مدير مكتب افتراضي ومساحات عمل مشتركة

تبحث تاج إتش آر عن مدير مكتب افتراضي ومساحات عمل مشتركة ذو خبرة واستباقية للإشراف على إدارة وعمليات مكاتبنا الافتراضية ومساحات العمل المشتركة.
سيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن خلق بيئة إنتاجية ومرحبة لعملائنا وضمان سير جميع الوظائف الإدارية بسلاسة.
مقاييس أداء المكتب الافتراضي ومساحات العمل المشتركة: · تحويل 1 من كل 2 استفسار لمكتب افتراضي ومساحة عمل مشتركة · عدم تجاوز معدل فقدان العملاء 60% · الهدف هو 200 زميل عمل · زيادة عدد حزم المكتب الافتراضي بنسبة 20% سنويًا · زيادة الإيرادات شهرًا بعد شهر وسنة بعد سنة · تجاوز الربح التشغيلي كما هو متوقع مع مديرك العام لموقعك · التأكد من عدم تجاوز "الخسارة في بيع المنتج" المبلغ المتوقع شهريًا · عدم تجاوز معدل فقدان الفريق 40% سنويًا.
السمات الرئيسية: · الموقف: إيجابي، متحمس، واثق، سهل التعامل وابتسامة رائعة · مهارات الاتصال: مستمع نشط، ودود، محترم، سريع الاستجابة، واثق · التركيز على خدمة العملاء: اهتمام حقيقي بمساعدة الآخرين، بناء الاشتراكات · الاحترافية: مستثمر في العمل، مظهر جيد، موجه نحو المسيرة المهنية · القيادة: يقود بالقدوة، يشرك أعضاء الفريق، يتخذ قرارات العمل، استباقي · مهارات الإدارة: إدارة الوقت - يعمل وفق المواعيد النهائية، دقيق في التفاصيل، يحل التحديات · النتائج: مدفوع لتحقيق الأهداف، يرغب في الفوز · توافق ثقافي: طاقة إيجابية، الالتزام بالنظام، إضافة قيمة.
ملخص وظيفة الإدارة: المبيعات · دراسة "كيفية إنشاء مشترٍ"، وتعلم عملية المبيعات - سيساعدك ذلك في مبيعات المكتب الافتراضي ومساحات العمل المشتركة.
· دراسة أدلة حديث مبيعات المكتب الافتراضي ومساحات العمل المشتركة.
· البيع بحماس، موضحًا الفروقات الفريدة التي تجعل العميل ناجحًا.
· عبر الهاتف، الهدف هو تسجيل استفسار المكتب الافتراضي الخاص بك عبر الهاتف، وحجز استفسارات المكتب ومساحات العمل المشتركة لزيارة المكتب.
· سيتلقى كل استفسار عرضًا/عروضًا للتواصل والتكنولوجيا.
تأكد من فهمك لقوتها، وعرض التكنولوجيا على الاستفسارات التي تقوم بجولاتها.
· تعلم وإدارة "رحلة البيع" لجميع الاستفسارات، وتدريب فريقك على التعامل مع الاستفسارات كأولوية وفقًا للمعايير.
· قم بجولة في الطابق ثلاث مرات يوميًا لضمان تقديم خمس نجوم.
تم إعداد المكتب التجريبي وفقًا للمواصفات، وجميع المكاتب مقدمة بعامل WOW - مما يخلق مشترٍ.
· كن واثقًا في استخدام الأدوات مثل "لا تشتري كذبة"، "لماذا تحتاج إلى أن تكون هنا" و"مقارنة سريعة" لمساعدتك في إنشاء مشترٍ.
· متابعة الاستفسارات مع الحفاظ على تحديث وومبات، والدافع لإغلاق المبيعات.
شبكة تكنولوجيا المعلومات العالمية: · معرفة جيدة بجميع القدرات، والأنظمة، والخدمات، والشبكة: النطاق العريض، أمان WiFi الفريد، هواتف سيسكو IP، مدير المكالمات، شاشة مكالمات ووركسمارت، اعتراض، توجيه أقل تكلفة، الاتصالات الموحدة، ون فون، ون فاكس.
إدارة المبيعات: · اتبع قوالب المبيعات في المكتبة عند التواصل بالنيابة.
· حافظ على تحديث CRM/MyFloor/Wombat بالتفاصيل الصحيحة لإشعار المبيعات، والمراسلات، واتفاقيات الخدمة المرفوعة.
· تأكد من الحصول على اتفاقيات الخدمة، ورقم تعريف العميل، وتفاصيل بطاقة الائتمان وتنفيذها بشكل صحيح.
استقرار الفريق: العمل مع مدير مكتبك لتحقيق هذه المعايير.
· توظيف فريق رائع من الأفراد المهرة والمتحمسين، ودفع رواتب أعلى من المعدل السوقي، (لا يُسمح باستخدام وكالات التوظيف).
· تأكد من الحفاظ على توازن الفريق (وفقًا لمعايير المكتبة) لخدمة العملاء وتنمية الأعمال.
· خلق بيئة عمل إيجابية وممتعة.
تحقق من ذلك من خلال دخولك إلى طابقك بابتسامة، وموقف إيجابي ومساعدة فريقك في تحقيق الأهداف مع مكافأة ميزانية التحفيز، وتدريب فريقك وفقًا لإرشادات المكتبة.
· عقد اجتماعات فريق لتحفيز، وتعليم ومكافأة فريقك كل ستة أسابيع.
إشراك مديرك العام أو تنظيم متحدث ضيف ربع سنوي.
توزيع محاضر الاجتماعات على جميع أعضاء الفريق ومديرك العام خلال 48 ساعة.
