موظف توثيق وإدارة فنية

المسمى الوظيفي: موظف توثيق وإدارة فنية (يتحدث العربية) - مزيج من كاتب تقني ومنسق إداري.
ملخص الوظيفة: مسؤول موظف توثيق وإدارة فنية عن إنشاء وتنسيق وإدارة جميع الوثائق الرسمية للقسم، بما في ذلك المذكرات، وأدلة المستخدم، وإجراءات التشغيل القياسية، وكتيبات التشغيل.
يضمن الدور أن تكون جميع المواد المكتوبة واضحة ودقيقة ومتوافقة مع المعايير التنظيمية، ومخزنة بشكل صحيح لاسترجاع سهل.
المسؤوليات الرئيسية:

• التواصل الرسمي:
  • صياغة وتنسيق المذكرات الرسمية، والرسائل، والمراسلات الرسمية للجهات الداخلية والخارجية.
  • ضمان أن تتبع جميع الاتصالات النغمة والهياكل والمعايير المعتمدة.
• إجراءات التشغيل القياسية (SOPs):
  • تعليمات العمل وتدفقات العمليات.
  • السياسات والإرشادات.
  • أدلة المستخدم ومواد التدريب.
• إدارة السجلات والمعرفة:
  • تنظيم وصيانة مستودع الوثائق الخاص بالقسم في شير بوينت أو منصات أخرى.
  • تتبع الموافقات والحفاظ على سجل محدث للوثائق النشطة، والقديمة، والمعلقة.
• الدعم لعمليات القسم:
  • المساعدة في إعداد محاضر الاجتماعات، والتقارير، والعروض التقديمية.
  • التنسيق مع الأقسام الأخرى لجمع البيانات والتحديثات اللازمة للتقارير أو المذكرات.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الاتصالات، أو مجال ذي صلة.
• خبرة 3 سنوات أو أكثر في الدعم الإداري، أو إدارة الوثائق، أو الكتابة التقنية.
• إجادة قوية للغة العربية والإنجليزية للكتابة الرسمية والتقنية.
• تجربة في بيئات حكومية، أو شركات، أو بيئات منظمة تعتبر ميزة.
• إجادة استخدام مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، باوربوينت) وشير بوينت.
• مهارات تنظيمية ممتازة واهتمام بالتفاصيل.
• القدرة على فهم وتلخيص المعلومات التقنية أو الإجرائية بوضوح.
• درجة البكالوريوس في تكنولوجيا المعلومات، أو الاتصال الفني، أو مجال ذي صلة.
• خبرة 5 سنوات أو أكثر في الكتابة التقنية، أو إدارة الوثائق، أو دور إداري ذي صلة.
• فهم قوي للمفاهيم التقنية والقدرة على توصيلها بوضوح.
• خبرة في أنظمة وأدوات إدارة الوثائق (مثل كونفلونس، شير بوينت، أو ما شابه).
• مهارات كتابة، وتحرير، وتصحيح ممتازة.
• تنظيم عالي مع اهتمام بالتفاصيل.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني في بيئة سريعة.
• مهارات شخصية قوية والقدرة على العمل بفعالية مع فرق متعددة الوظائف.