبات التشغيلية.

كيف ستحدث تأثيرًا؟

تنسيق العمليات لجلسات التصوير الصحفي والملابس

• تنسيق العمل اليومي المتعلق بجلسات التصوير الصحفي بالتعاون الوثيق مع فريق الصحافة.
• التواصل مع الأقسام الداخلية بما في ذلك العمليات، والأمن، والأسواق لضمان الحصول على الموافقات في الوقت المناسب وضمان تنفيذ سلس للجلسات والملابس.
• تحديث الإرشادات الداخلية وعمليات الامتثال بالتعاون الوثيق مع فرق الصحافة، والامتثال، واللوجستيات، والأمن.
• الحفاظ على أنظمة ملفات منظمة للأصول الصحفية، والمستندات، والموافقات ضمن المجلدات المشتركة والمنصات الداخلية.

إدارة عينات العلاقات العامة

• تتبع ومراقبة جميع عينات العلاقات العامة المخزنة في المستودع والمكتب.
• التنسيق مع اللوجستيات لضمان التعامل السليم، والمرتجعات، وتحديثات المخزون.
• دعم التنسيق مع فرق المقر الرئيسي والتسويق لضمان إرسال جميع المستجدات إلى الأسواق في الوقت المحدد.
• الإشارة إلى أي مشاكل جودة في القطع وضمان الحفاظ عليها في ظروف مناسبة للاستخدام في الجلسات والملابس.
• إنشاء تقارير حالة داخلية شهرية عن جميع المخزونات ومشاركتها مع فرق العلاقات العامة.

الإدارة المالية وتتبع الميزانية:

• دعم إنشاء أوامر الميزانية (BOs) وأوامر الشراء (POs).
• تحديث تتبع أوامر الشراء في الوقت المناسب لضمان إجراء جميع المدفوعات وفقًا لإرشادات الشراء والامتثال.

توحيد القسم والتقارير:

• دعم توحيد عروض وتقارير قسم العلاقات العامة لكلا ركيزتي المجتمع والصحافة.
• المساعدة في الحفاظ على تدفقات العمل الفعالة والعمليات التشغيلية داخل قسم العلاقات العامة.
• تقديم الدعم الإداري والتشغيلي للفريق حسب الحاجة.

كيف ستختبر النجاح معنا؟

• 1-3 سنوات من الخبرة في العمليات، أو التنسيق، أو الأدوار الإدارية.
• إجادة التنسيق التشغيلي، وتتبع الميزانية، أو إدارة المشاريع.
• مهارات تنظيمية وتنسيق عمليات قوية.
• اهتمام كبير بالتفاصيل والقدرة على إدارة أولويات متعددة في وقت واحد.
• القدرة على العمل عبر الوظائف مع أقسام مختلفة.
• قدرات قوية في الإدارة والتتبع المالي.
• عقلية استباقية وموثوقة وموجهة نحو الحلول.
• مهارات تواصل ومتابعة ممتازة.
• إجادة استخدام Microsoft Office (Word، Excel، Powerpoint) وأدوات التقارير الداخلية.