· مناقشة مع فريقك أعمال العملاء؛ اكتشاف ما يحتاجه العملاء وكيف يمكننا مساعدتهم.
تدريب فريقك على تجاوز توقعات العملاء.
· إجراء مراجعات أداء مع فريقك لقياس المهارات، والتدريب، ومناقشة الأهداف، والنجاحات، والأهداف.
مراجعة الوصف الوظيفي للفريق وتقييم الأداء.
· الاحتفال بمبيعاتك ونجاح العملاء مع فريقك.
استقرار العملاء: · الترحيب بالعملاء والمكالمات السعيدة مع فريقك وفقًا للمعايير في المكتبة لكل عميل من اليوم الأول، والاستمرار في الانضمام على مدى 6-8 أسابيع لمعرفة كيف يمكننا دعم العميل.
· إكمال حد أدنى من 8 اجتماعات "كيف يمكننا مساعدتك" (80/20) شهريًا، لفهم أعمال العميل، والتقدم، والطرق التي يمكننا دعمهم بها من خلال حلول الاشتراك.
تقديم تفاصيل التقرير إلى مديرك العام.
· الرد على جميع استفسارات أو مخاوف العملاء خلال 24 ساعة.
· تقديم وظائف الشبكات ربع السنوية في طابقك لتعزيز المجتمع، وتسهيل التعريفات التجارية للاستقرار.
إنهاء العملاء: · الهدف هو إعادة بيع العملاء الذين يقدمون إشعار إنهاء.
· عند الاقتضاء، تطبيق التوقف الافتراضي، وفقًا للإرشادات في المكتبة.
تحقيق الربح: · مراجعة بيان الأرباح والخسائر الشهري؛ مقارنة أدائك في الفترة الحالية مع الشهر السابق والسنة السابقة، وتحسين الأرباح.
(بعد أول 6 أسابيع لك).
· معرفة توقعاتك للشهر والسنة.
· تدقيق وزيادة الاشتراكات بنشاط.
الحسابات: · التأكد من أن فواتير الموردين قد تم تحميلها على العملاء مع هامش الربح المناسب.
· التأكد من إيداع جميع الشيكات والنقد في نفس اليوم.
· استلام مدفوعات العملاء بدقة في نظام المحاسبة من كشف الحساب البنكي/الإيصالات.
· متابعة جمع المدفوعات من العملاء المتأخرين لتحقيق أهداف التحصيل في 15 و21 و25 من الشهر.
· يجب أن يكون 95% من جميع عملاء المكتب الافتراضي ومساحات العمل المشتركة لديهم بطاقة ائتمان في الملف ويجب أن يدفع عملاء المكتب عبر الخصم المباشر.
نظام الفوترة: · معرفة جيدة بنظام الفوترة الخاص بك.
· إعداد العملاء بشكل صحيح في نظام المحاسبة؛ التأكد من إدخال جميع العناصر في اتفاقية الخدمة، وزيادة الإيجار المدخلة وتحدث تلقائيًا.
· التأكد من أن فريقك يستخدم مؤقت المهام ويتقاضى بشكل صحيح يوميًا.
تحقق من القواعد، والشحن، والأكواد الصحيحة، إلخ.
· تدقيق العناصر المتكررة مرتين في السنة.
· إعداد الفواتير للعملاء بدقة وفي الوقت المناسب وتوزيعها بحلول الأول من الشهر.
العامة: · التأكد من صيانة جميع معدات الطابق - لا يوجد ميزانية صيانة.
· التأكد من معرفة جيدة بمعداتك؛ آلة النسخ، التلفاز، السبورة الذكية، مؤتمرات الفيديو.
· التنسيق مع تكنولوجيا المعلومات لضمان صيانة سجلات ومعدات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات.
· التنسيق مع إدارة المباني لضمان تحديث قوائم الدليل، مدرجة، وصيانة المبنى.
· التنسيق مع وكالة إدراج الهاتف المحلية لضمان تحديثها.
· عند الدعوة، حضور اجتماعات الإدارة، والعودة إلى موقعك وتدريب فريقك بنشاط بالمعلومات.
· الإبلاغ بانتظام وبصدق إلى مديرك.
الإدارة: · الحفاظ على قائمة رئيسية يومية في مذكرتك على أوتلوك.
· الحفاظ على مبلغ نقدي دقيق والحصول على تعويضات منتظمة.
· التأكد من الحفاظ على أنظمة صالة العمل المشتركة وأنظمة اليوم للعملاء الافتراضيين والمسافرين.
· التأكد من اتباع أنظمة البريد بدقة وصيانتها، وفقًا لإرشادات المكتبة.
· التأكد من أن كتيبات جميع المعدات، وITS وكتيبات الفريق تبقى معلومات ملكية ولا تُعطى أبدًا لعميل أو شخص خارجي.
لا يُسمح بأخذ الكتيبات خارج الطوابق.
المعرفة العامة: · معرفة أسعار العقارات لكل 100 متر مربع/30 تسوبو في مدينتك.
· ما الذي يحدث في مدينتك؟
يجب أن يكون لديك قاعدة معرفية تجارية جيدة.
· حضور الفعاليات الشبكية - الحد الأدنى 1 في الشهر.
· كن طالبًا في سوقك.
الشخصية: · يجب أن يكون المظهر/رمز الملابس احترافيًا وأسلوبًا مناسبًا لبيئة مرموقة.
· قيادة فريقك بالقدوة.
· كن صادقًا وتحدث دائمًا إلى مديرك الأول ولا تشرك فريقك في حياتك الشخصية.
· يجب أن يكون لديك "رفيق" في المستوى الإداري.
· ابتسم!
استمتع.