مساعد تجاري

الموقع — المنطقة الحرة بجبل علي، دبي، الإمارات العربية المتحدة (مكتب)

الغرض من الوظيفة — تقديم الدعم الإداري للمبيعات وتنسيق الحسابات الرئيسية لأسواق الشرق الأوسط (الأولوية: العراق، سوريا، الأردن؛ الثانوي: دول مجلس التعاون الخليجي). ضمان التعامل الدقيق مع الطلبات، والتسليم في الوقت المناسب، والتواصل الواضح بين الوظائف. المعرفة بنظام ساب ميزة إضافية.

المسؤوليات الأساسية

1. إدارة الطلبات: استلام/تحقق من أوامر الشراء، إدخال الطلبات في نظام ERP/CRM (ساب مفيد)، تتبع الحالة، إعداد الفواتير الأولية والأوراق اللازمة للتصدير، التواصل مع المستودع/اللوجستيات ووسطاء الشحن.
2. دعم الحسابات الرئيسية: العمل كجهة الاتصال الرئيسية للحسابات المعينة، متابعة الطلبات/العروض، دعم مراجعات الحسابات والترويج.
3. الرقابة التجارية: مراقبة الميزانيات الترويجية، تسوية الترويج التجاري والائتمانات في نهاية الشهر، تتبع المبيعات حسب الدولة.
4. التقارير والبيانات: الحفاظ على سجل العملاء، متتبعات المبيعات ونظام CRM؛ إنتاج تقارير أسبوعية/شهرية (الطلبات، الشحنات، الإيرادات مقابل الهدف، المستحقات).
5. التواصل بين الوظائف: التنسيق مع المالية، الجودة، التنظيم، سلسلة الإمداد والمكتب الرئيسي؛ تصعيد القضايا حسب الحاجة.
6. العمليات والامتثال: تقديم توصيات لتحسين العمليات، ضمان الامتثال للإجراءات القياسية والتصدير، دعم التدقيق.

مؤشرات الأداء الرئيسية

• دقة الطلبات (الهدف 98%)
• تأكيدات الشحن في الوقت المحدد
• الوقت من الطلب إلى الشحن
• دقة وتوقيت التقارير
• أيام المبيعات المستحقة (DSO) للحسابات المعينة
• اختلاف ميزانية الترويج

المتطلبات

• التعليم: بكاليوس في الأعمال، التجارة، سلسلة الإمداد أو ما يتعلق بها.
• الخبرة: 2-3+ سنوات في تنسيق المبيعات/إدارة الطلبات (يفضل في السلع الاستهلاكية سريعة التداول/الطعام)؛ خبرة إقليمية في الشرق الأوسط مطلوبة.
• اللغات: الإنجليزية بطلاقة؛ العربية مرغوبة.
• الأنظمة: إكسل متقدم؛ خبرة في ERP/CRM مطلوبة (ساب ميزة قوية)؛ Power BI ميزة إضافية.

المهارات والكفاءات

• تركيز على العملاء، انتباه للتفاصيل، تواصل واضح، تنظيم، حل المشكلات، العمل الجماعي.

علاقات العمل

• داخلية: المبيعات، العمليات، المستودع، اللوجستيات، المالية، الجودة، المكتب الرئيسي.
• خارجية: الموزعون، العملاء، وسطاء الشحن، وسطاء الجمارك.

الأدوات

• ERP/CRM (يفضل ساب)، إكسل، أوتلوك، Power BI، أنظمة إدارة الوثائق.